Как прекратить тратить время на совещания и начать работать

Сторонники малых форм ведения предпринимательской деятельности любят повторять, что менеджеры крупных компаний проводят совещания для планирования совещаний. Забавно, не так ли?

В этой фразе есть своя логика. Сотрудники большинства крупных предприятий тратят на разнообразные совещания уйму времени. Повышение продуктивности последних может дать просто фантастические результаты! Каждый менеджер должен знать хотя бы элементарные правила ведения собрания, как-то: наличие повестки дня; рассмотрение вопросов, касающихся относительно старых проблем, в начале, а новых - в конце собрания; повышенное внимание к мнению сотрудников, как правило не принимающих участия в обсуждении, et cetera.

Возможно, совещания станут продуктивнее, если вы воспользуетесь двумя советами, изложенными в данной статье. Следует иметь в виду, что реализация этих простых положений на практике потребует от исполнителя хорошего знания математики, смелости и настойчивости.

Совет первый. Сократите в два раза число проводимых собраний. В какой-то момент вы понимаете, что созвать очередное совещание просто невозможно, поскольку в ежедневниках его предполагаемых участников не осталось ни единой свободной строчки. Само собой напрашивается решение: созвать еще одно совещание, на котором обязать всех заранее отводить определенное время на проводимые совещания. Вывод: количество совещаний вряд ли удастся ограничить - если их слишком много, это число будет расти и в дальнейшем. Кроме того, если сотрудники целыми днями просиживают на совещаниях, у них не остается времени посидеть за письменным столом. В результате они начинают делать свою работу во время собраний, эффективность которых падает. Как ни парадоксально, мы снова пришли к необходимости проводить все больше и больше совещаний.

Разорвите этот замкнутый круг. Научитесь сами, а потом научите своих коллег говорить "нет". Это не так сложно. Если вы планируете провести 20 часов на совещаниях, назначьте себе на оставшееся время встречу... с самим собой. Скажите: "Прошу прощения, но до конца недели я очень занят. Может быть, есть другой способ решить эту проблему?" Или: "Я вам не нужен. Уверен, что вы примете правильное решение без моего участия".

Таким образом, у вас останется время спокойно поработать. В первую очередь, откажитесь от изнурительных совещаний, которые, как показывают психологи, редко дают положительные результаты. Возьмите на вооружение альтернативный механизм принятия решения: перед группой участников ставится проблема, которую они самостоятельно изучают и присылают организатору свои соображения по электронной почте. На основании поступивших материалов организатор составляет сводный список идей и предложений, с которым могут ознакомиться все заинтересованные лица. После этого участники приглашаются на совещание для принятия окончательного решения.

Совет второй. Сократите в два раза среднюю продолжительность ваших совещаний. Это элементарно. Чем больше группа, тем медленнее развиваются события. Лучше всего, когда в группе два человека: каждый имеет возможность высказать свою мысль, не дожидаясь очереди. Семь участников - нормально. Десять человек - максимум, если речь идет о совещании, а не о докладе.

Почему проводятся длинные совещания? Из-за недостатка доверия друг другу. Люди склонны отрицательно относиться к любым решениям, принятым без их участия.

Какой выход можно предложить в этой ситуации? В каждой группе должно быть минимальное количество членов, достаточно компетентных, чтобы справиться с возложенным на них заданием. Кто-то остался неохваченным? Пригласите его участвовать в комиссии по выработке регламента, которая собирается раз в месяц или даже в квартал, чтобы он тоже имел возможность высказать свое мнение.

Повторю еще раз: высказанные мною идеи просты, однако их реализация потребует настойчивости и под силу только настоящему лидеру.

Результаты будут просто потрясающие! В некоторых организациях менеджеры проводят на различного рода собраниях по 30 часов в неделю. Воспользовавшись предложенной программой, можно сократить это время менее чем до 10 часов. Итого, каждый руководитель сможет дополнительно работать по 20 часов в неделю.