Недавно мой рабочий Macbook любезно сообщил о нескольких обновлениях, и я не задумываясь установила их, обновив операционную систему до El Capitan.

К сожалению, у новой операционной системы не все гладко с запуском продуктов Microsoft Office. В данном случае речь идет не об Office 2016, поэтому я воспользовалась Outlook 2011. Вернее, не воспользовалась, из-за одной прОоблемы, над которой сейчас работают специалисты в Редмонде.

К сожалению, я вовремя не попросила ИТ-подразделение предоставить мне внешний жесткий диск для хранения собственных резервных копий, поэтому не смогла отменить обновление. Я решила для себя, что единственными цифровыми активами, хранящимися на рабочем компьютере, будут сообщения электронной почты, относящиеся к работе. И меня не особенно волновала опасность их потери до того дня, когда произошла эта неприятность.

В результате я больше не могла загрузить классический клиент электронной почты, и потому весь день работала с интерфейсом Outlook Web App. Я не новичок в работе с почтовыми веб-клиентами, поскольку пользовалась Gmail для личной переписки в течение десяти лет. Но я редко углуб—лялась в веб-интерфейс Outlook, потому что вполне была довольна классическим клиентом. За шесть часов работы в новых условиях у меня сформировался новый взгляд на проблемы, с которыми нам предстоит столкнуться, если, как предсказывают, мы все переместимся в «облачный» мобильный мир.

Ниже перечислены самые существенные, на мой взгляд, различия в управлении электронной почтой.

  • В классическом клиентском прило­же­нии проще щелкнуть и открыть несколько сообщений одновременно. Взаимодействие с программным обеспечением выглядит более «осязаемым», если так можно выразиться. В клиенте электронной почты проще перетаскивать что-либо и изменять размеры сообщений.
  • Пользователи веб-приложения как бы возвращаются в 2002 год. Это понятно: зачем нужно чистое веб-приложение, если есть «облачные» решения, такие как Office365, которые, в сущности, выполняют те же задачи удаленного управления? Но невольно возникает ощущение путешествия во времени.
  • Не хочу никого обманывать: мне очень нравится календарь Outlook Web App. Я использую функцию календаря в Outlook, чтобы выделить отрезки времени для различных редакционных задач или для напоминания о подготовке к совещаниям, а веб-интерфейс очень прост и удобен для взаимодействия по сравнению, например, с календарем Google. Он также упрощен по сравнению с классическим приложением, в нем намного удобнее назначать встречи, добавлять напоминания и отмечать повторяющиеся события.

Единственный недостаток, на который я могу пожаловаться, — метод рассылки напоминаний в Outlook Web App. В моем классическом Outlook каждое напоминание представляет собой маленький желтый всплывающий элемент, просто присутствующий на экране, пока ему не уделят внимания, и это отличный способ перехода от одной задачи к другой. В веб-приложении напоминания всплывают в окне Outlook (это удобно, только если вы все время находитесь в нем ) и выдается звуковой сигнал. Однако помните, что сигнал трудно услышать, если одновременно играет музыка или воспроизводится потоковое мультимедиа.

Услышав слабый писк, я отметила, что использую Slack для связи с коллегами, и система оповещений Slack на рабочем столе превосходна: небольшое окно всплывает с таким звуком, как будто взревели двигатели команды Dyson. Это маленькое окно не такое настойчивое, как у классического клиента Outlook, но все же привлекает внимание. Почему нельзя сделать то же самое в приложении Outlook for Web? Напоминание должно быть таким, чтобы наверняка обратить внимание пользователя.

Я убедилась, что хранение почтовых сообщений на жестком диске не для меня. Как пользователь Inbox Zero (скорее Inbox 0.5), я обычно стараюсь прочитать сообщение один раз, а затем обработать его, удалить или отправить в архивную папку. Если в разговор добавляется элемент (то есть мне отвечают), соответствующее сообщение возвращается в почтовый ящик «Входящие». В противном случае оно ожидает в архивной папке, и, если потребуется, я найду его с помощью удобных инструментов поиска Outlook.

Из-за особенностей организации и обслуживания нашей корпоративной электронной почты ИТ-подразделением пользователи имеют «постоянную» управляемую папку, предназначенную специально для сообщений бухгалтерии, юрис­консультов, отдела кадров и сотрудников, которые нужно сохранить для справочных целей, но в остальном не стоит рассчитывать, что сотрудники ИТ-отдела будут архивировать ваши локальные почтовые папки. Я их не обвиняю: у некоторых пользователей скапливаются гигабайты сообщений, которые они никогда не прочитают повторно.

В результате сейчас мой «архив» мне в основном недоступен: классическое приложение Outlook застряло в старой системе, поэтому я не могу посмотреть свою папку, а, поскольку мой архив был локальной папкой, он не открывается в веб-приложении. Ситуацию нельзя назвать аварийной, но она напоминает о необходимости добавить несколько пунктов в список задач по обслуживанию: быстро просмотреть архив, чтобы убедиться в отсутствии в нем критически важных данных, которые могут потребоваться в будущем, а затем найти способ выполнить внешнее резервное копирование архива и организовать автоматическое архивирование каждого нового сообщения где-нибудь вне моего жесткого диска. Поскольку я имею дело с клиентским приложением на компьютере (а не «облачной» службой), нельзя просто применить рецепт If This Then That («если это, значит, то»). Но я уверена, что мне удастся найти какой-нибудь работоспособный инструмент.

Преимущество переключения между клиентами состоит в том, что я могу использовать удобные функции одного, чтобы улучшить рабочее взаимодействие с другим.

Например, приложение Outlook Web App в моей компании использует «интеллектуальную» папку для всех непрочитанных сообщений. Мне это удобно, особенно потому, что я предпочитаю держать всю нужную информацию в одном месте. Всего несколькими щелчками мыши мне удалось создать интеллектуальную папку для непрочтенной почты в моем классическом приложении, прежде чем снова произошел сбой.

Посмотрим, уцелеет ли эта папка, если все программы на моем компьютере вновь будут функционировать исправно. Если нет, то не составляет труда воссоздать ее в классическом клиентском приложении Outlook:

  1. Перейти в папку, которой нужно управлять. В этом случае я щелкну почтовый ящик «Входящие».
  2. В правом верхнем углу главного окна Outlook щелкнуть поле поиска. Затем щелкнуть значок Advanced («Дополнительно») в правой части экрана.
  3. Непосредственно над почтовым ящиком «Входящие» всплывает фильтр, и вы можете выбрать Read Status («Состояние чтения»), а затем Unread («Непрочтенные»).
  4. Нажмите кнопку Save («Сохра­нить») и назначьте папке имя. Она появится в вашем списке интеллектуальных папок.

Конечно, в оптимальном сценарии использования интеллектуальные папки и параметры должны быть идеально синхронизированы как в «облачной» службе, так и в классическом клиентском приложении. Когда я знакомилась с инструментами в Office 2016 на планшете Surface, обнаружилась одна особенность: взаимодействие с пользователем, настроенное один раз, воспроизводится и на других устройствах.

Надо сказать, что различия между веб-приложениями и классическими приложениями заставили меня высоко оценить возможности тестирования, выходящие за обычные рамки. Надеюсь, что всеобъемлющее взаимодействие будет стимулировать поиск новых способов эффективной работы.

Купить номер с этой статьей в PDF