ERP для тех, кто считает деньги

Сергей Беляков, финансовый директор компании «Роспечать» Краснодарского края; BelyakovSP@mail.ru О том, как должна выглядеть информационная система предприятия, ведутся постоянные дискуссии. Поставщики предлагают как комплексные системы, позволяющие автоматизировать все учетные функции, так и узкоспециализированные, требующие использования различных интеграционных технологий. Традиционно считается, что иметь комплексную систему от одного поставщика выгоднее — меньше проблем, связанных с интеграцией и внесением изменений в систему, а кроме того, как полагают ИТ-специалисты, такой проект в итоге оказывается дешевле. Но у бизнес-пользователей, мнение которых мы сегодня и представляем вашему вниманию, иной взгляд на технологии — внедрение комплексных систем достаточно дорого, и вполне естественно, что компании (особенно в кризисный период) стремятся сохранить уже сделанные инвестиции в ИТ. В статье «ERP для тех, кто считает деньги» Сергей Беляков предлагает альтернативный подход к построению ERP-системы предприятия.

Много лет назад большинство популярных сегодня ERP-систем были узкоспециализированными. Система Microsoft Dynamics NAV, например, была чисто финансовой системой, а продукт «1C» — бухгалтерской программой. В такой ситуации информацию приходилось дублировать, а для экономического анализа — брать из разных баз данных.

Тогда казалось вполне логичным иметь одну программу и одну базу данных для учета и планирования ресурсов предприятия. На тот момент это было, безусловно, лучше, чем экспорт и импорт информации через текстовые файлы из одной системы в другую. Поэтому системы развивались и обрастали новыми функциями: у бухгалтерских программ появился оперативный учет и средства экономического анализа, а к финансовым добавились учетные функции. И конечно, вместе с ростом функционала росла их цена.

Сейчас ERP-системы превратились в таких «монстров», что нужна рота сертифицированных консультантов, чтобы разобраться с ними. Они стали слишком громоздкими, чтобы выжить в современном мире информационных технологий. В течение последних двадцати лет программирование сначала стало объектно-ориентированным, а затем очень быстро превратилось в компонентно-ориентированное. Даже самым гениальным командам разработчиков современных ERP-систем сложно конкурировать с огромным количеством независимых разработчиков и фирм, создающих отдельные компоненты, из которых, как из кубиков, предприятие сможет самостоятельно (без привлечения консультантов) собрать свою ERP-систему. Экономисты называют это эффектом от разделения труда.

Могут возникнуть возражения, что ERP-системы разбиты на модули, и заказчику предлагается помодульное внедрение систем. Разбиение системы на модули и использование компонент — это далеко не одно и то же. Уточним, что понимается под компонентами. Компоненты — это «черные ящики», о которых известно лишь то, что должно быть на входе и что получится на выходе. Например, один независимый разработчик, допустим на Си, создает компонент, позволяющий строить отчеты, и продает его, а другой разработчик использует этот компонент в своей бухгалтерской программе, написанной на другом языке. Компонентно-ориентированными системы планирования ресурсов станут только тогда, когда появится возможность взять один модуль из «1С», другой модуль — из SAP, а третий — из Axapta и собрать из них ERP-систему. Нет и никогда не будет системы управления предприятием, которая во всех отношениях лучше других. У одних систем лучше сделан бухгалтерский учет, у других — финансовый анализ, у третьих — складской учет и анализ остатков. А значит, надо дать возможность клиенту выбрать, что взять из одной системы, а что из другой.

Работа экономиста заключается в том, чтобы просчитывать эффективность принимаемых руководством решений, то есть определять, насколько эффект от предполагаемых вложений превышает сумму капитальных и текущих затрат. Купить продукт, который позволит автоматизировать всю систему управления предприятием, можно, но это дорого, и результат не всегда очевиден. Поэтому приходится использовать то, что уже есть (на что уже были потрачены деньги), а недостающее дописывать самостоятельно и встраивать в имеющийся ландшафт. И нужно быть семи пядей во лбу, чтобы отлично разбираться в предметной области (экономика, финансы, бухгалтерия) и одновременно знать все существующие средства разработки (ABAP/4, Axapta X++, «1С», FoxPro, «Атлантис» и т. д.). Выходом в данной ситуации может стать написание отдельных самостоятельных модулей, которые напрямую обращались бы к уже существующим данным.

Основы

Подход к созданию по-настоящему модульной системы планирования ресурсов предприятия основан на следующих принципах. Глобальную задачу управления ресурсами предприятия разбивают на много самостоятельных независимых подзадач, каждая из которых привязана к конкретным функциям специалистов предприятия (планирование продаж, анализ дебиторской задолженности, формирование плана производства и т. д.). При решении вопроса об автоматизации тех или иных функций (работ) отталкиваются от их приоритета и возможности получить наиболее быстрый и ощутимый экономический эффект. При этом имеющееся программное обеспечение используется для автоматизации тех функций, по которым оно удовлетворяет потребности предприятия. На каждую операцию или группу схожих операций разрабатывается отдельный программный компонент, так называемый виртуальный специалист, который взаимодействует с имеющимся программным обеспечением и с другими подобными ему компонентами (виртуальными специалистами). Для координации бизнес-процессов не обязательно иметь единую базу данных, достаточно протоколов (соглашений) о составе и структуре данных на входе и выходе виртуальных специалистов.

При построении виртуального специалиста используется традиционная трехуровневая структура: уровень доступа к данным (провайдер данных); уровень бизнес-логики (виртуальный специалист); уровень пользовательского интерфейса.

Провайдер данных — это программа, преобразующая данные из внешнего источника в формат, с которым работает виртуальный специалист.

При такой структуре предприятие подбирает только провайдер данных, все остальное может оставаться неизменным. Все элементы можно менять независимо друг от друга, и единственное, что остается неизменным, — это протокол (соглашение о составе и структуре данных, при помощи которых они взаимодействуют).

Как это выглядит

Рассмотрим, что при таком подходе может представлять собой ERP-система для небольшого производственного предприятия, на котором есть только бухгалтерская программа, например компании «1С». Виртуальный маркетолог, используя данные о продажах в прошлые периоды, накопленную в базе данных информацию по отгрузке готовой продукции (счет 60 и иногда счет 76 в «1С»), делает план продаж и передает его виртуальному специалисту по сбыту. Тот, в свою очередь, готовит заявку на производство, исходя из плана продаж и анализа остатков готовой продукции на складе (остатки готовой продукции — счет 41 в «1С»). Виртуальный экономист, получив заявку, формирует план производства, ориентируясь на оптимальную загрузку оборудования (на небольших и средних предприятиях, как правило, информация о возможностях оборудования по производству товаров и их комплектующих хранится в Excel) и максимальный плановый маржинальный доход. Кроме того, после утверждения плана производства экономист на основании норм расхода материалов (в версии 8 «1С:УПП» существует соответствующий справочник номенклатуры, в версии 7 такой информации нет, поэтому ее хранят в Excel) рассчитывает потребность в сырье на этот план и передает сформированную справку виртуальному снабженцу. На основании справки о потребности в ресурсах и анализа остатков сырья снабженец составляет план закупок в штуках и рублях. Закупки при этом планируются так, чтобы на складе всегда был минимальный страховой запас. И наконец, имея на руках план продаж, план закупок, план производства, график выплаты зарплаты, суммы налоговых выплат и т. д., виртуальный финансист делает финансовый план.

Но, как уже говорилось, не каждому предприятию нужны все «специалисты» — либо в силу отраслевой специфики, либо в силу частичной автоматизации бизнес-процессов. Поэтому рассмотрим другой пример, когда на предприятии есть не только бухгалтерская программа, но и система производственного учета и планирования (в терминологии МЕS — функции RAS, ODS, PTG и PA), которая выполняет функции, аналогичные функциям виртуального экономиста.

План продаж — отправная точка в планировании деятельности предприятия. Поэтому для начала организация должна встроить в свою информационную систему виртуального маркетолога, который будет брать исходную информацию напрямую из бухгалтерской программы. Предположим, что у предприятия есть свободные мощности для производства продукции и программа, отслеживающая запасы готовой продукции, предприятию не нужна. Тогда сделанный маркетологом план продаж будет записываться напрямую в базу данных программы производственного учета и планирования. Как видите, это предприятие в силу его специфики сэкономит не только на виртуальном экономисте, но и на виртуальном сбытовике.

Эффект

В чем польза для бизнеса идеи виртуальных специалистов и почему данный подход будет дешевле существующих ERP-систем? Когда руководитель предприятия берет на работу обычного (не виртуального) специалиста, например экономиста, он не обязан одновременно вместе с ним взять на работу маркетолога, снабженца, администратора баз данных и т. д. Каждый отдельно взятый хороший специалист для руководителя представляет ценность, потому что прямо или косвенно приносит доход. Конечно, всегда есть нерадивые работники, которых надо увольнять. А теперь на минуту предположим, что на предприятии работают не реальные, а виртуальные специалисты. Что предлагают нам современные ERP-системы? Уволить всех «специалистов» и набрать новых, но только в одном месте, например в SAP. А у SAP, как у любой системы, есть удачные и неудачные модули. Причем удачные для одного предприятия могут оказаться неудачными для другого. Разрабатывать маленькие самостоятельные модули, которые выполняют конкретные функции (анализ дебиторской задолженности, расчет доли рынка и т. д.) могут миллионы независимых разработчиков. Например, если у кого-то возникла идея, как лучше всего делать прогноз продаж для хлебозаводов, он может реализовать свою мысль в виде отдельного компонента виртуального маркетолога хлебозавода. Планирование закупок в торговой организации и на производственном предприятии сильно различаются, поэтому должно существовать много разновидностей виртуальных снабженцев. Для руководителя предприятия, который знает цену деньгам, гораздо естественнее приобрести недорогую программу («специалиста»): либо она будет делать то, что на данный момент ему больше всего необходимо, либо заменит дополнительного реального специалиста, стоящего 20 тыс. руб. в месяц, что сопоставимо со стоимостью системы, которая выполняет аналогичную работу лучше человека.

Концепция виртуальных специалистов шире концепции ERP-систем. Например, виртуальный маркетолог, как и реальный, может делать не только прогноз продаж, но и анализ покупателей, то есть выполнять функции CRM-системы. Любую офисную работу, которая связана с выполнением четких регламентов, можно автоматизировать (создать виртуального специалиста). Кроме перечисленных специалистов можно сделать виртуального энергетика, бухгалтера, администратора баз данных и т. д. Но чтобы они действовали коллективно — мы с вами должны договориться о протоколе их взаимодействия.