Когда специалисты компании принимали решение, я скептически воспринял запрет удалять элементы из папки Deleted Items («Удаленные»), действующий в Exchange Online. Но после некоторых размышлений я пришел к выводу, что, возможно, это правильное решение с точки зрения бизнеса, так как в результате повышается качество обслуживания большинства клиентов. Кроме того, решение может быть верным и с технической стороны, даже несмотря на наличие иных путей. Я по-прежнему от него не в восторге, но могу примириться с огромным количеством мусора, который копится в почтовых ящиках пользователей по всему миру. Разве не для того существуют гигантские почтовые ящики?

С тех пор как Microsoft объявила о прекращении очистки папки Deleted Items в Office 365, я стал свидетелем нескольких интересных дискуссий. Объявление, сделанное 20 февраля (http://blogs.office.com/2015/02/20/extended-email-retention-deleted-items-office-365/), стало началом 28-дневного периода подготовки к реализации. Как раз сейчас в почтовом ящике Exchange Online начинают накапливаться удаленные элементы.

Спустя почти год изначально не понравившееся мне решение по-прежнему вызывает сомнения, но я понимаю, почему оно было принято. В сущности, это превосходный пример решения, принятого ради выгоды большинства пользователей. Это большинство состоит из многочисленных малых предприятий, использующих Office 365, основная часть которых мало озабочена режимом соответствия требованиям. Меньшинство составляют крупные корпорации, которым, как правило, очень важно, как хранится и управляется их электронная почта.

Однако звонок в службу поддержки от небольшой фирмы причиняет Microsoft такое же беспокойство, как и обращение от крупного предприятия. Это утверждение не совсем соответствует истине, так как крупные компании часто пользуются поддержкой технического консультанта, который при необходимости может привлечь дополнительные ресурсы. И все же, оценивая число обращений, связанных с определенной проблемой, вы в первую очередь сосредоточиваетесь на мерах, необходимых для уменьшения частоты жалоб.

Как выясняется, многие мелкие клиенты сталкиваются с проблемами при удалении сообщений, обнаруживая, что Exchange Online ранее уже удалил эти элементы. Похоже, многие пользователи обрабатывают сообщения в почтовом ящике «Входящие», удаляя элементы, не представляющие интереса или не требующие немедленной реакции (очень полезной должна оказаться функция Clutter). Возможно, возникновению этой привычки способствовали мобильные клиенты с функцией управления жестами: «проведите пальцем, чтобы удалить». В любом случае в папку Deleted Items («Удаленные») попадает очень много элементов, которые пользователи впоследствии пытаются отыскать.

При использовании старого метода помощник для управляемых папок очищает папку Deleted Items от элементов, хранящихся более 30 дней. Эти элементы можно восстановить в течение следующих 14 дней, но если кто-то удаляет элемент и пытается найти его спустя 45 дней, то его ждет разочарование. Обратитесь в службу поддержки Microsoft, и разочарование станет еще более глубоким, когда выяснится, что элемент удален из базы данных и вернуть его невозможно.

Инженеры Microsoft мудро решили, что лучше всего просто хранить сообщения в папке Deleted Items столько времени, сколько хочет пользователь. Их логика такова: этот подход не повредит никому, поскольку ничего из почтового ящика не удаляется и пользователи сохраняют контроль над своими данными. Это действительно так, но я по-прежнему считаю данный подход непродуманным, так как у пользователей возникает соблазн хранить разнообразный мусор, который следовало бы немедленно удалять из почтовых ящиков. Однако размер почтовых ящиков сегодня так велик, что в Office 365 подобная небрежность вполне допустима. Ведь большинство современных пользователей не отличается аккуратностью в сортировке писем.

Это приводит к тому, что сообщения постоянно накапливаются, а папка Deleted Items растет. Я подсчитал, что спустя год в моей папке Deleted Items будет больше миллиона лишних элементов, но мне объяснили, что я отношусь к категории пользователей, составляющей всего 1%, и потому меня можно игнорировать. По данным источников в Microsoft, большинство пользователей Office 365 удаляет всего 1000 элементов в год.

В гибридной среде необходимо составить план действий на случай перемещения увеличенных папок Deleted Items из Exchange Online на локальные серверы. Помощнику для управляемых папок, выполняемому на серверах Exchange 2010, Exchange 2013 и Exchange 2016, ничего не известно о желании вечно сохранять удаленные элементы, поэтому беспорядок будет аккуратно устранен — после перемещения почтовых ящиков. Это может не понравиться пользователям, привыкшим хранить все сообщения.

Решить проблему более длительного хранения удаленных элементов можно было бы другим способом. Не составляет труда продлить период хранения сообщений с тегом Deleted Item с 30 дней до 90 или даже 365 дней. Недостаток такого подхода в том, что изменение тега заставит помощник для управляемых папок заново проверить почтовые ящики, чтобы изменить указанный срок хранения элементов. Это немалый объем работы для почтовых серверов Exchange Online. Кроме того, будут затронуты другие политики сохранения, использующие стандартный тег хранения, поэтому данная идея представляется не самой лучшей.

Вероятно, более удачным техническим решением было бы увеличение периода хранения удаленных элементов. Это время, в течение которого элементы можно восстановить из папки Recoverable Items («Элементы с возможностью восстановления») с помощью функции Recover Deleted Items («Восстановить удаленные элементы»), доступной в Outlook и Outlook Web App. Длительность этого периода по умолчанию составляет 14 дней, и администратор может увеличить его до 30 дней. Этот период можно расширить до 365 дней без влияния на помощник для управляемых папок и увеличения нагрузки на серверы. Но есть один недостаток: функция восстановления удаленных элементов не отличается удобством для пользователей, а мысль о поиске чего-то нужного среди десятков тысяч восстанавливаемых элементов не слишком привлекательна. Кроме того, пользователи, работающие в основном с мобильными клиентами, не смогут восстановить элементы, так как эта функция недоступна ни в одном из известных мне мобильных клиентов. Для сравнения, папка Deleted Items предусмотрена в любом мобильном клиенте.

Многие задаются вопросом, не будет ли потерян контроль при перемещении рабочей нагрузки в «облако». Его не обойти, потому что контроль действительно в значительной мере теряется. Это один из примеров изменений, которые удобны большинству, но, возможно, не подходят именно вам. В целом выбор Microsoft оптимален. Мне он не по душе, но, по крайней мере, данное изменение легко отменить. Я благодарен компании за это.

Купить номер с этой статьей в PDF