Отчет о виртуальной конференции SharePoint

Недавно состоялось одно мероприятие, весьма важное для всех, кто работает с SharePoint. Если вы не приняли в нем участия, значит, упустили возможность узнать много интересного о будущем SharePoint и Office 365. Подобное мероприятие проводилось 4 мая 2016 года, но на этот раз оно было целиком виртуальным.

Темой конференции был, конечно же, SharePoint. В сущности, разработчики Microsoft стремятся продемонстрировать нам, что они прислушались к пожеланиям и внесли обновления и изменения, которые будут полезны конечным пользователям. Публикацию Джеффа Тепера можно найти по адресу: https://aka.ms/SPSummit2017 Blog.

Рассказ о новшествах мы начнем с ранее сделанного объявления о файлах Office 365 по запросу. Публикацию на сайте разработчиков можно найти по адресу: https://blogs.office.com/2017/05/11/introducing-onedrive-files-on-demand-and-additional-features-making-it-easier-to-access-and-share-files/.

Главная особенность этого компонента заключается в том, что файлы не просто переносятся на ваши устройства потому, что вы пожелали выполнить синхронизацию. Вы получаете базовую ссылку или маркер для файла, и если выбираете режим Always keep on this device («Всегда хранить на этом устройстве»), то будете постоянно использовать «облачную» версию файла. В дополнение к Files On-Demand, автономные папки OneDrive позволяют сохранять папки на вашем устройстве и открывать их при отсутствии подключения к Интернету. Изменения, внесенные в файлы другими пользователями, пока вы были в автономном режиме, автоматически синхронизируются после возобновления связи с Интернетом (экран 1).

Экран 1. Автономные папки OneDrive

Если познакомиться с некоторыми другими объявлениями, то можно увидеть, что эта функциональность лишь часть обширного списка.

Ниже приводится список представленных на конференции возможностей.

1. Пакет дополнительных компонентов SharePoint 2016 On-premises будет выпущен в скором времени. SharePoint Framework (SPFx) предназначен для локальной версии.
2. Общий доступ к папкам в библиотеках документов сайта группы SharePoint Online.
3. Общий доступ к файлам из окон приложений «Проводник» или Finder на Mac.
4. Новые элементы управления совместным доступом добавлены в Центр администрирования OneDrive.
5. Подключение существующих сайтов SharePoint Online к группам Office 365.
6. Добавление ресурсов групп Office 365 к навигации и страницам в SharePoint.
7. Добавление страниц SharePoint к группам Microsoft Teams.
8. Отправка и утверждение документов теперь возможны с использованием нового потока утверждения.
9. Активация совместного использования потоков в списках и библиотеках.
10. Встраивание форм PowerApps в списки и библиотеки внутри SharePoint.
11. Сайты коммуникаций доступны внутри SharePoint.
12. Новые макеты страниц в Modern Pages.
13. Новые веб-части добавлены к страницам Modern Pages.
14. Новый персонализированный поиск.
15. Построение новых сообществ с помощью SharePoint и Yammer.
16. Обновленные методы администрирования SharePoint Online.
17. Новая страница управления сайтами, охватывающая все сайты SharePoint, подключенные к группам Office 365.

Это список только самых важных компонентов и функций, о которых было объявлено. Я отобрал некоторые из них, на мой взгляд наиболее удачные, полезные не только моим клиентам, но и мне при работе с Office 365 и SharePoint. Следует отметить, что группа Yammer в компании Microsoft также сделала несколько объявлений, касающихся интеграции с SharePoint (https://blogs.office.com/2017/05/16/new-in-yammer-building-a-more-connected-and-engaged-organization/).

Обновленные методы администрирования SharePoint Online

Пользовательский интерфейс как Office 365, так и SharePoint Online значительно обновлен, поэтому неудивительно, что новшества коснулись и возможностей администрирования (экран 2).

Экран 2. Обновленный интерфейс Office 365 и SharePoint Online

Новая страница управления сайтами, охватывающая все сайты SharePoint, подключенные к группам Office 365

Дополнительные изменения в администрировании: теперь вы можете видеть сайты, подключенные к группам Office 365! Раньше для этого требовалось выполнить несколько команд PowerShell и узнать характеристики каждого сайта, а теперь вся информация имеется в готовом виде (экран 3).

Экран 3. Сайты, подключенные к группам Office 365

Общий доступ к папкам в библиотеках документов сайта группы SharePoint Online

Благодаря возможности совместного доступа к определенным папкам в сайтах групп с использованием того же механизма, который действует в других частях SharePoint Online, значительно повышается удобство работы пользователей (экран 4).

Экран 4. Совместный доступ к определенным папкам в сайтах групп

Общий доступ к файлам из окон приложений Проводник или Finder на Mac

Общий доступ упрощен, поэтому вы можете работать с файлом или папкой совместно с определенными пользователями или отправить ссылку, обеспечивающую доступ каждому, кто нуждается в нем, как внутри, так и вне компании. Кроме того, вы можете определить, как долго ссылка обеспечивает доступ, и без труда просматривать и изменять предоставленные вами разрешения. Новые методы общего доступа одинаковы, независимо от того, работаете вы в Интернете, в приложении «Проводник» в Windows 10 и Windows 7 или в приложении Finder на компьютере Mac (экраны 5 и 6).

Экран 5. Общий доступ к файлам в Windows

Экран 6. Общий доступ к файлам на Mac

Новые элементы управления совместным доступом, добавленные в Центр администрирования OneDrive

Я убежденный сторонник совершенствования элементов управления и повышения детализации, так чтобы организация могла управлять потоками данных и доступом к данным. Новые элементы управления общим доступом нацелены именно на это (экран 7).

Экран 7. Новые элементы управления общим доступом

Подключение сайтов SharePoint Online к группам Office 365

Это очень важное новшество. Большинство моих клиентов многократно задавали мне вопрос: можно ли просто подключить группу к существующему сайту? Отныне ответ «да». Это демонстрирует экран 8.

Экран 8. Подключение сайтов SharePoint Online к группам Office 365

Отправка и утверждение документов

Теперь стали возможными отправка и утверждение документов с помощью нового процесса утверждения Microsoft Flow (экран 9) и использования процессов активации совместного доступа в списках и библиотеках (экран 10). Целесообразность этих двух новшеств очевидна. Microsoft Flow быстро становится средством управления рабочими процессами Office 365, поэтому более глубокая интеграция с SharePoint напрашивается сама собой. Возможность задействовать встроенный процесс утверждения и запускать другие процессы из содержимого — важный шаг в правильном направлении.

Экран 9. Процесс утверждения документа

Экран 10. Активация нового процесса внутри существующего

Встраивание форм PowerApps в списки и библиотеки внутри SharePoint

Я помню, как в течение долгих лет сидел на конференциях, ожидая услышать сообщение о новых формах для SharePoint, и каждый раз испытывал разочарование. Затем внезапно появилась отдельная служба PowerApps. Неожиданно она была интегрирована в SharePoint Online и скоро стала инструментом для работы с формами. Возможность встраивать формы в списки и библиотеки была необходима, и она стала реальностью (экран 11).

Экран 11. Встраивание формы в список

Сайты коммуникаций доступны внутри SharePoint

Эта тема обсуждалась в течение долгого времени. Ходили слухи о новых сайтах для коммуникаций и усовершенствованиях для внутрикорпоративных сетей. Однако подробностей никто не знал. Сейчас технология стала реальностью. Возможность создавать очень толковые сайты из конкретных макетов, а затем использовать их для связи внутри организации гарантирует, что, когда вашей компании потребуется построить распределенную корпоративную сеть, это будет сделано внутри Office 365 (экран 12).

Экран 12. Внутрикорпоративный сайт внутри Office 365

Новые макеты страниц в Modern Pages

Это одно из тех объявлений, которые доставили мне самое большое удовольствие. Работая с современными интерфейсами пользователя, я всегда находил неудобной компоновку с одним столбцом. Кто организует страницы таким образом? Определенно не я и не один из клиентов, с которыми мне приходилось работать. Нам нравятся страницы со сложной разметкой, несколькими столбцами, с помощью которых можно получить нужный нам внешний вид. Выражаю благодарность разработчикам Microsoft за то, что они прислушались к отзывам и реализовали макеты со многими столбцами (экран 13).

Экран 13. Новые макеты страниц

Конечно, на конференции было много других объявлений, и в скором времени Microsoft сообщит дополнительные подробности. Я упомянул лишь о некоторых новшествах, но общая картина свидетельствует о том, что компании могут положиться на Office 365.