С нового года в ОАО «ЕЭСК» (Екатеринбургская электросетевая компания) внедрен новый программный продукт – информационная система (ИС) «ELMA», которая позволит максимально четко организовать и ускорить бизнес-процессы документооборота и усилить контроль исполнения поставленных задач.
Основное преимущество системы «ELMA» – экономия рабочего времени и оперативный доступ к ресурсам. Дополнительно к системе были приобретены мобильные лицензии для удаленного подключения через современные устройства. Теперь сотрудники управленческого аппарата, находясь в командировке, в отпуске, на выезде, смогут дистанционно управлять рабочим процессом: оперативно ставить задачу, контролировать ее исполнение, согласовывать документы.
Программа внедрена с целью автоматизации процессов электронного документооборота. Система содержит в себе несколько модулей. Модуль «Электронный документооборот» позволяет создавать, обрабатывать и хранить электронные документы. Внедрение электронного документооборота позволит полностью отказаться от работы с бумажными документами и повысить контроль и скорость работы. Модуль «Задачи» позволяет пользователям назначать задачи своим коллегам, выполнять и отслеживать их выполнение. Модуль «Календарь» заменит сотрудникам ежедневники, предоставив новые возможности по планированию коллективной работы и периодически повторяющихся событий.
«Перед нами стоит задача к середине лета перевести основной бумажный документооборот в электронный вид. И служебные записки, и приказы, и распоряжения, и заявки на доступ – все это будет оформляться исключительно в «ELMA». Более того, мы хотим, чтобы система стала полноценным корпоративным порталом. Здесь будут появляться новости компании, информация по системе менеджмента качества, размещаться оперативная информация по проектам, возможно, появятся форумы и какое-то живое общение», – прокомментировал заместитель начальника Управления информационных систем бизнеса Евгений Спицин.
Для сотрудников компании было организовано обучение работе в новой системе. Оценить все преимущества работы в «ELMA» сотрудники компании смогут уже в ближайшее время, когда в системе будут заведены основные документы: входящие, служебные записки, заявки на доступ и др.