«Взявшись за проект, мы провели мозговой штурм, выявили возможности для улучшения и сейчас приводим бизнес в порядок», Антон Семенов, генеральный директор компании «Белая Дача Трейдинг»

По словам Антона Семенова, генерального директора компании «Белая Дача Трейдинг», его предприятие «всегда стремилось ко всему инновационному». Компания уже много лет остается лидером своего сегмента — производства и поставок овощей и фруктов, готовых к употреблению салатов.

Стремление к инновационности во многом определяет отношение топ-менеджмента и акционеров компании и к информационным технологиям — их здесь принимают с интересом, но вместе с тем весьма прагматично: решая вопрос об инвестициях в новые ИТ, оценивают, с одной стороны, необходимость использования той или иной технологии, с другой — выгоды, которые компания получит благодаря ее внедрению.

Разумеется, так же тщательно учитываются затраты на ИТ и возможности для их снижения. Некоторое время назад компания своими силами внедрила системы Microsoft Dynamics AX и «1С:Предприятие». Кроме того, она активно использует собственные разработки для управления логистикой. Стоит отметить, что ИТ-отдел в компании небольшой — всего восемь специалистов.

Широкий размах

«Белая Дача Трейдинг» входит в группу компаний «Белая дача» и специализируется на производстве и поставках агропродукции. Свою историю компания ведет с сельскохозяйственной артели, созданной в 1918 году на месте старинной подмосковной дворянской усадьбы. Позже артель была преобразована в совхоз, потом на его базе появилась агрофирма, которая затем превратилась в группу компаний. С 1994 года предприятие поставляет свою продукцию в сеть McDonald's и остается на сегодняшний день ее эксклюзивным поставщиком свежих салатов. Клиентами компании являются и крупнейшие российские сети питания, и рестораны, в том числе «Росинтер», «Ростик'с-KFC», «Шоколадница» и др. С 2003 года активно развивается сотрудничество и с розничными сетями: продукция поступает на прилавки магазинов Auchan, X5 Retail Group, «Седьмой Континент», «Азбука Вкуса» и др.

Часть сырья для своей продукции компания производит самостоятельно, часть закупает у партнеров (их у нее более 60), в том числе зарубежных. Свои салаты она выращивает в основном в черноземной зоне и на юге России, в осенне-зимний период закупает их в Европе, Турции, Израиле. В 2006 году был введен в строй принадлежащий компании завод в Московской области, на котором продукция перерабатывается, фасуется и готовится к отправке клиентам. В скором времени планируется расширить его примерно вдвое и, кроме того, запустить еще один завод в особой экономической зоне «Алабуга» в Татарстане. В будущем, возможно, появятся и другие заводы.

Как рассказал Гурий Шилов, заместитель генерального директора по производственным вопросам компании «Белая Дача Трейдинг», завод работает исключительно на заказ, производя ровно столько продукции, сколько готовы закупить контрагенты. Учетной единицей произведенной продукции является упаковка товара — пакетик. Продукция проходит многоступенчатую систему микробиологического, химического и физического контроля в соответствии со стандартом качества ISO 22000, который определяет систему менеджмента в области безопасности продовольствия и пищевой продукции.

«Средствами BI-системы реализованы отчеты по четырем бизнес-областям:
о продажах, прибылях и убытках, движении денежных средств, себестоимости»,
Ирина Шацкая, финансовый директор компании «Белая Дача Трейдинг»

По словам Ирины Шацкой, финансового директора компании «Белая Дача Трейдинг», в компании применяется планирование ежегодное и по месяцам: цены на готовую продукцию корректируются ежемесячно с учетом динамики цен на сырье и прогноза их стоимости.

Аналитика для руководства

Стремительный рост бизнеса, наблюдавшийся в последние полтора года, и его активная экспансия в регионы значительно подняли планку требований к качеству управления компанией, заставив руководство задуматься, в частности, о необходимости пересмотреть свой арсенал ИТ-инструментов для принятия управленческих решений. Результатом усилий в этом направлении стал ввод в эксплуатацию системы бизнес-аналитики, созданной на базе IBM Cognos 8 Planning и IBM Cognos BI с помощью специалистов компании NaviCon Group. Об этом событии компания сообщила в середине июня нынешнего года.

По замыслу руководства предприятия BI-система призвана сыграть роль ключевого инструмента бюджетного планирования, кроме того, ее планируется активно использовать для управления себестоимостью, а также для управления отношениями с контрагентами. С ее помощью предполагается усовершенствовать и управление запасами, инвестициями, административно-хозяйственной деятельностью. В перспективе она станет краеугольным камнем процессов мониторинга и анализа ключевых показателей деятельности компании. Инициатором BI-проекта стала Ирина Шацкая.

Архитектура выстроенного решения включает в себя систему бюджетирования, модель себестоимости, аналитическую модель, модель нормативно-справочной информации и систему отчетности. Данные для анализа поступают из Microsoft Dynamics AX, «1С:Предприятия» и системы управления логистикой. По словам Шацкой, в настоящее время с помощью BI-системы готовятся отчеты по четырем бизнес-областям: о продажах, прибылях и убытках, движении денежных средств, себестоимости.

Совершенствование управления

Компания «Белая Дача Трейдинг» весьма основательно готовилась к внедрению BI — ее сотрудники самостоятельно, без помощи консультантов подготовили детальные описания технологических процессов, внедрили систему учета энергоресурсов, благодаря которой данные с многочисленных счетчиков воды, тепла, электричества передаются в Dynamics AX, где затем обрабатываются. Кроме того, были разработаны внутренние нормативы потребления энергетических и трудовых ресурсов и внедрена система их контроля. Специалисты подготовили новые требования к процессам планирования, контроля и анализа. Все изменения в регламентах и технологических процессах нашли свое отражение в ERP-системе.

После этого к работе подключились консультанты. По словам Андрея Гвоськова, руководителя проектов компании NaviCon Group, команда проекта выбрала для его реализации метод «маленьких побед»: BI-система разрабатывалась и сдавалась относительно небольшими частями и модулями. Требования уточнялись прямо по ходу проекта.

Очень много внимания уделялось и методологической стороне проекта. В первую очередь были разработаны бюджетная модель бизнеса и бюджетный регламент, спроектирована система отчетности, определены способы и регламенты взаимодействия бюджетной модели и блока казначейства, доработана система НСИ. Бюджетная модель компании обеспечивает основу для анализа фактических и плановых показателей по подразделениям (точнее, по центрам финансовой отчетности), регионам и на уровне компании в целом. Что важно, бюджетная модель компании позволяет понять, что необходимо сделать, чтобы получить нужные результаты. Кроме того, разработана модель себестоимости, обеспечивающая сбор и анализ плановых и фактических показателей в различных срезах: по видам сырья, продукции, по контрагентам. Модель себестоимости используется для ценообразования, анализа прибыльности контрагентов и готовой продукции, а также для анализа состава, структуры и динамики расходов. Как призналась Шацкая, на создание модели себестоимости и отчетов на ее базе потребовалось большое всего времени.

На базе BI-системы в компании осуществляется прогнозирование продаж, планирование закупок, производственных расходов, себестоимости, денежных потоков, налоговых выплат, амортизации основных средств, рассчитываются потребности в финансировании, формируется плановый и прогнозный баланс и пр. В системе реализовано многовалютное планирование.

Эффект для бизнеса и ближайшие планы

В числе главных эффектов для бизнеса в результате внедрения BI гендиректор компании отмечает повышение прозрачности, управляемости бизнеса и своевременное получение информации, необходимой для принятия управленческих решений. Его коллеги уверены, что реализация проекта позволила повысить качество управления бизнесом: обеспечить четкую взаимосвязь между целями подразделений и компании в целом, сделать практически непрерывным процесс планирования, наладить прогнозирование, усовершенствовать планирование по ключевым объектам управления, улучшить систему НСИ, сделать отчетность оперативной и доступной всем руководителям, которым она требуется, провести очистку и систематизацию учетных данных, на основе которых принимаются управленческие решения, и пр.

Семенов не скрывает, что внедрение BI-системы оказалось очень затратным проектом. Тем не менее он уверен, что проект окупится за два-три года, а может и за год, благодаря тому что руководители компании смогут лучше понять бизнес и усовершенствовать его. По мнению Семенова, проект принес огромную пользу уже на ранних стадиях его реализации: «Взявшись за проект, мы провели мозговой штурм, тщательно проанализировали текущую деятельность, выявили слабые места и возможности для улучшения и сейчас приводим бизнес в порядок».

В скором времени планируется завершить работу над блоком аналитики по закупкам, затем настанет черед реализовать анализ KPI. Вслед за этим предстоит провести развертывание BI-системы в регионах. Также в планах — переход на новую версию аналитической платформы IBM Cognos 10.