Алексей Дубовский, директор по ИТ компании «Гедоре Веркцойге»
«Модификация системы более чем на 40% сродни разработке нового продукта, а ее сопровождение — это сопровождение не базового, а нового продукта, что связано с гораздо большими издержками», Алексей Дубовский, директор по ИТ компании «Гедоре Веркцойге»

Обновление версий систем — уже вполне привычная операция для компаний, автоматизировавших свою деятельность более десяти лет назад. Она не вызывает особых сложностей и осуществляется в рамках технической поддержки систем. Это все так, до тех пор пока не приходится менять бизнес-процессы, внедрять специализированные информационные системы, осуществлять интеграцию с системами клиентов и партнеров. В этом случае требования к системе существенно меняются и смена версии превращается в полноценный проект внедрения, по сути, новой системы.

Компания «Гедоре Веркцойге» одна из первых в России в 2002 году внедрила ERP-систему Navision Attain 3.01. Являясь дочерней компанией и генеральным представителем концерна GEDORE (Германия) в России, компания представляет интересы и ряда других известных производителей (немецких, японских и др.) и с 1998 года занимается поставками профессиональных инструментов на российский рынок, сеть из 18 филиалов охватывает все федеральные округа. Крупные филиалы имеют собственные склады, а номенклатура товара превышает 80 тыс. позиций. Работа на рынке комплексных поставок профессионального инструмента и оборудования требовала системы, которая обеспечила бы актуальную информацию и прозрачность бизнеса для материнской компании. «Система, охватывавшая логистику и продажи, длительное время поддерживала работу сети, к ней не было особых нареканий по быстродействию и по качеству, но появились задачи, которые в ее рамках решить было невозможно. Кроме того, система имела ограничения по объему базы», — рассказывает Алексей Дубовский, директор по ИТ компании «Гедоре Веркцойге».

Поскольку система в целом устраивала руководство компании, было принято решение не только не переходить на принципиально новый продукт, но и включить в систему финансовый блок и российский бухгалтерский учет, ранее автоматизированные продуктами компании «1С» и Microsoft Excel. «Некоторые компании сегодня в части бухгалтерского учета переходят на последнюю версию системы компании «1С», но нас это не устраивало — чересчур велики были затраты на внедрение, и к тому же мы больше доверяли продукту компании Microsoft. Поэтому было принято решение внедрить новую версию системы Dynamics NAV 2009», — рассказывает Дубовский.

 

Задачи и подходы

Одно из основных требований к проекту состояло в обеспечении перехода на новую систему без остановки основных бизнес-процессов. Компании предстоял физический переезд склада, и решили синхронизировать переход на новую версию системы с переездом — у проектной команды было всего 10 дней на запуск системы в работу.

Такие короткие сроки обусловили выбор подхода к внедрению проекта и компании-консультанта. Обычно проект начинают с глубокого первичного обследования процессов, согласовывают постановку задачи, разрабатывают подробное техническое задание, а потом приступают к внедрению. В компании совместно с исполнителем провели обследование, но не стали подробно и детально согласовывать техническое задание. «Как бы тщательно вы его ни составляли, все равно потребуются модификации и доработки», — считает Дубовский. Поэтому, выбирая партнера, обращали особое внимание на его гибкость и опыт решения широкого круга задач. «Нам очень повезло с компанией WillMore. В ходе внедрения выяснилось, что один из процессов выпал из поля зрения, и его нужно оперативно реализовать. Компания выделила дополнительные силы, и в считаные дни задача была решена. Бизнес практически не заметил остановки и смены системы», — делится Дубовский.

Поскольку компания давно «живет по средствам», необходимо было минимизировать затраты на внедрение и сопровождение системы. «Генеральному директору было предложено привести уникальные в силу обстоятельств процессы к стандартным, заложенным в систему, и таким образом снизить затраты на дальнейшее сопровождение, улучшив при этом показатели по основным процессам. Нам пришлось изменить некоторые процессы, в том числе и потому, что модификация системы более чем на 40% сродни разработке нового продукта, а ее сопровождение — это сопровождение не базового, а нового продукта, что связано с гораздо большими издержками», — рассказывает Дубовский.

 

Обновление

Знакомиться с бизнес-процессами компании консультант начал в начале весны 2011 года, в июне 2011-го проект перешел в активную фазу, а к августу функционировали все модули за исключением формирования сводной бухгалтерской отчетности. Сегодня автоматизированы бухгалтерский и налоговый учет, учет основных средств, закупка товаров и логистика, складской учет, продажи и выписка счетов. За рамками этой системы остался только отдел маркетинга по линии работы с клиентами. Полномасштабное включение бухгалтерии было одним из самых сложных этапов проекта, который завершился к февралю 2012 года. Несмотря на готовность стандартной системы к ведению бухгалтерского учета и отчетности, модуль потребовал тщательной проработки. «Процессы в любом бизнесе отличаются от заложенных в информационную систему. Обычно это вызывает большие трудности в реализации бухгалтерского учета в рамках ERP-системы, однако благодаря четкой постановке задач и опыту компании-консультанта, нам удалось решить все вопросы с особенностями учета», — делится Дубовский. Также в компании отмечают, что за период внедрения и первоначального использования системы было несколько законодательных изменений, соответствующие изменения были выпущены производителем, и с помощью специалистов консультанта их удалось быстро применить.

Проект позволил подготовиться и к внедрению WMS-системы для оптимизации складских операций. «После внедрения WMS-системы мы получим полноценный автоматизированный комплекс, — рассказывает Дубовский. — Самое главное — нам удалось обеспечить платформенную возможность развития нашей системы и интеграции с внешними системами, основные поставщики оборудования находятся в Германии, и планируется плотная интеграция с их ERP-системами».

Помимо оптимизации бизнес-процессов целью перехода на новую систему был перевод базы данных на Microsoft SQL Server для возможности использовать другие средства построения аналитической отчетности, кроме средств, встроенных в Dynamics NAV. Сегодня уже разработан ряд важных отчетов. Эта аналитика необходима сотрудникам некоторых подразделений, включая отделы продаж, маркетинга и руководство. «Эти возможности позволят повысить мобильность менеджеров продаж. Они смогут оперативно получать информацию о наличии товара и делать заказ без подключения к ERP-системе, интерфейс которой более сложен, чем у Excel», — поясняет Дубовский.

Поддерживает и развивает существующие в компании системы ИТ-отдел — всего четыре штатных сотрудника. Управление такой разветвленной инфраструктурой столь малыми силами обеспечивается за счет высокого уровня специалистов в центре и привлечения дополнительных сил по необходимости, что позволяет использовать открытые решения. Например, для управления набором ПО на компьютерах региональной сети используется продукт WPKG с открытыми исходными текстами, а системой мониторинга состояния сети, параметров компьютеров и принтеров, учета ПО — доработанная открытая платформа Spiceworks. Для работ, которые дистанционно произвести невозможно, подключаются местные обслуживающие компании, с которыми заключен соответствующий контракт.

 

Факторы успеха

«Дивиденды» от внедрения новой системы в компании смогли получить уже в январе 2012 года, когда проводили полную инвентаризацию склада, длившуюся всего 10 дней. «У нас появилась возможность в режиме реального времени отслеживать результаты инвентаризации и прогнозировать ее результаты заранее», — рассказывает Дубовский. Система позволила оптимизировать процессы, подготовиться к увеличению оборотов компании за счет расширения рынка сбыта. В перспективе планируется внедрить на сайте компании систему b2b и b2c, тесно интегрированную с ERP-системой, рассматривается возможность внедрения и интеграции CRM-системы из линейки продуктов Microsoft Dynamics.

Понимание и готовность со стороны бизнес-подразделений пойти на изменения устоявшихся процессов позволили, по мнению Дубовского, реализовать заложенные в системе возможности, снизить стоимость владения ERP-системой. Гибкость, профессионализм исполнителя и возможность задействовать незапланированные ресурсы позволили не останавливать бизнес-процессы. Но ключевыми факторами быстрого, качественного и успешного внедрения ERP-системы стали четкая постановка целей, реинжиниринг бизнес-процессов и их реализация в рамках единой системы, качественный базовый продукт, эффективная экспресс-методология и пошаговое внедрение.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF