Крупные распределенные компании стремятся освободить свои производственные подразделения от несвойственных им функций — выводят в отдельные структуры и централизуют ИТ-подразделения, финансовые службы. С этой целью в «КЭС-Холдинге» несколько лет назад была создана компания «Учетно-финансовый сервис» (УФС), в функции которой входят, в частности, централизованное ведение бухгалтерского учета и расчет заработной платы для всего холдинга. Учет ведется по единой методологии в соответствии с корпоративной политикой и стандартами бухучета, и все компании холдинга, обслуживаемые УФС, работают на основе этих принципов.

До недавнего времени везде, где существуют клиенты УФС, было полноценное бухгалтерское подразделение. Компания имеет филиальную структуру, и у каждого из девяти филиалов есть от 10 до 50 обособленных подразделений, имевших ранее своих бухгалтера, кадрового работника и расчетчика. «Это очень неудобно как с точки зрения управления всем этим процессом, так и с точки зрения поддержки. Руководство такая ситуация не устраивает. Поэтому была поставлена задача создать несколько центров обслуживания бухгалтерского учета на территории страны», — рассказывает Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления компании «УФС».

Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления компании «УФС»
«Построенная система электронного документооборота стала очередным этапом централизации и унификации учетных процессов. Опыт, полученный в 2011 году, поможет нам в осуществлении наших дальнейших планов», Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления компании «УФС»

Чтобы создать такие центры, компании необходимо обеспечить миграцию документов между региональными подразделениями, расположенными в тех местах, где функционируют бизнес-подразделения (производство), и будущими центрами обслуживания. Решать задачу начали с автоматизации внутреннего учета в УФС. «Сегодня мы добились того, что сотня обособленных подразделений превратилась во фронт-офисы, которые занимаются только сбором документов, а их обработка идет в трех центрах обработки — в Москве, Нижнем Новгороде и Екатеринбурге», — поясняет Капралов.

 

Проблемы и решения

Бухгалтерские системы и системы кадрового учета существуют в компании достаточно давно — корпоративные, централизованные, на основе единых логических принципов. Но электронного обмена документами в компании не было. До начала проекта централизации обмен документами осуществлялся по электронной почте. Этот процесс был практически неконтролируем, вызывал массу проблем с отслеживанием. В подразделениях, расположенных близко к филиалам, оставался принцип перевозки бумаг.

Когда начали централизовывать бухгалтерскую и расчетную службы на базе трех филиалов, возникла проблема с обменом документами, которые требуют оперативной реакции. Регламенты обмена документами уже существовали, но они были разработаны на местах, и общего задокументированного процесса для УФС не имелось. После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота от бухгалтерского и расчетного подразделений были выделены ключевые специалисты, которые и стали методологами и постановщиками задачи, разработали единую методологию документооборота. В результате процессы движения документов были унифицированы.

Эффективный обмен документами невозможно было реализовать без создания в филиалах и подразделениях системы распределенного сканирования первичных документов, их автоматизированной проверки и обеспечения централизованного хранения скан-копий исходящих документов в СЭД компании. Бизнес-процесс, реализованный на базе «1С:Документооборот» и системы распознавания ABBYY FlexiCapture, сегодня выглядит следующим образом. Фронт-офисы (подразделения на местах) занимаются сбором документов, сканируют их, и документы автоматически поступают в центры обработки. На данном этапе производится штрихкодирование документов. В компании разработаны методика и ПО на базе «1С:Документооборот», гарантирующие уникальность штрихкодов по всей компании и учет их использования в разрезе фронт-офисов. Выделенные сотрудники (верификаторы) выполняют верификацию данных, обрабатывают все поступающие из фронт-офисов документы с помощью FlexiCapture. Далее и образы документов, и распознанные данные помещаются в СЭД и проходят через руки людей, которые занимаются ведением электронного и бумажного архивов. Механизм обмена данными между системой «1С:Документооборот» и бухгалтерской системой обеспечивает необходимую загрузку данных в учетные системы, что позволяет облегчить труд бухгалтеров по вводу первичных документов. «Так теперь обрабатываются все бухгалтерские и зарплатные документы. Особо можно выделить товарные накладные и счета-фактуры, они имеют стандартизированную форму — их распознавание полностью автоматизировано. Шаблоны для распознавания этих документов были закуплены вместе с системой потокового ввода документов. Создан регламент данного бизнес-процесса, который обязаны исполнять все сотрудники компании», — рассказывает Станислав Карамушко, заместитель начальника информационно-аналитического управления компании «УФС», отвечающий за тиражирование и информационно-техническое сопровождение системы.

Станислав Карамушко, заместитель начальника информационно-аналитического управления компании «УФС»
«Механизм обмена данными между системами позволяет облегчить труд бухгалтеров по вводу первичных документов», Станислав Карамушко, заместитель начальника информационно-аналитического управления компании «УФС»

Существенное увеличение трудозатрат на первом этапе реализации проекта вызвало отрицательную реакцию сотрудников на местах. Но главные заинтересованные лица — главный бухгалтер и руководитель кадровой службы — активно продвигали проект среди пользователей. Поэтому удалось относительно безболезненно решить проблемы с сотрудниками. Людям потребовалось 2–3 месяца на принятие системы. Сначала обучили сотрудников центрального аппарата, а затем настала очередь регионов — на корпоративном портале создали раздел, посвященный работе данной системы, который периодически обновляется. «Заинтересованность руководства подразделений на местах нам очень помогла, — говорит Капралов. — Кроме того, люди начали осознавать полезность электронного архива. К концу года процесс учета и электронного документооборота уже успешно функционировал».

В конце 2011 года был завершен длившийся почти полгода первый этап — автоматизация внутреннего учета в УФС. В холдинге две корпоративные системы — «1С» и SAP. Крупные генерирующие компании используют решение SAP, все остальные — «1С». Наличие компетенций в области разработки приложений на базе «1С» позволило внедрить систему собственными силами. ««1С» — открытая платформа, типовые конфигурации имеют достаточно широкий функционал, и «1С:Документооборот» была внедрена фактически без изменений. Выбранные системы были оптимальными по стоимости, простоте внедрения и качеству, — говорит Капралов

 

Эффект на будущее

Основная задача автоматизации внутреннего учета УФС состояла в накоплении опыта для распространения проекта (который планируется начать в 2012 году) на другие компании холдинга. Пока обмен документами с бизнес-подразделениями (энергетиками, производством) является бумажным.

Оптимизация затрат — еще одна задача, решавшаяся в ходе внедрения. Система, что очень важно, предотвращает потерю документов, к тому же удалось не только оптимизировать затраты на персонал, но и централизовать бухгалтерский учет и расчет зарплаты.

Внедренная система сегодня позволяет осуществлять потоковый ввод и последующую обработку 50 тыс. документов в месяц, в ближайшее время этот показатель планируется увеличить до миллиона. Все документы регистрируются, распознаются, компания получает аналитику по работе верификаторов и их нагрузке, может отслеживать все прошедшие документы, помещенные в бухгалтерскую систему. Решение стандартизировало и ускорило обработку таких первичных учетных документов, как командировочные, больничные листы и др. Внедрение штрихкодирования документов позволит в дальнейшем включить в проект финансово-учетные системы.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF