В случае когда Microsoft Outlook получает электронную почту не через Exchange Server, данные почтовых ящиков хранятся в файлах персональных папок (PST). Кроме того, если используются профили Exchange и задан режим кэширования Exchange (в прошлом известный как автономный режим), на клиенте сохраняются файлы OST. Файл OST представляет собой вспомогательную копию конкретного почтового ящика Exchange, но в остальном имеет такие же свойства, как файл PST. Ранее мы уже рассматривали некоторые проблемы и решения, связанные с управлением файлами PST для пользователей. Большинство этих проблем остаются актуальными и сейчас, но к ним добавился ряд новых заслуживающих внимания вопросов. .

Эволюция персональных папок

За годы своего существования файлы PST прошли трудный путь развития. Ограничения старых файлов PST были причиной досадных неудобств для пользователей. Первоначально файлы PST были ограничены 16 384 папками и 16 384 элементами в каждой из них. В Outlook 98 появился параметр Allow upgrade to larger tables, с помощью которого вносились необратимые изменения в заголовки файла PST, а максимальное количество элементов в папке увеличивалось до 65 536.

Новшеством Outlook 2003 стала возможность использовать новый формат PST на основе Юникода. Юникод, как видно из названия, — единый кодовый набор, в котором уникальные номера присвоены каждой букве или символу любого языка. Таким образом расширилась поддержка иностранных языков, в том числе скандинавских. Самая заметная особенность файлов PST на основе Юникода по сравнению с их ANSI-предшественниками заключается в устранении ограничения в 2 Гбайт на размер файла, которое будет рассмотрено ниже. На экране 1 показан вариант создания унаследованного файла PST ANSI или нового файла PST на основе Юникода в Outlook 2003 на платформе Windows XP.

 

Выбор формата файла PST между ANSI и Unicode
Экран 1. Выбор формата файла PST между ANSI и Unicode

В Outlook 2003 внесено много улучшений для файлов PST, затрагивающих как формат ANSI, так и новый формат Юникод. Используются множественные индексы и кэши большего размера, расширен доступ к содержимому из кэша, в том числе для сортировки. Еще одно преимущество файлов PST на основе Юникода — увеличен буфер сортировки, в результате чего повышается производительность и восстанавливаемость индексов. В Outlook 2003 и более новых версиях уменьшается фрагментация на уровне файлов благодаря увеличению размера файла PST удобными блоками по 2 Мбайт после превышения порога в 20 Мбайт. Если размер файла PST меньше 20 Мбайт, то употребляются блоки по 256 Кбайт. Благодаря своевременному и минимально достаточному выделению более эффективно используется пространство на диске. Усовершенствованное управление индексами таблиц позволяет освободить ресурсы. Например, Outlook более не хранит индексы для небольших таблиц, если их легко воссоздать по запросу. Файлы PST, созданные в Outlook 2003 и более новых версиях, повторно используют идентификаторы элементов, что позволило устранить ранее существовавшее ограничение в 128 млн элементов. Однако файл PST по-прежнему может содержать не более 128 млн элементов одновременно. Надеемся, этот предел не станет помехой в работе.

Наряду с полной поддержкой Юникода, преимущество новых файлов PST состоит в устранении неудобного ограничения в 2 Гбайт, свойственного старым файлам PST. Можно представить досаду пользователя, который наталкивается на порог в 2 Гбайт без предупреждения и без приемлемых вариантов дальнейших действий. При попытке доступа к файлу PST ANSI, достигшему размера 2 Гбайт, Outlook выдает сообщение об ошибке: Errors have been detected in this file. Quit all mail-enabled applications, then use the Inbox Repair Tool. Ошибку не удается устранить с помощью инструмента Inbox Repair Tool (scanpst.exe). Как отмечается в статье Microsoft «Oversized PST and OST crop tool» (support.microsoft.com/kb/296088), файл хранения данных достиг предела в 2 Гбайт и должен быть обрезан. В статье содержится ссылка на центр загрузок Microsoft, из которого можно скачать утилиту Pst2gb (pst2gb.exe). В сущности, программа Pst2gb обрезает файл PST до приемлемого размера без учета мнения пользователя о данных, которые безжалостно удаляются. Новый предел, 33 Тбайт, скорее теоретический, чем практический. Вряд ли утилита Pst33tb.exe потребуется кому-нибудь в скором времени. Поскольку в файлах PST на основе Юникода также устранен порог в 65 536 элементов в одной папке, ограничения на число элементов в папке не существует, за исключением 128 млн элементов во всем файле PST, как отмечалось выше.

Преобразование в Юникод

Новые преимущества файлов PST на основе Юникода автоматически реализуются при создании файлов в Outlook 2007 или Outlook 2003. Но существующие файлы PST в формате ANSI представляют административную проблему, если возникает необходимость преобразовать их в новый PST-формат Юникод. Преобразовать унаследованные файлы PST в Юникод можно несколькими способами.

Нельзя обновить файлы PST «по месту», но есть несколько способов вручную переместить содержимое из файлов PST ANSI в новые файлы PST на основе Юникода. Во-первых, при создании нового профиля без указания на конкретный файл PST, Outlook создает новый файл PST на основе Юникода в каталоге по умолчанию. На данном этапе можно задействовать команду Import из меню File и выбрать файл PST ANSI или открыть файл PST ANSI из Outlook и вручную переместить данные в новый файл PST. При использовании команды Import метка времени на данных заменяется на дату и время импорта, а при ручном перемещении содержимого между файлами PST первоначальная метка времени сохраняется. Во-вторых, для перемещения данных можно использовать функцию архивации Outlook. Создайте новый файл PST на основе Юникода (меню File, New, Outlook Data File), затем выберите File, Archive и укажите новый файл PST в формате Юникод как место назначения архивации. Когда данные архивированы, выберите новый архивный файл PST на основе Юникода как место назначения для новых данных профиля.

Эту задачу можно выполнить и с помощью сторонних приложений. Например, программа Upstart (www.maclean.com/upstart/index.html) Питера Маклина обеспечивает перенос содержимого из набора файлов PST в одном месте в новые файлы PST на основе Юникода, сохраняя оригиналы в неприкосновенности. Это решение особенно удобно для миграции PST-данных на предприятии, когда нужно преобразовать в формат Юникод много файлов PST. Оно поможет сэкономить много времени по сравнению с переносом большого числа файлов вручную.

Какой бы метод ни использовался, следует сохранить архивную копию исходных файлов PST перед перемещением данных. Преобразование файлов PST в формат Юникод — необратимый процесс, и версии, предшествующие Outlook 2003, не смогут обращаться к данным. При попытке открыть файлы PST в формате Юникод в Outlook 2002 или программе более ранней версии будет выдана ошибка: This.pst file is not compatible with this version of the Personal Folders information service. Contact your Administrator.

Действительно ли так плохи файлы PST?

Среди администраторов Exchange бытует мнение, что файлы PST «плохие». Многие полагают, что по ряду причин файл PST — не лучший выбор основного хранилища для данных почтового ящика. Причины называют следующие.

  • В статье Microsoft «Personal folder files are unsupported over a LAN or over a WAN link» (support.microsoft.com/kb/297019/en-us) отмечается, что доступ к файлу PST через сеть не поддерживается.
  • Файлы PST необходимо хранить локально на рабочих станциях пользователей, что затрудняет архивирование и восстановление.
  • Файлы PST занимают больше места на жестком диске, чем соответствующие данные на сервере Exchange.
  • У файлов PST нет механизма для поддержки хранилища единственных копий (Single Instance Storage — SIS).
  • К данным, сохраненным в файле PST, нельзя обращаться одновременно из другого источника, например другой рабочей станции или Outlook Web Access (OWA).
  • Файлы PST лишены надежной защиты. Например, пароли легко разгадать или удалить с помощью соответствующих инструментов.
  • Если пользователю нужна локальная копия почтового ящика, предпочтителен режим Exchange с кэшированием. В этом режиме создается вспомогательная копия почтового ящика с расширением .ost. Пользователь может работать с локальным экземпляром почтового ящика в случае обрыва связи между рабочей станцией и сервером Exchange. Файл OST синхронизирует почтовый ящик Exchange после восстановления соединения.

Тем не менее в некоторых ситуациях файлы PST в условиях предприятия полезны. Многие компании используют Outlook для доступа к средствам обработки сообщений, отличным от Exchange, и в большинстве из них используется интернет-протокол POP3 или IMAP4. Последний протокол выполняет синхронизацию с серверным почтовым ящиком, а первый можно оптимально настроить на сохранение копий сообщений на сервере, чтобы уменьшить зависимость от локального файла PST. Файлы PST удобны для организации недорогих архивов, но по законодательным нормам и для обнаружения данных компаниям необходимы централизованно управляемые архивы с возможностями поиска.

Управление местоположением папки по умолчанию

По умолчанию Outlook хранит файлы PST в папке, находящейся глубоко внутри иерархии папок профиля пользователя, обеспечивая элементарную безопасность при работе нескольких пользователей на одной рабочей станции. В Windows XP файлы находятся в каталоге \Documents and Settings\username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook, а в Vista — в \Users username\AppData\Local\Microsoft Outlook.

Если нежелательно, чтобы хранилище электронной почты находилось глубоко в пользовательском профиле или если применяется автоматизация в различных клиентских операционных системах, рекомендуется хранить файл PST в определенном месте (например, D:\email). В частности, можно упростить автоматическое архивирование электронной почты на рабочей станции. Указать местонахождение хранилища данных Outlook можно с помощью программы Office 2007 Customization Tool (OCT), которая назначает место хранения папки по умолчанию для новых файлов PST или OST в Outlook 2007. Предшественник этого инструмента, Custom Installation Wizard (CIW) for Outlook 2003, также пригоден для данной задачи в новых установках. На экране 2 показан вариант OCT. Соответствующий параметр находится в Features, Modify User Settings. Перейдите к Office Outlook 2007, Miscellaneous, PST Settings. При этом не перемещаются уже используемые файлы PST, но назначается место по умолчанию для вновь создаваемых файлов.

 

Стандартизация места расположения файла PST
Экран 2. Стандартизация места расположения файла PST

Другая возможность изменить путь по умолчанию, который используется программой Outlook при создании нового файла PST, — подготовить запись в реестре специально для пользователя. Этот метод действует в Outlook 2007, 2003 и 2002. Откройте редактор реестра и перейдите в раздел HKEY_CURRENT_USER Software\Microsoft\Office\номер версии Outlook. Номер версии для Outlook 2007, 2003 и 2002–12.0, 11.0 и 10.0 соответственно. Добавьте новое строковое значение с именем ForcePSTPath, задающее полный путь. Файл реестра для этого элемента в Outlook 2007 будет иметь вид

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft Office\12.0\Outlook]
   "ForcePSTPath"="C:\\email"

При создании нового файла данных Outlook в указанном месте открывается папка, в которой можно сохранить новый файл PST пользователя. Это же местоположение используется и для новых файлов OST.

Задание максимального размера файлов PST и OST

Теоретический максимальный размер файлов PST на основе Юникода составляет 33 Тбайт, но по умолчанию их размер должен быть не более 20 Гбайт. Изменяя реестр, этот порог можно увеличить или уменьшить. Конечно, быстрота обработки объемных файлов PST снижается, даже 20 Гбайт многовато. Иногда администратору или пользователю требуется предотвратить неконтролируемый рост персональных папок на клиентской рабочей станции из-за требований к ресурсам при архивировании и восстановлении, в целях поддержания высокого уровня производительности или даже экономии пространства на диске. Рекомендуется размер примерно 10–12 Гбайт. Для этого можно изменить настройки пользователя в разделе HKEY_CURRENT_ USER\Software\Microsoft\Office\номер версии\Outlook\PST или параметр политики в HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies Microsoft\Office\номер версии\Outlook PST. Указывается номер версии Outlook (и Office).

Для каждого из этих разделов реестра можно создать четыре записи. Значения DWORD, которые управляют этим параметром для файлов PST на основе Юникода, — MaxLargeFileSize и WarnLargeFileSize. Последнее значение в действительности не предупреждает пользователя, но позволяет Outlook продолжить выполнение внутренних операций, одновременно предотвращая поступление или создание дополнительного контента. Размер файла PST все же может немного увеличиться из-за внутренних процессов при достижении значения WarnLargeFileSize.

Файлы PST ANSI располагают похожими параметрами управления, но с меньшими значениями. Для файлов PST ANSI по-прежнему действует ограничение в 2 Гбайт, поэтому элемент реестра указывается в байтах, а из имен параметров DWORD удалено слово Large. Если параметру MaxFileSize для файла PST ANSI присвоить значение сверх порога в 2 Гбайт, это значение игнорируется.

Настройки реестра для пользователя Outlook 2007 со значениями по умолчанию будут иметь вид

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\
Office\12.0\Outlook\PST]
"MaxLargeFileSize"=dword:00005000
"WarnLargeFileSize"=dword:00004c00
"MaxFileSize"=dword:7bb04400
"WarnFileSize"=dword:74404400

Приведенные выше значения DWORD представлены в шестнадцатеричном формате. Настройки реестра легко произвести через групповую политику, инструменты набора ресурсов Microsoft Office, сценарии регистрации или другое приложение дистанционного управления.

Запрет создания PST/OST

Иногда целесообразно запретить пользователям Exchange работать с файлами PST, например если применяется решение архивации на стороне сервера или доступ к рабочим станциям слишком слабо защищен; в таких случаях имеет смысл собрать весь контент в централизованном хранилище. И опять же, добиться такой конфигурации можно с помощью записи в реестре, с последующим ее распространением по компьютерам через групповую политику, сценарии регистрации, OCT для Outlook 2007 или CIW для новых установок Outlook 2003. Можно также выполнить настройку вручную с использованием редактора реестра.

Перейдите в раздел реестра HKEY_LOCAL_MACHINE SOFTWARE\Microsoft\Office\номер версии Outlook и создайте параметр DisablePST типа DWORD с десятичным значением 1 для активизации параметра. В результате из меню File, New в Outlook удаляется пункт Outlook Data File, а также пункт File, Archive. Запрещается создание файлов OST и архивных файлов PST, а также экспорт и импорт из других файлов PST.

Гибкость и стабильность

Новые файлы PST на основе Юникода обеспечивают более высокую гибкость и стабильность при управлении данными сообщений в Outlook. Различные компании предъявляют разные требования к хранению сообщений электронной почты, и управление PST может быть трудной задачей для администратора. Помните о возможностях управления местонахождением и размером файлов PST и даже о запрете на их использование.

Уильям Лефковиц (william@mojavemediagroup.com) — технический директор Mojave Media Group, автор статей о технологиях систем сообщений и совместной работы. Имеет сертификат MCSE и звание Microsoft Exchange MVP

Купить номер с этой статьей в PDF