Один из вопросов, которые чаще всего задают мне администраторы клиента Office 365 в сети Microsoft IT Pro Network, касается использования групп Office 365 или Yammer. Следует ли задействовать их, чтобы помочь пользователям организовать более эффективную совместную работу. На этот вопрос в рамках одной статьи ответить нелегко, однако он безусловно заслуживает рассмотрения.

Я не отношусь к энтузиастам Yammer и уже писал о путанице, возникшей между Yammer и группами Office 365. Пользователи постоянно задают недоуменные вопросы, особенно в сети Microsoft Office 365 IT Pro Network (на основе Yammer), где клиенты Office 365 спрашивают представителей Microsoft об оптимальных способах развертывания решения для совместной работы групп. Акцент Microsoft для корпоративных социальных сетей в Office 365, похоже, сделан на Yammer (https://www.youtube.com/watch? v=MdBqXZah0o4&feature=youtu.be), но в последнее время о группах Office 365 тоже много говорят. Чему следует отдать предпочтение: Yammer или группам?

Клиентам Office 365 предоставляется широкий набор функций, обеспечивающий потребности бизнеса. Но иногда пользователи упорно стараются сосредоточиться всего на одном инструменте. Я не разделяю точку зрения тех, кто верит, что инструмент коллективной работы, такой как Yammer, может заменить электронную почту в качестве главного средства взаимодействия. Однако многие действительно придерживаются такого мнения.

Я обратил внимание на рецензию на группы Office 365 (http://www.eweek.com/enterprise-apps/microsoft-makes-office-2016-collaboration-a-group-effort.html), опубликованную в EWeek после выпуска Office 2016, в которой утверждалось, что группы представляют собой «компонент для обмена информацией и коллективного взаимодействия на основе идей Yammer». На самом же деле группы Office 365 гораздо ближе к классическому сочетанию групп рассылки Exchange и общедоступной папки.

Скажем прямо, Yammer не являет собой ничего нового (Notes-11 и VAX Notes существовали и 30 лет назад и предоставляли в основном ту же функцию, хотя и на зеленом экране). Yammer вовсе не последнее слово в технологии взаимодействия и совместной работы. Интерфейс программы не так уж хорош, а функции соответствия, в отличие от Office 365, слабы или вообще отсутствуют: обсуждения, как и текстовые беседы, закрыты для eDiscovery. Кроме того, очень трудно взаимодействовать с Yammer с использованием различных учетных записей, например участвовать в одной сети с рабочей учетной записью, а в другой — с личной учетной записью. Но несмотря на эти недостатки, Yammer безусловно представляет собой разновидность широковещательной связи «всем постам», очень полезную и хорошо приспособленную для некоторых ситуаций, в частности обсуждения проблем между компаниями. Внутри Office 365 предусмотрены другие инструменты для сотрудничества, лучше приспособленные к иным способам связи между пользователями.

Электронная почта остается основным средством прямого межличностного общения, особенно между компаниями, в которых электронная почта давно заняла место факса, телекса и телеграфа.

Веб-узлы группы SharePoint больше всего подходят пользователям, которым необходимо совместно работать с документами. Опытный эксперт SharePoint может организовать сложные рабочие процессы для управления потоком документов от инициализации до публикации.

Я считаю, что группы Office 365 — оптимальный выбор для малых групп, требующих различных видов связи, в том числе обсуждений, календаря, заметок и документов. То обстоятельство, что группы Office 365 поддерживаются в Outlook 2016, дает им еще одно преимущество перед Yammer, которое старательно игнорируется в Outlook. Действительно, учитывая, что Outlook и Outlook Web App — клиенты для групп Office 365, можно утверждать, что «группы Outlook» (которые используются для мобильных приложений) — более удачное название.

Однако помимо преимуществ всем методам взаимодействия свойственны свои недостатки. К сожалению, репутация и эффективность электронной почты пострадали от вредоносных программ и спама. Чрезмерное количество сообщений, порождаемое синдромом «ответить всем», и другие ошибки пользователей могут привести к катастрофическому захламлению почтовых ящиков. Такие инструменты, как Clutter (https://redmondassociates.sharepoint.com/Projects/Blog%20Posts/windowsitpro.com/blog/faq-answers-common-office-365-clutter-questions), помогут лучше контролировать папки входящих сообщений почтовых ящиков, но одни пользователи применяют их более умело, чем другие.

Веб-узлы группы SharePoint прекрасно подходят для управления документами, но слабы в других аспектах взаимодействия. Компания Microsoft пытается решить проблему, включив обсуждения Yammer для документов, выдаваемых Delve пользователям.

Группы Office 365 — совсем новый продукт; он быстро развивается благодаря устранению пробелов функциональности и увеличению значения групп в масштабах службы. Некоторые поразительные изъяны функциональности (например, невозможность удалить запись в разговоре) должны быть обязательно устранены. Еще одна проблема — невозможность вставлять документы в библиотеки, принадлежащие к закрытым группам, при поиске соответствий требованиям. Надеемся, в скором времени эти недостатки будут устранены.

Что же в итоге? Очевидно, что не бывает единственно верного ответа для любой задачи взаимодействия, хотя поставщикам различных инструментов хотелось бы убедить в этом потребителей. Поэтому самое важное — выбрать оптимальный инструмент для задачи. Я полагаю, что:

  • все клиенты Office 365 могут использовать электронную почту, чтобы поддерживать связь как внутри, так и вне компании;
  • для клиентов, знакомых с электронной почтой и Outlook, группы Office 365 будут естественной основой для совместной работы при численности группы до тысячи пользователей;
  • некоторые клиенты предпочтут сайты группы SharePoint, особенно если их потребности ориентированы в основном на документы;
  • чем выше численность пользователей у клиента, тем полезнее Yammer для размещения больших, сравнительно малоструктурированных обсуждений любых тем. Чтобы понять, насколько эффективен Yammer для организации обсуждений, присоединяйтесь к сети Microsoft Office 365 IT Network (https://www.yammer.com/itpronetwork/#/threads/inGroup?type=in_group&feedId=3903866) и следите за развитием дискуссии.

Культура компании неизбежно повлияет на выбор. Нет сомнений, что Yammer очень полезен для некоторых компаний, но нет причин полагать, что он удачно встроится в экосистему всех остальных. В зависимости от особенностей работы в настоящее время, компания может предпочесть группы Office 365 в качестве основы для командной работы. Как отмечалось выше, если пользователи рассматривают Outlook как центральный элемент своей профессиональной деятельности, то внедрение групп — гораздо более удобный метод, чем развертывание Yammer, просто потому, что в Outlook 2016 группы стали естественным расширением привычного стиля работы сотрудников.

С другой стороны, вполне возможно, что молодые компании более открыты для использования Yammer вместо электронной почты, может быть потому, что у сотрудников еще не появились устоявшиеся (а в некоторых случаях и устаревшие) рабочие привычки. Также известны примеры, когда крупные компании успешно интегрируют Yammer в набор инструментов, предоставляемых сотрудникам для повышения эффективности работы.

Из всего сказанного можно сделать очевидный вывод: используйте оптимальный инструмент для выполнения работы. Ответ не всегда лежит на поверхности, но можно смело утверждать, что это не всегда Yammer. Ориентация всего лишь на один инструмент и отказ от остальных ограничивает ваши возможности, а это всегда плохо.

Использование локально установленных решений гораздо проще, потому что ни группы Office 365, ни Yammer недоступны. Электронная почта и веб-узлы группы SharePoint отмечают пределы возможного.

Некоторые справедливо заметили, что Microsoft уделила много внимания группам Office 365 на конференции Ignite. Думаю, причина просто в том, что это была первая возможность объяснить назначение групп потребителям, и она никак не указывает на неизбежный закат Yammer.

Сомневаюсь, что можно прийти к определенному результату в споре о лучшем инструменте для совместной работы, поскольку трудно себе представить, каким образом какой-либо один инструмент может удовлетворить разнообразные нужды всех компаний. Поэтому отрадно сознавать, что Microsoft совершенствует различные приложения в составе Office 365. Вам остается лишь сделать выбор.

Купить номер с этой статьей в PDF