Главное новшество Office 2016 вовсе не возможность строить шесть новых диаграмм в Excel. На самом деле главное — это набор программных инструментов, способных изменить психологию сотрудника на рабочем месте.

Вот что рассказал об этом Шон Вилларон, менеджер программы группы партнеров PowerPoint:

«Целью первой версии Office было составить набор инструментов для отдельного пользователя, чтобы повысить индивидуальную производительность. Это была «моя» работа, «я» что-то сделал, «я» создал. Результатом стали 20-30 лет роста индивидуальной производительности. С выпуском 2016 начинается переход от личной продуктивности к коллективной».

Мне удалось побеседовать с Виллароном на эту тему. Предлагаю вашему вниманию фрагменты его интервью.

Как вы определяете типы взаимодействия, которые воспринимаются сотрудниками как полезные, в отличие от методов, вызывающих раздражение?

Наиболее яркий пример — PowerPoint. Если посмотреть на PowerPoint 2013, то при возникновении конфликта объединения через довольно сложную последовательность действий в пользовательском интерфейсе мы передаем вам контроль над разрешением конфликта. Это сделано потому, что технически мы можем передать полномочия нашим клиентам. Получаемые отзывы показывают, что предоставленные им возможности слишком широки. Поэтому в версии 2016 пользовательский интерфейс разрешения конфликтов в PowerPoint сильно упрощен. Как выяснилось, клиентам не нужна вся полнота функций.

Когда ваша группа обдумывала, как будет организована совместная работа, вы обработали отклики пользователей предыдущих версий Office, определили функции инструментов, а затем обратились за новыми откликами?

Мы пригласили клиентов для проверки целесообразности функций и наблюдали за ними. Важно отметить, что мы широко используем собственные продукты, и вы можете представить себе презентации для руководителей, проводимые в компании Microsoft. Мы подготовили тысячи презентаций и получили очень ценные отзывы.

Итак, вы рассматриваете рабочий процесс как привязку всех данных к конкретному пользователю, а не только к устройству или платформе?

Да. И еще мы учитываем, что в течение дня сотрудники меняют устройства и переходят между платформами. Мы должны предоставить согласованный, качественный способ взаимодействия со всеми этими устройствами, на всех платформах.

Какими навыками необходимо овладеть пользователям для работы с такими программными продуктами?

Решающее значение имеет психологический настрой при переходе от личной работы к коллективной. Важность отдельного работника в коллективе снижается. Сотрудники начинают понимать, что результаты будут лучше, если наладить партнерские отношения с членами команды.

При общении с клиентами обнажается разница между поколениями. Молодые сотрудники, с которыми мне приходилось общаться, более восприимчивы к новшествам. Для них естественно работать в условиях полной публичности. Вливающиеся в команду новички настроены на коллективное взаимодействие.

Внутри компании мы перешли с трехлетнего цикла выпуска Office на ежемесячные выпуски. При этом мы пережили немало волнений: под силу ли нам такое? Мы не знаем всех ответов. Мы просто собираемся сделать шаг вперед и узнать наши возможности. То же самое с коллективным взаимодействием на рабочем месте. Нужна вера, что у команды есть общая цель. Здесь вступают в силу социальные нормы.

Появятся ли всплывающие подсказки или руководства пользователя, разъясняющие сотрудникам, как взаимодействовать с другими пользователями? Всплывающие напоминания о коллегах, с которыми установлены отношения взаимодействия?

Очень удачный повод перейти к Delve. Я работаю с двумя группами, в Калифорнии и в штате Вашингтон. Калифорнийская группа работает с PowerPoint, мои ребята в Редмонде готовят графику. Понятно, что графика и PowerPoint перекрывают друг друга. Недавно, работая с Delve, я обратил внимание, что один из менеджеров программ в Калифорнии работал над функциями ввода рукописных данных и один из менеджеров программ в Редмонде занимался функциями ввода рукописных данных. И только благодаря открывшейся в Delve информации мне удалось свести их вместе, убедив не дублировать усилия. Такие события будут происходить все чаще, и сотрудники будут заинтересованы в том, чтобы показать коллегам свою работу.

Delve еще помогает более точно сформулировать, над чем работает каждый член коллектива и между кем установлены связи. Это весьма мощный инструмент управления, верно?

Давайте посмотрим на Groups. В ходе наших исследований мы обнаружили три типа выполнения работ. В одном случае сотрудник составляет документ и на этом завершает работу. Во втором случае документ создается совместно группой людей — мы готовим документ и завершаем работу. И третий тип: группа людей готовит серию документов в течение определенного периода. В результате возникла новая концепция, именуемая Group («Группа»). Вы можете связать пользователей с группой, она может содержать общие разговоры, иметь общее место для хранения документов. Известно, что группы чрезвычайно динамичны, сотрудники присоединяются и выбывают, поэтому им требуется удобное место для взаимодействия, независимо от того, кто присоединяется и выбывает.

В Delve учтены особенности групп, поэтому при регистрации в Delve вы спрашиваете о событиях, происходящих в ваших группах, о которых вам нужно знать.

Итак, вооружившись таким инструментом, как Groups или Delve, можно наконец избавиться от длинных цепочек сообщений электронной почты, к которым пользователи присоединяются после четвертого сообщения и просят ввести их в курс дела, а потом, спустя еще тридцать сообщений, обнаруживается восемь различных вложений, дважды исправленных?

С групп следует начать, так как они позволяют сотрудникам присоединяться к разговорам позже, и есть одно место, чтобы просмотреть все уже проведенные разговоры и присоединиться к ним. Также хотелось бы отметить современные вложения, которые размещаются в «облаке» и могут управляться локально. Мы применяли их в своей компании в течение года. Таким образом удается уменьшить размер почтового ящика и сократить число повторных вложений измененных файлов. Это новшество в большей степени, чем любое другое, отразилось на внутреннем рабочем процессе компании.

Что происходит, когда кто-нибудь покидает группу? Теряют ли такие сотрудники доступ к работе, в которой они участвовали?

Группа привязана к определенным учетным данным. Доступ сохраняется, пока кто-нибудь явно не удалит вас.

Можно ли загружать материалы локально?

По умолчанию у сотрудников есть такая возможность, но в механизме управления корпоративными данными предусмотрены средства защиты.

Каким образом пользователи узнают о технологиях защиты данных, которые разрешают или запрещают загружать файлы?

Думаю, мы будем искать способ открыть эти чрезвычайно важные и мощные функции всем пользователям.

Существует ли при сохранении данных в «облаке» контрольный список или напоминание для пользователей, переключающихся в автономный режим? Какие меры предусмотрены для производительной работы при отсутствии постоянного соединения?

Полагаю, возможности улучшить уведомления для «облачных» документов существуют. Могу сказать, что мы стараемся как можно шире использовать сведения о последних использованных файлах. Документ, открываемый из «облака», направляется в кэш, именуемый кэшем документов Office. Поэтому, запуская Word в автономном режиме, обратитесь к списку последних выбиравшихся файлов и найдите нужный документ. Копия этого документа будет открыта в локальном кэше. Вы сможете редактировать документ, и изменения будут записаны в кэш документов. При следующем подключении к сети будет предпринята попытка передать вашу копию документа на сервер. Мы постараемся согласовать все копии.

Вы говорили об отношениях с клиентами и мне хотелось бы вернуться к теме конфликта культур. Каким образом вы собираетесь способствовать внедрению Office 2016 в широкой аудитории: просто надеетесь, что пользователи будут постепенно привлекать друг друга, потому что так работать удобнее? Или планируете активно убеждать пользователей? В сущности, вы предлагаете людям изменить подход с «моя работа принадлежит мне» на «моя работа — часть более крупного целого». Каким образом вы помогаете психологической перестройке клиентов?

Мы рассчитываем на силу примеров эффективной групповой работы с документами и современной продуктивности. О наших ориентирах в эволюции бизнеса можно судить по Sway. Sway — приложение для построения совместной работы с нуля, предназначенное для работы в Интернете и коллективного взаимодействия. На самом деле это современный способ организации взаимодействия. Очень важно, как быстро удастся убедить пользователей, что есть более эффективные способы работы. Социальное взаимодействие и совместный доступ к данным — фундамент будущего.

Для успешной работы в мире коллективной продуктивности нужно охотно делиться данными, быть открытым и с энтузиазмом работать в коллективе. У открытости много преимуществ, надо только не сдерживать людей и не возводить стен. Сотрудники будут работать более эффективно, будут принимать оптимальные решения, работать быстрее. И влияние каждого из них на бизнес будет возрастать.

Купить номер с этой статьей в PDF