Мне очень нравится такой продукт, как Evernote: в сущности, это весьма интеллектуальная «облачная» служба. А высокая интеллектуальность достигается благодаря приложению, используемому для создания заметок, перетаскивания файлов и организации цифровых ресурсов по ключевому слову или «блокноту» (то есть папке с файлами). Служба Evernote располагает настольным приложением, которое удобно использовать в качестве текстового редактора по умолчанию, веб-интерфейсом и мобильным приложением. Это превосходный инструмент для создания и обслуживания переносимой вычислительной среды.

Evernote фактически является моим рабочим пространством, моим справочником, моим вторым мозгом. В то же время это продукт с неопределенным будущим (http://www.businessinsider.com/evernote-is-in-deep-trouble-2015-10).

Конечно, компания, капитализация которой снизилась с миллиарда долларов до всего лишь многих миллионов, вряд ли завтра исчезнет с рынка. Но компания обязана зарабатывать деньги для своих акционеров, а для этого ей приходится закрывать некоторые направления бизнеса (http://blog.evernote.com/blog/2016/02/01/a-new-focus-for-evernote-market/), корректировать базовые продукты или повышать цены.

Если заранее не позаботиться о хранении информации, то впоследствии данные могут оказаться недоступными или доступ к ним будет слишком дорогостоящим. Поэтому я решила выяснить, сможет ли OneNote — программа, прекрасно интегрированная с Microsoft Office 365, — заставить меня отвернуться от Evernote.

Чтобы сравнить работу этих двух продуктов, я выбрала десять задач, необходимых пользователю для управления информацией, а затем решила их с помощью каждой из программ. Ради полноты картины замечу, что я пользуюсь версией Evernote Premium (50 долл. в год) и оформила подписку на Microsoft Office 365 Business (99 долл. в год). При проведении тестов я использовала обе свои личные учетные записи. Еще одна важная деталь: я запускала обе программы на компьютере MacBook Pro с операционной системой OS 10.11.

Рассмотрим эти задачи и выясним, как справляется с ними каждая из программ.

Задача № 1. Как делать заметки в программе

Заметка — самая элементарная единица, используемая в обеих рассматриваемых системах управления информацией. В какой же программе удобнее делать заметки?

Заметки в Evernote

В сущности, это просто: для ввода заметки нужно открыть текстовый документ и начать ввод с клавиатуры. Форматировать заметку можно несколькими способами, но обычно пользователь вводит текст, пока не завершит заметку, с возможностью создавать таблицы и перетаскивать мышью изображения.

Сторонники ввода с помощью пера среди пользователей Evernote могут обратиться к программе Penultimate, но требуется выполнить настройку и приобрести совместимое перо. Для этого необходимо приложить некоторые дополнительные усилия.

Заметки в OneNote

Бесспорно, в этой категории преимущество у OneNote. Все приложение представляет собой «блокнот» (подробнее об этом будет рассказано в задаче № 2), и рассматривать каждую заметку как отрывной листок — очень удачная идея: например, вы можете выделить страницу для сегодняшних дел и составить три отдельных фрагмента текста для обработки разных списков (см. экран 1).

 

Создание заметок в OneNote
Экран 1. Создание заметок в OneNote

 

В данном случае я превратила различные списки неотложных дел в разделы на одной странице, это очень удобно для элементов, связанных между собой, но не обязательно имеющих линейную организацию.

Вы можете избавиться от изображений и реорганизовать структуру, чтобы придать ей желаемый вид. Важное достоинство OneNote — простота внесения данных, отформатированных в другой программе в виде таблицы, доступной для редактирования. Конечно, с помощью Evernote тоже можно создавать и перемещать таблицы, но экспериментировать с таблицей, учитывая ее влияние на структуру всей страницы, гораздо проще в OneNote.

Кроме того, если вы привыкли вводить заметки с использованием пера, программой OneNote легче управлять без дополнительной настройки.

Задача № 2. Как организовывать заметки и отмечать их тегами

На мой взгляд, это самая важная характеристика каждой системы управления информацией, так как если функционирование инструмента непонятно для пользователя, то эффективность его будет невелика. В Evernote и OneNote применяются совершенно разные методы представления и организации информации.

Как организовать заметки в Evernote?

Короткий ответ: «Любым удобным вам способом».

Более подробный ответ: отдельные заметки можно снабдить тегами с ключевыми словами или сгруппировать заметки по блокнотам. При желании блокноты можно сгруппировать в стопки. Evernote наиболее эффективен, если рассматривать продукт как базу данных, каждый элемент которой вы снабжаете тегом и вводите дополнительный блокнотный «фильтр» для поиска в будущем. Сочетание тегов ключевого слова, блокнотов и поискового инструмента обеспечивает многочисленные способы поиска и объединения коллекций информации.

Хочу поделиться опытом с пользователями Evernote: время от времени я переключаюсь на экран View by keyword («Просмотр по ключевому слову»), выполняю реорганизацию ключевых слов в алфавитном порядке и проверяю дубликаты ключевых слов с одинаковым смыслом и похожими именами (или отличающимися только использованием прописных букв). Однажды таким образом мне удалось выявить working dads («работающие папы») и working fathers («работающие отцы»).

Изменчивость — свойство Evernote, которое может раздражать некоторых пользователей, склонных к строгой иерархии и определенному порядку в работе с информацией. Но она по-прежнему остается очень мощной базой данных для тех, кто умело назначает теги своим заметкам.

Как организовать заметки в OneNote?

Преобладающий организационный подход в Evernote — «назначьте тег, а остальное довершит функция поиска», а иерархия OneNote более строгая. Каждый блокнот имеет свой раздел; каждый раздел содержит заметки. В каждом блокноте можно составить разделы групп или выделить группы в разделе. Строгая организационная структура полезна, когда нужно составить руководство редактора для будущих проектов.

Определение тега значительно отличается от применяемого в Evernote, где тег — ключевое слово, назначенное заметке. В OneNote теги не предназначены для использования в качестве ключевых заметок. Теги ориентированы на действия, почти все отвечают на вопрос: «Что вы хотите сделать с этим фрагментом информации?». В числе тегов — To Do («Что нужно сделать»), Discuss With Manager («Обсудить с руководителем»), Remember for Later («Запомнить»), Send in Email («Отправить в сообщении электронной почты») (см. экран 2). В OneNote синоним тега — «действия, совершаемые с заметкой», а не «ключевое слово».

 

Организация заметок в OneNote
Экран 2. Организация заметок в OneNote

 

Пока OneNote выглядит как более удобная система управления проектами. Вы можете присоединять намерения к заметкам, чтобы делиться данными или выполнять над ними какие-либо действия. Для тех, кто предпочитает упорядочивать информацию в структуре с более строгой иерархией, OneNote будет намного полезнее, чем Evernote.

Задача № 3. Как связывать заметки между собой

Принцип «Я просто снабжаю данные тегами и успешно выполняю поиск» хорош на этапе исследовательской работы, связанном со сбором информации, но наступает время, когда нужно связать родственные элементы или даже создать оглавление для блокнота, каждый элемент которого привязан к определенной заметке. Таким образом, вам не нужно повторно выполнять поиск и проверять результаты; определенные кластеры информации аккуратно группируются и готовы к просмотру.

Посмотрим, насколько легко связать заметки и составить оглавление для блокнота.

Как связать заметки и составить оглавление в Evernote

В моем блокноте кулинарных рецептов сохранено 658 записей. Все они снабжены тегами по ингредиентам, но я никогда не дала себе труда составить большое общее оглавление. Это было просто: я выбрала все 658 заметок, затем щелкнула Create Table of Contents Note («Создать заметку оглавления»). Менее чем через 10 секунд в моем распоряжении была заметка для управления всеми остальными заметками (см. экран 3). Действительно, достаточно нажать command+A, а затем щелкнуть Create Table of Contents Note.

 

Создание оглавления в Evernote
Экран 3. Создание оглавления в Evernote

 

Я могла просто щелкнуть гиперссылку оглавления, чтобы перейти к определенной заметке, но, к сожалению, не было способа легко вернуться к заметке оглавления. Я решила проблему, закрепив заметку оглавления вверху блокнота с функцией «напоминание». И все же это еще одно свидетельство того, что Evernote не так хорошо приспособлена для линейной и иерархической организации, как OneNote.

Естественно, требуется проверить, обновляется ли оглавление каждый раз, когда я добавляю в блокнот новую заметку. Поэтому я сохранила новый рецепт, синхронизировала блокнот… и обнаружила, что оглавление не обновляется автоматически. Это была веская причина для разочарования, поскольку динамически обновляемые оглавления на основе как блокнотов, так и тегов, чрезвычайно полезны.

Следующая проблема, которую следует решить: как связать более мелкие заметки внутри одной большой заметки? Например, в День благодарения мы устраиваем большой семейный праздник, и каждый год используем при подготовке к нему несколько рецептов. Что если составить контрольный список обязательных дел и связать его с рецептами, как показано на экране 4? Вы видите, что ссылки на заметки показаны зеленым и текст ссылки представляет собой заголовок связанной заметки.

 

Связывание заметок между собой
Экран 4. Связывание заметок между собой

 

Ниже перечислены шаги, выполненные мною при подготовке этой статьи, вместе со связанными рецептами:

  1. Я записала каждый элемент, который хотела найти.
  2. Я выполнила поиск каждого элемента.
  3. После того как нужная заметка была найдена, мне приходилось перемещаться вверх к меню Note («Заметка») и выбирать пункт Copy Note Link («Копировать ссылку заметки»).
  4. В публикации со ссылками необходимо вставить ссылку рядом с элементом.
  5. Повторить все действия нужное число раз.

Если хочется проявить фантазию, можно переписать публикацию или заголовки, чтобы улучшить оформление и привлечь внимание к гиперссылкам.

Как соединять заметки в OneNote

Я хотела создать оглавление для блокнота со страницами, полученными из Интернета. Простого способа сделать это автоматически не существует. Вместо этого я выполнила следующие действия:

  1. Создала страницу в блокноте и отметила ее в оглавлении.
  2. Оставаясь на этой странице, разместила курсор мыши над списком вкладок блокнота справа.
  3. Выбрала вкладку (заметка будет загружена) и пункт Copy Link to Page («Копировать ссылку на страницу»).
  4. Вставила ссылку в страницу оглавления.
  5. Повторила шаги 1-4 для каждой страницы (см. экран 5).

 

Копирование ссылки в OneNote
Экран 5. Копирование ссылки в OneNote

 

Вот так можно скопировать ссылку в OneNote незадолго перед ее вставкой на созданную страницу оглавления.

Функция Copy Link to Page также работает, если вы вводите заметку и хотите сослаться на другую. Я убедилась, что можно ссылаться на заметки в других блокнотах, но щелкать на ссылке не очень удобно, и вы покидаете заметку и блокнот, содержащие ссылку. Приготовьтесь часто нажимать кнопку Back («Назад»).

Связывание заметок и создание оглавления в обеих системах управления информацией показало одно слабое место рассматриваемых приложений: невозможность динамического формирования индексных страниц и неудобство обслуживания этих страниц. Это упущенная возможность OneNote, особенно учитывая уклон программы в сторону линейной организации блокнота.

Итак, мы рассмотрели, как создавать заметки, упорядочивать их и формировать перекрестные ссылки в Evernote и в OneNote. Теперь сравним эти две системы с точки зрения возможности передачи новых файлов, извлечения статей из Интернета и пересылки сообщений электронной почты в информационное хранилище.

Задача № 4. Как переместить файлы в приложение

Какой смысл в системе управления информацией, если в ней нельзя сохранять файлы всех видов? Также нет толку в инструменте, который сохраняет файлы, но для их передачи в приложение требуется сложный специализированный способ. Рассмотрим, насколько просто передать файлы с рабочего стола (или из любой другой папки) в Evernote или OneNote.

Как переместить файлы в Evernote

В Evernote вы можете перетаскивать файлы мышью: по умолчанию каждый перетаскиваемый элемент становится отдельной заметкой. Но особенно удобно выделить элемент на рабочем столе, щелкнуть правой кнопкой мыши и переслать элемент в Evernote (см. экран 6).

 

Пересылка элемента в Evernote
Экран 6. Пересылка элемента в Evernote

 

Приложение автоматически создает новую заметку, содержащую элемент, на котором вы щелкнули правой кнопкой. Это прекрасный способ пересылать данные прямо в цифровой архив. После щелчка мышью элементы оказываются в блокноте по умолчанию, но отсюда их легко снабдить тегами и организовать в файлы.

Еще одно преимущество методов передачи файлов перетаскиванием или щелчком правой кнопки мыши: любая информация, связанная с файлом, включается в заметку, и имя файла автоматически назначается в качестве заголовка. Например, я передала одну из моих любимых карикатур, чтобы однажды улыбнуться, и Evernote дополнил заметку метаданными изображения, в том числе URL-адресом (см. экран 7). Если прищуриться, то можно разглядеть, где находится URL-адрес изображения.

 

Перемещение файлов в Evernote
Экран 7. Перемещение файлов в Evernote

 

Как переместить файлы в OneNote

Вы можете перетаскивать файлы, но они окажутся в любой заметке, которая будет открыта в это время (см. экран 8).

 

Перемещение файлов в OneNote
Экран 8. Перемещение файлов в OneNote

 

Видите, как легко потерялся фрагмент текста, который был здесь раньше?

Чтобы создать отдельные заметки для отдельных файлов, необходимо сначала создать заметку, а затем перетащить в нее файл. Потом вы назначаете заметке заголовок. Метаданные не сохраняются.

Как и в Evernote, в OneNote можно воспользоваться правой кнопкой мыши, но действия будут иные:

  1. Чтобы сохранить что-то из папки или с рабочего стола, щелкните нужные элементы правой кнопкой мыши.
  2. Выделите пункт Share («Разрешить общий доступ») во всплывающем меню (см. экран 9).
  3. Выберите OneNote.
  4. Можете указать, в какую записную книжку отправляются файлы, и написать заметку.
  5. Откройте общий доступ к элементам. Новая заметка довольно быстро появляется в выбранной записной книжке.

 

Отправка файла в OneNote
Экран 9. Отправка файла в OneNote

 

Хотелось бы подчеркнуть степень детализации, предоставляемой пользователям, сохраняющим файлы в OneNote.

Задача № 5. Как извлечь статьи из Интернета в приложение

Я использую подход «Пустой почтовый ящик/Чистый рабочий стол/Ноль закладок». Чем меньше информации содержится в отдельных, локальных хранилищах и больше в одном «облачном», легкодоступном хранилище, тем проще мне работать. Поэтому в соответствии с принципом отсутствия закладок и поскольку искать информацию веб-страниц в системе управления информацией гораздо проще, чем пытаться понять назначение каждой закладки в зависимости от того, как она была сохранена, я предпочитаю извлечь всю полезную информацию из веб-страницы и сохранить ее. Вот как мне удалось решить эту задачу с помощью рассматриваемых инструментов.

Как извлечь статьи в Evernote

Одна из самых сильных сторон Evernote — подключаемый модуль браузера. Поместите его в угол браузера, и вы сможете извлекать содержимое веб-страницы как заметку в хранилище Evernote. Самые примечательные функции подключаемого модуля браузера Evernote: он рекомендует как подходящий блокнот, так и теги для сохраняемой статьи или веб-сайта, и предоставляет множество вариантов форматирования, от упрощенной статьи (Simplified article) до выборки (см. экран 10). Не беспокойтесь, вы можете самостоятельно выбрать блокнот и добавить теги, если рекомендации оказались неудачными.

 

Извлечение статей в Evernote
Экран 10. Извлечение статей в Evernote

 

На экране 10 видно, что я сохраняю статью в формате Simplified article. Подключаемый модуль рекомендует блокнот (Work Smarter) и тег (collaborative work), и я добавила заметку внизу.

Очень ценная особенность веб-страниц, сохраненных как заметки: URL-адрес исходной страницы также указывается вверху каждой заметки, и вы можете щелкать гиперссылки в сохраненных статьях и содержимом веб-сайта.

После того как вы сохраните статью с помощью средства вырезания, подключаемый модуль отображает предполагаемые «родственные» заметки. Это очень полезно для исследователя. Но в некоторых случаях хотелось бы увидеть предупреждение: «Вы уже вырезали эту статью. Сделать это повторно?»

Как извлечь статьи в OneNote

Подключаемый модуль браузера OneNote со скудной функциональностью — полная противоположность. Даже если вы сохраняете целый веб-сайт, HTML-код не преобразуется в заметку, сохраняемую в OneNote, и мне приходилось прокручивать страницу вниз, чтобы найти URL-адрес, из которого скопирована страница. Более того, я обнаружила, что мне приходилось часто выполнять вход в подключаемый модуль браузера — иногда при переходе между вкладками в одном окне браузера, иногда при переключении между окнами браузера, иногда в случаях, когда между записью заметок в OneNote прошел час. Наконец, отсутствуют автоматические рекомендации записных книжек для сохранения заметок (см. экран 11). Вы должны выбрать подходящую записную книжку, примерно так же как в Evernote, но было бы полезно иметь подключаемый модуль, чувствительный к контексту новых заметок.

 

Извлечение статей в OneNote
Экран 11. Извлечение статей в OneNote

 

Еще один недостаток: OneNote медленно синхронизирует обновления между приложением и подключаемым модулем браузера. Первоначально я сохранила несколько веб-сайтов в одной записной книжке, где они исчезали, и не спрашивайте меня почему. И когда я решила создать записную книжку специально для сохранения статей, прошло почти 20 минут, прежде чем появилась новая записная книжка.

Мне понравилась возможность записать заметку, предваряющую избранную вырезку из браузера; это можно сделать и в подключаемом модуле браузера Evernote. Полезно создать напоминание, почему вы решили сохранить статью или связать ее с каким-нибудь другим материалом.

Задача № 6. Как отправить в приложение сообщение по электронной почте

Электронная почта — превосходный инструмент, и она может служить отличным архивом. Но часто обмен сообщениями по электронной почте — часть более широкого круга задач и информации. В этом случае цифровой архив будет очень полезен. Сейчас я использую Evernote как резервный архив для электронной переписки, которую не хочу потерять в результате периодических чисток хранилища электронной почты в моем офисе. Кроме того, с его помощью я составляю досье на авторов, с которыми сотрудничаю; я могу пересылать все сообщения в Evernote, передавать черновые наброски и снимки экранов авторов, а также вести архив своей работы с автором. К тому же несколько раз в год наша семья отправляется в поездки, и полезно иметь рассылаемые по электронной почте подтверждения авиарейсов, наряду с сохраненными описаниями туристических достопримечательностей и списками взятых в дорогу вещей.

Я хотела проверить: удастся ли перемещать данные из почтового ящика в записную книжку OneNote так же легко? И вот что мне удалось выяснить в результате сравнения двух программ.

Как передавать сообщения в Evernote по электронной почте

В первую очередь выясните адрес электронной почты вашей учетной записи Evernote. Он будет иметь примерно такой вид: имя_пользователя.7291q55@m.evernote.com, а найти его можно так.

В Windows выберите Tools («Инструменты»), Account Info («Сведения учетной записи»). Ваш адрес электронной почты находится рядом с Email notes to («Отправить заметку по адресу»).

На платформе Mac выберите Help, Account Settings… Ваш адрес электронной почты будет показан в разделе Email notes to. Владельцам iPad нужно коснуться имени пользователя для доступа к настройкам учетной записи и выбрать General, Evernote Email Address.

На указанный адрес электронной почты (имя_пользователя.7291q55@m.evernote.com) будут поступать сообщения, отправляемые в вашу учетную запись Evernote. Это неудобно, поэтому я рекомендую создать для него псевдоним в адресной книге каждой учетной записи электронной почты, из которой вы будете отправлять сообщения. В моих рабочем и личном клиентах электронной почты он значится как EVERNOTE. Когда мне нужно переслать какое-нибудь сообщение из этой учетной записи, достаточно начать вводить EVE с клавиатуры, и функция автозавершения обычно довершает ввод.

Большое достоинство передачи сообщений по электронной почте — возможность собрать пересланные сообщения в отдельных блокнотах и назначить им различные теги, внеся изменения в строку темы. Сначала я расскажу об общем синтаксисе, а затем представлю конкретные примеры.

Общая формула для передачи данных по электронной почте в Evernote представлена ниже.

Тема сообщения:
[Заголовок заметки]!
[необязательная дата для напоминания]
@ [блокнот] # [тег]

Это непонятный пример для всех, кроме наших компьютерных экспертов, а в реальности происходит следующее. Предположим, вы получили по электронной почте сообщение о праздновании дня рождения. Вы можете переслать его из программы Gmail в Evernote и заменить тему:

Тема: FWD:
Празднование дня рождения
мамы!6/16/2016
@празднования #планирование
#день_рождения

При этом выполняются действия:

  1. Сообщение электронной почты автоматически сохраняется как заметка в блокноте «празднования».
  2. Сообщение приводит к выдаче напоминания Evernote 6/16/2016.
  3. Сообщение электронной почты добавляет к заметке теги #планирование и #день_рождения.
  4. Заметка имеет заголовок «FWD: празднование дня рождения мамы».

Таким образом, предполагается, что вы используете функцию «напоминания» в Evernote для выдачи различных заметок в разные дни. Предположим, что вы не используете эту функцию. Вы просто пишете:

Тема: FWD:
Празднование дня рождения мамы
@празднования #планирование
#день_рождения.

И заметка все равно будет отправлена в нужный блокнот и помечена соответствующими тегами.

Как передавать сообщения в OneNote по электронной почте

Эта процедура оказалась чрезвычайно проста.

Шаг первый: посетите страницу настроек электронной почты по адресу: http://www.onenote.com/emailsettings/.

Шаг второй: подтвердите всю вашу пользовательскую информацию и выберите записную книжку, в которую по умолчанию отправляются сообщения.

Это намного проще, чем искать непонятные адреса электронной почты и назначать псевдонимы в различных почтовых программах (см. экран 12).

 

Передача сообщений в OneNote по электронной почте
Экран 12. Передача сообщений в OneNote по электронной почте

 

Затем радости поубавилось, так как единственной учетной записью электронной почты, из которой можно отправлять сообщения, оказалась назначенная мне в то время, когда я открыла свою учетную запись Office 365, и это совсем не то место, из которого мне нужно пересылать почту.

Я обратилась к своей учетной записи Office 365, но мои настройки не позволяли добавить дополнительные адреса электронной почты для связи с моей учетной записью Office 365 или OneNote. Таким образом, у индивидуальных пользователей подписки Office 365 Business стоимостью 99 долл. в год (таких, как я) нет простого способа пересылать сообщения из систем электронной почты, отличных от Office 365, в OneNote. Я знаю, что ситуация не распространяется на всех пользователей OneNote на всех платформах, но это стандарт для меня как индивидуального пользователя Office 365 с лицензией 99 долл. в год.

Признаюсь, для меня функции работы с электронной почтой стали решающим аргументом.

Как отмечалось выше, я предпочитаю хранить все свои цифровые ресурсы в одном месте, и одно из достоинств Evernote — простота переноса материалов в архив из рабочего и личного адресов. Похоже, в основу OneNote положен другой принцип, в соответствии с которым вы работаете в замкнутой цифровой экосистеме без отдельных ресурсов, связанных с любыми другими учетными записями. Сам по себе данный подход не является ущербным, но для многих пользователей, непринужденно переключающихся между рабочими и личными учетными записями, реальность выглядит иначе.

Теперь мы переходим к поиску информации, автоматическому вводу новых заметок в систему и общему доступу к вашей коллекции вместе с другими пользователями.

Задача № 7. Как искать информацию

Бесполезно создавать рабочий процесс для ввода материалов в избранный вами инструмент управления информацией или строить организационную схему для всех ваших заметок, если вам не удастся вернуться к коллекции в будущем и найти именно ту информацию, которая нужна.

Как найти информацию в Evernote

Как обладатель учетной записи Evernote Premium, я могу ежемесячно передавать (то есть создавать и сохранять) до 10 Гбайт информации, а размер отдельной заметки может достигать 200 Мбайт. Я пыталась найти соответствующие сведения, но, похоже, общий размер моей учетной записи Evernote не ограничен. В сущности, я плачу 50 долл. в год за бесконечный жесткий диск. Единственное ограничение — не более 120 Гбайт новой информации в год. Для меломанов это 30 000 новых песен в формате MP3 каждый год. Для любителей чтения — 42 тыс. книг Kindle каждый год. Я активно пополняю свой цифровой архив, но мне далеко до уровня в 42 тыс. новых книг.

Однако я сохраняю еще и файлы в формате PDF и электронные книги. И одно из важных достоинств функции поиска Evernote — возможность поиска текста в любых документах PDF, Word, файлах epub и других цифровых ресурсах, переданных в вашу учетную запись. А благодаря оптическому распознаванию символов и поиску изображений вы легко сможете найти конкретное изображение.

Функции поиска расширяют область применения службы управления информацией. Запустить поиск очень просто; не составляет труда выполнять фильтрацию по блокнотам и/или тегам, а также по конкретной фразе (см. экран 13).

 

Пример простого поиска по блокноту и тегу в Evernote
Экран 13. Пример простого поиска по блокноту и тегу в Evernote

 

Как найти информацию в OneNote

Здесь подход к поиску несколько иной: пользователь может назначить уровень точности на панели поиска, а затем выполнить запрос. Это очень удобно, если имеется коллекция строго организованных записных книжек, так как можно сузить поиск до записной книжки, в которой, как предполагается, есть полезная информация. Этот метод не так сложен, как поиск с использованием тегов Evernote, где пользователю предоставляется меню тегов для сужения поиска (см. экран 14). Посмотрите, как легко можно выбрать страницу, раздел, группу разделов и т. д. Мне нравится способ перемещения вверх и вниз по иерархической структуре информации.

 

Поиск информации в OneNote
Экран 14. Поиск информации в OneNote

Задача № 8. Как подключаться к системам надстройки и средствам автоматизации

Ни один программный продукт не должен работать в вакууме, в особенности средство повышения производительности труда, содержащее столько полезной информации.

Взаимодействие Evernote с другими программами

Как автономная программа, Evernote превосходно справляется с возложенной на нее задачей (хранение и сортировка информации), но, если вы хотите обрабатывать информацию — присоединить определенные заметки к списку дел или конкретным датам в календаре, приходится прибегать к сторонним подключаемым модулям или службам для соединения ваших данных с календарем или списком дел.

На сайте If This Than That (IFTTT) по адресу: https://ifttt.com/recipes представлены способы привязки к «облачным» службам, и я использую их для автоматической пересылки данных в Evernote и синхронизации информации из календаря Google в Evernote и наоборот.

Взаимодействие OneNote с другими программами

Признаться, необходимость в этом меньше, потому что, во-первых, преимущество OneNote в том, что программа является частью пакета приложений Office и, во-вторых, группа разработчиков Office очень серьезно относится к совместимости своих приложений друг с другом. Но существует немало способов подключения OneNote к другим приложениям и службам (http://www.onenote.com/apps), в том числе к IFTTT, а в некоторых рекомендациях IFTTT (https://ifttt.com/recipes/search? q=onenote) даже учтены жалобы на неудобство пересылки данных в OneNote по электронной почте. С учетом этих обстоятельств я начинаю сомневаться, действительно ли столь гибельны встроенные ограничения моей подписки.

Задача № 9. Как получить доступ, выполнить поиск и отредактировать заметки в мобильных и веб-клиентах

Одно из основных преимуществ этих инструментов управления информацией — возможность создавать, получать доступ, редактировать и обмениваться содержимым информационного хранилища вне настольных приложений. Эти функции очень хороши в обоих приложениях.

Как задействовать Evernote вне настольного приложения

Использовать веб-сайт в действительности удобнее, чем настольное приложение, а перемещаться по мобильным приложениям очень просто. Я часто использую Evernote на планшете iPad, когда готовлю еду, и мне очень нравится отыскивать заметки, используя функции прокрутки (см. экран 15).

 

Блокноты в Интернете выглядят аккуратнее, чем в приложении
Экран 15. Блокноты в Интернете выглядят аккуратнее, чем в приложении

Как использовать OneNote вне настольного приложения

Работать с мобильными приложениями — большое удовольствие, и я действительно ценю возможность делать фотографии с помощью телефона, а затем вставлять их в определенные заметки.

Одно из преимуществ использования OneNote через Интернет, как при работе с Office 365, — удобство обращения к OneDrive. Мне нравится обращаться к записным книжкам через OneDrive и открывать их через Интернет или настольное приложение.

Мне бы хотелось иметь возможность работать с документами и электронными таблицами в других приложениях Office 365, а затем перетаскивать их в записные книжки для сохранения и совместного доступа, но нельзя требовать от программы слишком многого.

Задача № 10. Как обмениваться информацией с другими пользователями

Иногда бывает нужно передать коллегам или друзьям что-то важное — статью, коллекцию инструментов или весь блокнот целиком. Обе программы позволяют передавать заметки или предоставлять доступ к блокнотам.

Как обмениваться заметками или блокнотами с другим пользователем в Evernote

В случае с заметкой все довольно просто и очевидно: в правом верхнем углу каждой заметки имеется кнопка Share («Общий доступ»). Щелкните Share, и откроется маленькое окно, из которого можно отправить заметку другому лицу по электронной почте. Щелкните миниатюрную стрелку справа, и всплывет множество вариантов для общего доступа к заметке или блокноту. В данном случае пересылка по электронной почте выполняется из приложения (см. экран 16).

 

Обмен с другим пользователем в Evernote
Экран 16. Обмен с другим пользователем в Evernote

Кроме того, можно изменить разрешения для блокнота, щелкнув значок беседы вверху, а затем отправив сообщение, предоставляющее другому лицу права просмотра или редактирования блокнота.

Как обмениваться заметками или записными книжками с другим пользователем в OneNote

В правом верхнем углу находится значок, с помощью которого можно пригласить других пользователей в записную книжку (для просмотра или редактирования) или отправить по электронной таблице определенную страницу. Мне очень нравится функция send as PDF («Отправить как PDF»), особенно когда отправляешь инструкции или какой-нибудь другой документ, который должен выглядеть определенным образом. Еще мне нравится, что функции отправки другим лицам привязаны к стандартному клиенту электронной почты на моем компьютере (в данном случае Outlook). Таким образом мне удается отслеживать, кому я отправляла общие заметки, способом, недоступным в автономной системе обмена сообщениями в Evernote (см. экран 17).

 

Обмен с другим пользователем в OneNote
Экран 17. Обмен с другим пользователем в OneNote

Выполнив десять основных задач с использованием обоих приложений, на вопрос, какая из этих программ лучше, я могу честно ответить: «Не знаю». Все зависит от того, информацию какого вида вы намерены хранить и каким образом собираетесь использовать собранные данные.

Важное достоинство Evernote — низкий уровень контроля над моим рабочим процессом со стороны программы. От этого инструмента не поступает инструкций, как хранить информацию и управлять ею, или точных указаний о способах привязки данных к календарю или списку дел. Мне всегда нравилось углубляться в детали, поэтому я рада, что могу организовать данные в Evernote в точном соответствии со своими желаниями. Мне также нравится возможность автоматизировать некоторые процедуры сохранения данных и встраивать календарь и полезные утилиты в Evernote. Evernote — превосходный инструмент для поиска, упорядочения и повторного просмотра статей и других ресурсов, сохраненных для использования в будущем.

Важное достоинство OneNote в том, что инструмент, очевидно, предназначен для совместной работы. Теги, с помощью которых можно связать информацию с действиями, функции для работы с общими записными книжками и даже иерархическая структура записных книжек — все направлено на создание информационного пула, ориентированного на общее использование. В сущности, OneNote — явный предвестник движения Microsoft к коллективной работе как стандартному режиму управления информацией.

Выбор между этими инструментами беспроигрышный. С помощью обеих программ вы превратите свое информационное хранилище в отлично организованный, часто обновляемый и всегда полезный ресурс.

Купить номер с этой статьей в PDF