Часть 3. Как не утонуть в море бумаг?

Продолжение. Начало CWR ## 36, 38

Дмитрий Волков

Раз документ, два документ...
Структура решения
Результаты
Перспективы
 
Технология Workflow

Согласно данным Росгидромета, в списке городов, неблагоприятных для проживания, лидируют сегодня Ангарск, Магадан, Москва, Челябинск. Содержание загрязняющих веществ в атмосфере этих городов иногда на несколько порядков превышает все допустимые нормы. Неудивительно, что, по результатам опросов различных социологических служб, жители Москвы ставят экологические проблемы на третье по важности место после роста цен и борьбы с преступностью - конкретно 84% москвичей не удовлетворены экологической ситуацией в городе. В соответствии с решением Правительства Москвы и приказом Министра охраны окружающей среды и природных ресурсов России в Москомприроде, создается Информационная система документооборота.

Ее основная цель - обеспечение эффективной информационной поддержки принятия решений в области охраны окружающей среды и природопользования. Исполнителем и одновременно заказчиком в данном проекте выступает Федеральный центр геоэкологических систем (ФЦГС "Экология"). Опыт ФЦГС "Экология", по всей вероятности, будет полезен не только для применения в сфере экологии.

Московский городской комитет охраны окружающей среды и природных ресурсов входит в единую систему органов РФ по охране окружающей среды, а также в систему органов исполнительной власти Москвы. Комитет обязан следить за соблюдением норм экологической безопасности. Кроме того, Москомприрода проводит государственную экологическую экспертизу, развивает природно-заповедный фонд города, осуществляет взаимодействие в вопросах охраны окружающей государственными органами и управления и многое другое. Сегодня Москомприрода - это один из немногих заслонов на пути варварского использования природных ресурсов, а также структура, пресекающая экологически опасные действия на территории Москвы.

В соответствии с действующим законодательством, любая организация перед началом строительства обязана пройти экспертизу на предмет проверки соответствия проекта экологическим требованиям и общей экологической концепции города. Эта услуга - платная, а документы, обычно это достаточно объемный том технико-экономического обоснования, должны быть рассмотрены в течение четырех месяцев. Вся деятельность Москомприроды выливается в 700 документов ежемесячно, причем этот поток постоянно растет - Москва расширяется, происходит дробление гигантов на более мелких природопользователей. За каждым документом стоит свой порядок согласования, часто затрагиваются интересы нескольких юридических и физических лиц. Поэтому любые сбои в технологии делопроизводства могут иметь самые нежелательные последствия.

Сегодня в структуре Москомприроды выделяются следующие подразделения: Научно-методическое управление, Организационное управление, Отдел анализа и перспективного развития территорий, Отдел экологической экспертизы, Государственные инспекции по охране различных природных сред, Информационно-аналитический центр. Их дополняют территориальные отделения в префектурах, а также административно-управленческие подразделения и вспомогательные службы. Общее число сотрудников комитета - около 450 человек.

Оперативно управлять всем этим территориально рассредоточенным хозяйством весьма сложно - требуется координирующий центр. Случалось, когда, не пройдя экспертизы в центральном аппарате, заявители обращались в территориальные отделения и получали разрешение, пользуясь отсутствием единой информационной базы по природопользователям. Кроме того, работая в определенных рамках законодательных норм, стало сложно укладываться в отпущенные сроки - вся информация расфасована по столам и папкам, и не факт, что даже при ее наличии, соответствующий документ может быть предоставлен руководителю, не говоря уже о том, чтобы это произошло быстро. Жить под спудом бумаг стало невозможно.

Раз документ, два документ...

Основной продукт деятельности любого государственного учреждения в любой стране - это море бумаг. Самое простое решение - взять их и отменить, однако опыт работы различных государственных структур развитых стран показал, что пока нельзя обойтись без заявок, согласований и т.п. От существующей системы делопроизводства не отказаться в ближайшем будущем; единственное, что можно сегодня сделать - это путем автоматизации максимально обезлюдить ее.

Разработка информационной системы документооборота основана на существующем в Москомприроде порядке обработки корреспонденции. Все официальное делопроизводство - задача Организационного управления, которое осуществляет учет входящей, исходящей корреспонденции, внутренних организационно-распорядительных документов и контроль за исполнением поручений руководства. Поступающая корреспонденция делится на три группы: корреспонденция по принадлежности; документы, представляемые на Государственную экологическую экспертизу; письма и жалобы граждан. Порядок обработки документов предусматривает регистрацию поступившей корреспонденции, получение резолюции; внесение резолюции и исполнение, контроль за сроком исполнения и регистрацию ответа.

Регистрация поступившей корреспонденции - присвоение входящего номера, определение исходящего номера корреспонденции отправителя, даты отправления, источника поступления документа и краткого содержания. Зарегистрированная корреспонденция переправляется руководству и в соответствующие структурные подразделения с проектом резолюции, указанием Исполнителя и срока, пометкой о необходимости контроля или принятия к сведению. После регистрации этих данных корреспонденция передается на исполнение, контроль за которым включает: постановку на контроль, проверку хода исполнения, напоминания Исполнителю об окончании срока - обычно за 5 дней, дополнительный контроль - решение от других организаций. Регистрация исходящей корреспонденции заключается в присвоении исходящего номера на ответ по исполненной корреспонденции или на инициативную корреспонденцию, фиксировании краткого содержания ответа и данных адресата.

Структура решения

Федеральный центр геоэкологических систем представляет собой государственную хозрасчетную организацию, учрежденную в 1992 году для внедрения информационных технологий в деятельность Министерства экологии. Если в примерах из двух предыдущих статей данной серии заказчик либо сам имел собственные бригады разработчиков, либо обращался за решениями к сторонним компаниям, то в случае ФЦГС "Экология" налицо третья модель. Специалисты этой организации одновременно являются представителями разработчика в стане заказчика и наоборот, выступая в качестве своеобразного интегрирующего звена. С одной стороны, им уже не приходит в голову разрабатывать свои собственные инструментальные средства, а с другой - имеется необходимый потенциал для выполнения оптимальной настройки и создания прикладных систем, решающих конкретные задачи отрасли.

Первым положительным результатом такой организации явились рекомендации по проектам Государственной программы "Экологическая безопасность России" о закупках не инструментальных средств в виде доморощенных СУБД, а банков данных, которые часто содержат весьма ценную информацию. Сегодня становится понятным огромное значение информации, стоимость которой (проведение экспертизы, долговременные экологические эксперименты, модельные исследования и т.п.) намного превышает стоимость инструментальных оболочек. Вторым решением, определившим жизнеспособность структуры ФЦГС "Экология" по сравнению с системой отраслевых НИИ, была ориентация только на стандартные решения и форматы данных.

Современный опыт автоматизации деятельности государственных структур показывает, что успех внедрения любой такой системы во многом зависит от того, как результаты ее функционирования влияют на работу руководителя. В большинстве случаев к административному работнику ближе всего оказывается делопроизводство, которое и становится "узким местом". Если в результате действия системы автоматизации руководитель на своем рабочем месте видит конкретные результаты - его поддержка внедрению новых технологий обеспечена. И наоборот, даже самые значительные улучшения в работе рядовых служащих, приводящие к увеличению производительности труда, не получат должной оценки, если руководитель не увидет положительных изменений и в своей работе.

Учитывая, что Москомприрода имеет статус координатора природоохранной деятельности в Москве, сюда стекаются предложения от многих разработчиков, организация располагает множеством контактов и списков готовых решений, к которым добавляются походы на выставки и посещение семинаров. Задача специалистов ФЦГС "Экология" состояла в объективном выборе и оценке предлагаемых решений. Было принято решение использовать программы из класса пакетов управления документооборотом Workflow (см. врезку). В результате для автоматизации деятельности Москомприроды были взяты пакет Staffware и СУБД FoxPro, выбранная в то время исключительно по бедности. Выбор пакета Staffware объяснялся его неприхотливостью, способностью работать на многих платформах, в том числе на уже установленном сервере Compaq с ОС UnixWare. Не требовалось покупать дополнительное оборудование, как это предусматривалось в других предложениях. Не последнюю роль сыграла особая ценовая политика, проводимая компанией-разработчиком для России, а также возможность испытать продукт на выгодных условиях: полгода бесплатной эксплуатации с возможностью в любой момент отказаться от покупки, которая к тому же предусматривала отсрочку платежа.

В соответствии с действующей схемой прохождения документов была предложена структура из восьми рабочих мест, реализующих конкретные функциональные задачи.

Рабочее место Председателя Москомприроды предназначено для осуществления оперативного контроля за исполнением поручений, подготовки различных отчетов и справок. Администратор системы управляет ее деятельностью - это рабочее место начальника Организационного управления Москомприроды. Два рабочих места выделено для выполнения функций приема, обработки входящей корреспонденции от юридических лиц, а также для контроля за движением и исполнением документов. Кроме того, выделено рабочее место для выполнения операций по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан. Оперативный контроль за движением предпроектных, проектных и других видов документов, представляемых в Москомприроду на экологическую экспертизу, тоже осуществляется с помощью специально выделенного рабочего места. Седьмое место предназначено для обработки исходящей корреспонденции, а восьмое - место дежурного оператора, обеспечивающего контроль действия системы и ее администрирование.

Все рабочие места увязаны в локальную сеть под управлением UnixWare Application Server, сервера Compaq Prosignia, с 16 Мбайт оперативной памяти и 1 Гбайт дисковой памяти. Рабочие места пользователей системы представляют собой ПК 386DX-40/8, 170 Мбайт дисковой памяти, MS-DOS и оболочка Windows 3.11 либо Windows 95. Для подключения к сети используются адаптеры EtherLink-III и программы PC/TCP компании FTP Software.

ПО для автоматизации обработки и контроля за движением документов создано с использованием процедурного языка Staffware и позволяет осуществлять последовательное выполнение набора деловых операций процесса обработки поискового образа документа от момента его прихода в Комитет до отправления ответа. Для каждого рабочего места разработаны электронные формы, содержащие поля ввода данных с информацией о документе и формирующие его поисковый образ. Разработанные формы - аналог бумажных. В любом списке работ есть идентификаторы документов, подлежащих рассмотрению, которые хранятся до тех пор, пока исполнитель не внесет в них необходимую информацию и не перешлет другим пользователям. Обработка документа завершается после выхода соответствующего ответа с автоматическим присвоением ему исходящего номера.

Для обеспечения сохранности данных предусмотрено резервное копирование при двухуровневом авторизованном доступе. Каждый пользователь имеет уникальное имя и пароль, а защита вхождения пользователей в Staffware предусматривает и наличие уникального имени и пароля для доступа к своей очереди работ в системе документооборота. Дважды в день данные и процедуры на Unix-сервере сохраняются, и ежедневно осуществляется копирование дисков на магнитную ленту.

Для справочно-информационного сопровождения процесса делопроизводства используется FoxPro 2.6, а обмен данными между Staffware и FoxPro производится с помощью технологии динамического обмена данными (DDE), который обеспечивает Fox-сервер.

Результаты

Главным результатом внедрения подобной системы должно стать улучшение экологической обстановки. Однако, учитывая специализацию нашей газеты, требуется упомянуть и другие преимущества внедрения системы автоматизации в экологическую отрасль:

  • оперативный просмотр базы данных и быстрый поиск корреспонденции по входящему номеру;
  • фильтрация данных для просмотра информации по заданным условиям;
  • редактирование информации в базе данных и автоматическое исключение дублирования;
  • формирование и печать напоминаний о приближающемся сроке исполнения;
  • работа с архивными базами данных.
  • Предложенная ФЦГС "Экология" система автоматизации документооборота позволяет ставить сотрудника в такие условия, когда просто нельзя не выполнить работу. Можно, конечно, при регистрации документа ввести в поле белиберду, однако каждый сотрудник отдает себе отчет в том, что в любой момент этот документ может быть затребован руководителем, а затем возвращен обратно исполнителю. Повышение рабочей дисциплины стало одним из результатов внедрения системы; оказалось, что ряд операций раньше вообще не выполнялся из-за отсутствия контроля. Теперь, поставив свою подпись, исполнитель уже не может отправить документ обратно - в случае плохо выполненной работы его вернут назад, но уже с пометками руководства.

    Другой результат внедрения системы - ускорение процессов поиска и обработки документов, при одновременном двухкратном сокращении персонала. Даже в период отпусков, когда из восьми рабочих мест функционировало только пять, ни один документ не был потерян, все связи сохранялись, и процесс обработки документов не прерывался ни на день.

    Первый опыт эксплуатации системы выявил пробелы в нормативной базе, например было обнаружено отсутствие правил прохождения одной и той же экспертизы в нескольких отделах Москомприроды, находящихся на разных уровнях иерархии. Как уже отмечалось, можно было обратиться в территориальное отделение в префектуре, получив отказ в центральном аппарате Москомприроды. Следующим результатом стала разработка единого унифицированного классификатора корреспонденции Москомприроды, а также внедрение технологии групповой обработки информации.

    Перспективы

    В следующем году планируется расширить функциональные возможности системы. В состав ее информационных ресурсов будут включены данные о наложении штрафов за нарушение природоохранного законодательства, об отводе земельных участков под различные объекты, о согласовании вредных выбросов/сбросов, выдаче справок для налоговых инспекций, платежах за вредное воздействие на окружающую природную среду, а также о выдаче лицензий на различные виды деятельности, относящиеся к компетенции Москомприроды.

    Интеграция всех информационных и организационных процессов за счет включения в автоматизированный документооборот всех подразделений Москомприроды позволит создать единое информационное пространство. Сегодня эти подразделения не имеют единой компьютерной системы документооборота, что влечет за собой значительные задержки в их работе и приводит к ощутимым финансовым потерям. Владение информацией дает возможность проводить дополнительный анализ. Например, изучение сводок по административным нарушениям может обнаружить, что существующие меры воздействия оказываются неэффективны - для наиболее злостных загрязнителей требуется применять более строгие меры. Иногда имеет место произвол инспекторов, работающих на конкретном участке, или же требуется разбирательство на более высоком уровне.

    Из чисто технических перспектив планируется увеличить количество рабочих мест в системе до 30 и начать использовать СУБД Oracle. Предусмотрено разделение файл-сервера и сервера приложений на базе RISC-станции. В качестве почтовой системы будет применяться программный продукт cc:Mail.

    Структура Москомприроды зеркально отражается во всех регионах, поэтому решения и технологии, апробированные на экспериментальной территории, какой стала Москва, можно внедрять и в масштабах страны.


    С Дмитрием Волковым можно связаться по телефону: (095) 529-1551.

    Технология Workflow

    Технология управления документооборотом, или workflow, предназначена для организации автоматизированной обработки информации и производственных заданий, охватывающих как подразделения компании, так и отдельных сотрудников. Основное требование к системам такого класса - учет правил, временных масштабов и алгоритмов выполнения бизнес-процессов конкретной компании. Из диаграммы, представленной на рисунке, видно, какое место занимают системы класса workflow.

    Технология workflow необходима, когда требуется автоматизировать деятельность корпорации. По данным международной организации Workflow Management Coalition, более 80% корпораций рассматривают сегодня технологию workflow как стратегическую линию направления интенсификации своих бизнес-процессов.

    Базовыми функциями программного пакета, реализующего технологию workflow, являются:

  • построение процедуры выполнения работы. Выделение отдельных шагов, составляющих бизнес-процесс компании, определение алгоритмов и порядка их выполнения. На данном этапе выясняется адресат, экранная форма, предельный срок выполнения задания и действия системы при инициализации и завершении шага;
  • выполнение вариантов процедуры;
  • управление очередью заданий;
  • административный контроль и управление. Для контроля за текущим состоянием системы используется регистрационный журнал, который содержит: внутренний отчет о выполнении каждого варианта процедуры; отчет о состоянии, отражающий снимок текущего положения каждого шага процедуры; функции пересмотра данных, позволяющие модифицировать значения полей при управлении выполнением варианта; административные отчеты, обобщающие информацию по нескольким вариантам выполнения процедуры;
  • авторизация доступа;
  • дополнительные функции: выход на любую внешнюю систему электронной почты, в том числе X.25 и X.400, управление рабочим календарем, многопользовательский режим отладки новых процедур и т.п.
  • Сегодня среди продуктов, реализующих технологию workflow на рынке, представлены Workflow Manager, Open/Workflow, Staffware и Visual WorkFlo. Самым популярным в России стал пакет Staffware, одноименной компании, которая десять лет специализируется на разработке автоматизированных систем комплексного решения задач управления административными процедурами, деловыми операциями и документооборотом. Сервер Staffware работает в среде Unix (35 клонов) и NT, а в качестве СУБД кроме собственной может использовать Oracle и Informix. Популярность пакета была обусловлена, в частности, его предельной открытостью, простотой интеграции с серверами баз данных и гибкостью настройки на постоянно изменяющуюся структуру предприятия заказчика. Не последнюю роль сыграла и активная позиция российского партнера компании, фирмы "МетаТехнология".

    Пакет Staffware был недавно модифицирован в Staffware W4 (Workflow on World Wide Web). Основные особенности новой версии: возможность доступа к любым Web-страницам из форм Staffware, интеграция объектов Java в качестве полей, автоматическое создание Web-страниц средствами графического редактора GDF, создание форм в виде апплетов Java, которые могут выполняться всеми браузерами WWW.

    Поделитесь материалом с коллегами и друзьями