Превратите свой телефон в "коммутатор"
Ведите персональный учет работы с клиентом
Делопроизводство
Чудеса страховки
Хозяин спит - офис работает

У вас нет персонала? Это не проблема. Мы расскажем, как поддерживать работоспособность вашего офиса. Я никогда не испытывал больше оптимизма, чем в тот день, когда заработал мой домашний офис. И никогда не чувствовал себя более одиноким, чем в этот день.

Видите ли, держать офис на квартире куда сложнее, чем работать в конторе. Человек внезапно лишается опоры, обслуживающего персонала и сталкивается с неисчислимыми проблемами. Как лучше наладить контроль за материальными затратами и использованием рабочего времени? Как создать у клиента впечатление, будто вы работаете в кабинете с личным секретарем, а не в наспех переоборудованном гараже с телефоном? Существует ли, черт побери, способ складывать бумаги так, чтобы их потом легко было найти и чтобы они не валялись грудой? Как надежно застраховать компьютеры и при этом не разориться на страховых взносах?

Вот некоторые приемы, которым я выучился (набив себе немало шишек) и которые помогают мне выйти из этих затруднений.

Превратите свой телефон в "коммутатор"

Как заставить обычный телефон с автоответчиком изображать из себя офисную телефонную систему с коммутатором, секретаршей и залихватской системой голосовой почты?

Я обнаружил, что последние достижения компьютерной телефонии позволяют придать домашнему офису вид большой конторы и существенно повысить производительность труда. Система голосовой почты обеспечит создание нескольких почтовых ящиков - скажем одного для клиентов, другого для субподрядчиков, а третьего для поставщиков. При этом вы сможете немедленно отвечать на срочные сообщения, а собеседники будут думать, что у вас - большой офис. Система переключения вызовов обеспечит соединение с вами, во время отлучек с рабочего места.

СОВЕТ. Пользуйтесь переключением вызовов. За пять долларов в месяц телефонная компания будет переключать адресованные вам звонки на другой номер - например туда, где вы в данный момент находитесь, или на вашего телефонного секретаря-надомника, или в центр телефонного обслуживания (call center), предоставляющий услуги по обработке телефонных запросов.

СОВЕТ. Обзаведитесь хорошим автоответчиком. Сейчас в продаже появилось много недорогих безленточных автоответчиков. В частности, Communications Manager (169 долл., производство компании Bogen Friday) позволит вам использовать семь разных приветствий для абонента (на четыре из которых звонящий может оставить ответ) и обеспечит маршрутизацию вызовов без обращения к услугам телефонной компании. Можно даже подключить аппарат к радиоприемнику и запускать музыку, пока клиент ждет соединения.

Если вы хотите навести некоторый порядок на рабочем столе, заведите себе телефон со встроенной системой передачи голосовых сообщений. За 180 долл. вы можете купить Digital Answering System Speakerphone (компания Lucent Technologies), телефонный аппарат, поддерживающий работу с голосовыми сообщениями (что-то вроде Communications Manager), но не передающий музыку в ожидании соединения. Абоненты могут оставлять сообщения в четырех почтовых ящиках, каждый со своим приветствием. Кроме того, можно переключать звонок на указанный пользователем номер так, чтобы абонент этого не заметил.

Еще один способ уменьшить число специализированных устройств и получить телефон, голосовую почту и факсимильный аппарат "в одном флаконе" - купить Phone Works 28.8 (299 долл., производство компании Connectware), плату расширения для персонального компьютера, в которой интегрированы полнодуплексный телефон с громкоговорителем (speakerphone), система обмена факсимильными сообщениями и система передачи голосовых сообщений. Плата поддерживает функции автоматического определения номера (Caller ID) и передачу сообщений (пейджинг) по конкретным телефонным номерам. При телефонных переговорах можно использовать включенный в комплект микрофон на специальной подставке или обычный телефонный аппарат. PhoneWorks легко подключается к звуковым платам и громкоговорителям.

Поскольку магнитная лента в этих устройствах не применяется, их владелец может осуществлять произвольный доступ к сообщениям, избирательно переписывать их на устройства длительного хранения и стирать.

СОВЕТ. Система автоматического определения номера сообщит вам, кто звонит, до того, как вы поднимете трубку. В настоящее время Caller ID можно найти везде; при этом номер телефона, с которого выполняется звонок, высвечивается либо на самом телефонном аппарате, либо на специальном устройстве автоматического определения номера. При использовании соответствующего программного обеспечения система Caller ID обеспечивает автоматическое соединение определенных абонентов с необходимыми почтовыми ящиками или озвучивает заранее записанные сообщения. Если работать с полнодуплексным модемом и поставить необходимое программное обеспечение, то можно вызывать на экран компьютера карточку клиента (если входящий звонок поступил с зарегистрированного в системе телефона) до того, как будет поднята трубка.

Программный продукт PC Phone Manager для Windows 3.1 и Windows 95 (89,95 долл., производство Algo Communications) позволяет включить Caller ID в различные базы деловых контактов (contact manager) и персональной информации (personal information manager, PIM), например Act, Lotus Organizer, Sidekick; при этом в момент звонка PIM автоматически открывается на нужной странице. Одновременно на экране появляется вся информация о звонящем вам человеке, и вы можете принять решение, следует ли отвечать на звонок лично или лучше соединить абонента с системой голосовой почты. В сочетании со средствами переключения звонков, данная программа дает возможность избирательно перенаправлять входящие звонки на другой номер. Помимо этого, PC Phone Manager ведет учет входящих звонков, что очень удобно для занесения платы за звонки на счет клиента.

В продаже имеется множество телефонов с Caller ID и дополнительных модулей для автоматического определения номера; мы же хотим привлечь ваше внимание к нескольким изделиям, где данная функция используется в полной мере. Например, компания Northern Telecom предлагает Meridian 9516, представляющий собой сочетание телефона с Caller ID и безленточного автоответчика. Стоит такая штука около 300 долл.; в ней есть голосовой синтезатор и программируемая база данных с телефонными номерами и именами абонентов, благодаря чему телефон "умеет" объявлять, кто звонит. Кроме того, устройство ведет учет звонков (что весьма полезно для анализа телефонных расходов) и позволяет владельцу выбирать, на какой звонок (из нескольких поставленных на ожидание) ответить в первую очередь. Можно задать до 75 индивидуальных приветствий; выбор приветствия для данного абонента определяется тем, с какого номера выполняется звонок.

СОВЕТ. Пользуйтесь услугами коммерческой службы ответа на звонки. Если вы не хотите терять звонки, но при этом не склонны раскрывать номер вашего пейджера или сообщать, где вас найти, - это лучшее, что можно вам посоветовать. Набрав ваш номер, абонент соединяется с телефонным оператором, который принимает сообщение, и при необходимости связывается с вами - и всего-то за 60 долл. в месяц. Необходимое предупреждение: конечно, служба ответа на звонки дарит вашему клиенту теплоту столь ценимого в наши дни человеческого общения, однако она не годится для передачи конфиденциальных или просто длинных сообщений - для этой цели лучше использовать электронную голосовую почту. Многие компании, занимающиеся ответами на звонки, сейчас стали предоставлять услуги голосовой почты.

Ведите персональный учет работы с клиентом

Даже если клиентов совсем мало. Вначале мне было очень трудно следить за тем, сколько часов я потратил на работу с тем или иным клиентом и, соответственно, сколько данный конкретный клиент должен мне заплатить. Тем не менее и эта задача имеет свое решение.

СОВЕТ. Пользуйтесь программным обеспечением для учета работы с клиентом и для составления счетов. Моя любимая программа - условно-бесплатная (shareware) TimeWin 1.2.1 с регистрационным взносом 49,95 долл., обеспечивающая интерфейс пользователя, похожий на Диспетчер Файлов Windows 3.1, где пользователь может просматривать необходимые списки и указывать, на чей счет следует отнести затраты рабочего времени. Можно разделить рабочее время между несколькими проектами, а программа сама составит счета на оплату с учетом распределения времени между проектами. TimeWin можно найти на PC World Online; она там содержится в виде упакованного файла timewin.zip.

Если вы предпочитаете покупать программы, могу порекомендовать Timeslips Personal Plus или Responsive Time Logger 2.0. Обе программы содержат простой в освоении набор функций, спроектированный с учетом нужд малого офиса и позволяющий вести учет затрат времени и денег с раскладкой по клиентам и проектам. Цена этих программ не превышает 100 долл. Все три программных продукта работают под Windows 3.x и Windows 95.

СОВЕТ. Воспользуйтесь услугой Call Organizer вашей телефонной компании. Услуга Call Organizer предоставляется компаниями AT&T, Sprint, MCI и многими местными телефонными компаниями. Благодаря ей, можно вести учет междугородных звонков, которые следует относить на счет разных клиентов. Платите два с полтиной (доллара, разумеется. - Прим. перев.) в месяц - и после этого можете добавлять к набираемым номерам двух-, четырехзначные коды клиентов. Получаемый вами счет за телефонные услуги будет разделен на группы в соответствии с упомянутыми кодами; эти группы очень удобно включать в счета соответствующих клиентов. Счет можно получать и на дискете, и тогда вы сможете обрабатывать списки звонков и суммы платежей при помощи обычных программ для составления счетов на оплату или посредством электронных таблиц.

Делопроизводство

Клиентов у меня было совсем немного, но мой стол был полностью завален бумагами. Неделями мне не случалось любоваться "прекрасной отделкой крышки стола". Я купил шкаф для бумаг с четырьмя выдвижными ящиками, но все равно не смог решить задачу: как найти нужную бумагу, не тратя кучу времени.

СОВЕТ. Никогда не складывайте бумаги стопкой. "Документы найти значительно легче, когда они сложены в вертикальные папки", - отмечает Лайза Канарек, автор книги "Как организовать хороший домашний офис" (Plume/Penguin, 1993, 10,95 долл.). Сократите до минимума пребывание на столе вновь поступающих документов (а еще лучше - в многоэтажном настольном ящике); неотступно следуйте принципу "либо в папку - либо в корзину".

СОВЕТ. Долой сантименты! Просматривая содержимое стопки, переносите в папку только те бумаги, которые точно вам нужны. Все остальное - в макулатуру, либо на помойку!

СОВЕТ. Не смешивайте деловые бумаги с личными. Желание хранить все бумаги в одном месте вполне понятно, однако совместное хранение деловых и личных бумаг может обернуться настоящим кошмаром при составлении финансовой отчетности. Общее правило: чем больше документов в одной папке, тем труднее найти нужную бумагу.

Заведите себе разноцветные папки. Как вы сложите свои бумаги - по алфавиту ли, по номеру заказа, по теме или по какому-то другому признаку - это ваше дело. Независимо от способа упорядочения, используйте либо цветные папки, либо разноцветные ярлычки - тогда вы сможете мгновенно извлекать нужную папку. Цвета могут соответствовать, например, типу проекта, или клиенту, или степени завершенности работ. Этот совет я слышал почти от всех профессионалов в области домашнего офиса в Working From Home Forum (CompuServe, go work).

Чудеса страховки

Мне казалось, что мой домашний офис надежно застрахован, поскольку я платил страховку, как арендатор. Черта с два! Как выяснилось, если вы платите страховку, как домовладелец или арендатор, то это не покрывает возможного ущерба, понесенного вашим домашним офисом из-за платежей по обязательствам, а также от пожара или кражи. Нужно иметь либо отдельный полис, либо дополнительную квитанцию к уже имеющемуся. Узнав, что (по данным специалистов в области страхования компьютеров из компании Safeware) общий ущерб от краж персональных компьютеров уже превысил миллиард долларов в год, я сразу понял, что компьютеры просто необходимо застраховать.

Дальше выяснилась весьма забавная вещь: страховых компаний, которые страхуют офисы (в особенности домашние), набитые вычислительной техникой, можно пересчитать по пальцам. К счастью, имеются и другие возможности.

СОВЕТ. Вступите в какую-нибудь группу - объединение людей, занимающихся профессиональным трудом в домашнем офисе. Институт бизнеса на дому (Home Business Institute) в настоящее время насчитывает 40000 членов. Многие вступают в эту организацию исключительно ради страховки: минимальная сумма полиса составляет 5000 долл. за утрату имущества и 300000 долл. по денежным обязательствам при ежегодном страховом взносе в 150 долл. Ежегодный взнос составляет 49 долл., однако за первые полгода можно уплатить пробный взнос в размере 19,95 долл. Эти затраты вполне оправдывают себя, особенно если вспомнить еще и о всевозможных других выгодах, вроде снижения расходов на телефон, страхования жизни и медицинского страхования, компьютерной поддержки, а также службы сбора задолженностей. Другая группа, Independent Business Alliance, также предоставляет своим членам ряд полезных страховых услуг.

СОВЕТ. Купите отдельную страховку для компьютеров. Компьютерная страховая компания Safeware выдает отдельные полисы на страховку компьютерного оборудования. Годовой взнос - от 49 долл. при страховании на 2000 долл. до 159 долл. при страховании на 17000 долл.

СОВЕТ. Будьте готовы к возможному ограблению. Воры всегда спешат, поэтому любое препятствие на их пути может полностью сорвать их планы. Система тросов Kablit (49,95 долл., производство Secure-It) опутает ваши компьютеры и периферийное оборудование вместе с рабочим столом. Чтобы забрать компьютер, грабитель должен обладать искусством Гарри Гудини.

СОВЕТ. Нужно обязательно иметь документальные свидетельства владения имуществом. Если вас ограбят, страховая компания обязательно потребует подтверждения того, что вы являетесь собственником всего заявленного имущества. Можно заснять все на видеопленку или сфотографировать каждый предмет и подклеить фотографии к соответствующим квитанциям о покупке. Можно также завести журнал и записывать туда все покупки с указанием даты, заводского номера и стоимости. В любом случае такие документы надо хранить в банковском сейфе, а не в офисе.

Хозяин спит - офис работает

Наступает конец рабочего дня. Я закрываю офис и сажусь в машину - домой ехать долго. Однако мой офис продолжает работать. Надеюсь, что и ваш тоже. Вот несколько способов не прекращать работу на ночь.

Ночью можно заняться автоматической рассылкой факсов. Мой Espresso Personal Communications Manager, возможно, выглядит как настольная атомная электростанция, однако его возможности и впрямь весьма велики. Как только наступает полночь, он начинает автоматически рассылать факсы с предложениями потенциальным клиентам; при этом, во-первых, дневные часы освобождаются для более разумных занятий, а во-вторых, снижаются расходы на телефон. Подключив это устройство к компьютеру (без компьютера оно тоже вполне может работать), я могу вызывать и просматривать факсы с удаленного компьютера, готовить их к отсылке по требованию (fax on demand) и рассылать факсы по списку.

Составьте расписание резервного копирования. Я знаю: если сегодня вторник, то данные с жесткого диска будут скопированы на магнитную ленту. В продаже имеется множество аппаратно-программных решений для резервного копирования - можно воспользоваться любым из них. Только не забывайте делать это регулярно (не реже раза в неделю) и помните, что резервную копию данных следует хранить вне офиса.

Ночь - прекрасное время для получения электронной почты. Пока я сплю, мой ПК звонит в America On-Line, CompuServe и моему Internet-провайдеру и скачивает оттуда новые сообщения. Для автоматической перекачки электронных писем и файлов в America On-Line можно воспользоваться функцией Mail*FlashSession. В CompuServe те же действия выполняет Navigator (go cissoft). Для автоматического обращения к электронной почте в Internet служит бесплатная программа Eudora Light (более мощная программа под названием Eudora Pro стоит 89 долл.).

Воспользуйтесь средствами дистанционного управления офисным компьютером. Устройство Power On/Off (компания Server Technology) позволяет мне включать и выключать компьютер с любого телефона или дистанционно управлять этой операцией с помощью специальной программы. Если компьютер по каким-то причинам зависает, я могу выключить его, подождать 30 секунд и снова включить.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями