Многим компаниям может быть очень выгодно держать архив электронной почты в «облаке». Решения архивации, размещаемые на серверах поставщиков услуг, просты в развертывании, а трудоемкие задачи управления (такие, как обслуживание и мониторинг) при этом возлагаются на соисполнителей. Кроме того, за обслуживание, как правило, взимается фиксированная месячная плата. Однако информационная защита архива должна соответствовать ценности данных и требованиям бизнеса, поэтому необходимо отнестись к выбору поставщика очень ответственно.

В статье «Архивирование электронной почты: локально или у провайдера?», опубликованной в предыдущем номере журнала, Поль Робишо рассматривает проблему выбора между архивированием электронной почты в «облаке» и внутри компании. Обратитесь к этой статье, если есть сомнения в выборе предпочтительного метода. Данный обзор предназначен для компаний, которые заняты поиском поставщика услуг для архивирования электронной почты. В таблице приведены данные об имеющихся службах, но настоятельно рекомендуется собрать дополнительные сведения, так как ситуация на рынке быстро меняется.

Большие массивы данных

В прошлом важной характеристикой служб архивирования были квоты данных: количество данных, которое можно сохранить в службе, и размер платы за превышение лимита. Но в настоящее время размер хранилища данных в большинстве служб архивирования электронной почты не ограничен. То есть к почтовому ящику никаких квот не применяется. Кроме того, в большинстве служб в начале работы можно импортировать унаследованные данные, например старые сообщения из PST-файлов, хотя иногда за это взимается дополнительная плата.

Все поставщики, представленные в данном обзоре, предоставляют неограниченное хранилище и принимают унаследованные данные. Таким образом, потребитель может размещать на серверах поставщика огромные архивы электронной почты. Возникает вопрос: нужно ли это вашей компании? Конечно, удобно перенести все данные в «облако», при необходимости находить нужные сведения с помощью механизма поиска и никогда ничего не удалять. Однако мнение юридического отдела может оказаться иным, если его сотрудникам придется просмотреть огромный массив данных по запросу регулирующих органов.

Выбор решения для архивирования электронной почты — хороший повод внедрить исчерпывающую политику хранения электронной почты, чтобы не архивировать бесполезные данные. «В сущности, компании выполняют оценку рисков, — комментирует Барри Мерфи, соучредитель и главный аналитик eDJ Group. — Как сопоставить риск, что некий пользователь потеряет электронное сообщение, если ему это выгодно, с риском, что придется платить юристу 500 долл. в час за просмотр этого документа, если он появится в судебном разбирательстве? Бытует мнение, что основная часть электронных сообщений — мусор, и оно небезосновательно».

Архив электронной почты может быть чрезвычайно ценен как для конечных пользователей, так и для юристов. Но важность информации, погребенной под горой бесполезных сообщений, оказывается сомнительной. Обдуманно планируйте свою политику хранения, чтобы получить полезный архив.

Не все электронные сообщения равноценны

Рассматривая варианты служб хостинга архивов электронной почты, можно обнаружить, что в них есть функции управления жизненным циклом, особенно важные, если компания внедряет политику сохранения. Управляя жизненным циклом, можно указать, как долго будет находиться в архиве тот или иной документ, прежде чем его удалят окончательно. В некоторых службах по умолчанию назначается ограниченный срок хранения. Обязательно проверьте, какие правила установлены в выбранной службе, чтобы исчезновение данных не стало неприятной неожиданностью.

Возможно, некоторым блокам данных в архиве следует назначить сроки хранения, отличные от общих. Для этого есть очевидные юридические причины, но иногда у исключений имеются основания, обусловленные интересами бизнеса. Как отмечает Мерфи, не все подразделения равноправны: «Возможно, корреспонденцию научно-исследовательского отдела следует хранить дольше, поскольку в ней содержится действительно важная информация. А сообщения группы помощников по маркетингу можно удалять быстро, так как эти сотрудники, в отличие от ученых и инженеров, не создают особо важной интеллектуальной собственности».

В компании со многими подразделениями разного профиля возможность назначать различные сроки хранения полезна, а если вам часто угрожают судебные иски — даже необходима. Если архивируются конфиденциальные данные, наличие средств шифрования и метод шифрования данных в хранилище могут оказаться решающими факторами.

Уровень обслуживания и тщательный отбор

Как в случае с любой службой хостинга, при выборе поставщика услуг архивирования электронной почты применимы обычные критерии. Действуйте осмотрительно, внимательно изучите соглашение об уровне обслуживания и заранее выясните все вопросы. Познакомьтесь с сертификатами безопасности центров обработки данных и осведомитесь о сертификации поставщика. Поинтересуйтесь рекомендациями клиентов. Как отмечает в своей статье Поль Робишо, не уходите, а бегите от любого поставщика, который затрудняет сбор подобной информации.

Во многих отношениях процесс выбора поставщика хостинга более трудоемкий, чем выбор программного продукта, устанавливаемого внутри компании. Однако, сделав правильный выбор, вы получите эффективное решение для архивирования электронной почты в «облаке».

Б. К. Уинстед (bwinstead@windowsitpro.com) — помощник редактора в Windows IT Pro и SQL Server Magazine

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF