Новый компонент Office 365 Clutter, несомненно, вызывает растерянность у многих пользователей. Возможно, одна из причин в том, что Clutter представляет собой «черный ящик», то есть вся обработка выполняется скрыто от глаз, в «облаке». Если пользователь не видит, что происходит, недоумение вполне объяснимо. В данной статье приводятся ответы на самые распространенные вопросы об этом продукте, которые мне приходилось слышать.

Появление в Office 365 нового компонента Clutter в ноябре 2014 года породило не только множество вопросов у пользователей, но и горячую дискуссию с участием группы разработчиков Exchange в сети IT Pro Network (https://www.yammer.com/itpronetwork/#/threads/company? type=general). Не свидетельствует ли реализация Clutter о том, что машины приобрели слишком большое влияние на нашу жизнь? Не исключено. Однако Clutter — очень аккуратный и наблюдательный помощник, который прилежно отслеживает, как вы обрабатываете электронную почту в ящике «Входящие», а затем пытается воспроизвести ваши действия, удалив бесполезные сообщения и привлекая внимание к важным элементам. Конечно, как и любого помощника, Clutter необходимо обучить, и, как все хорошие помощники, этот компонент должен учитывать персональные предпочтения человека, которому он помогает.

Согласно исследованиям Mimecast в 2012 году (http://www.businessnewsdaily.com/2640-work-email.html), только 14% сообщений, поступающих в почтовые ящики пользователей, очень важны для бизнеса (показатели для вашей компании могут быть иными).

Пока Clutter развертывается для англоязычных клиентов, оформивших подписку на программу раннего доступа к Office 365 (https://support.office.com/en-us/article/Office-365-release-programs-3b3adfa4-1777-4ff0-b606-fb8732101f47). Однако в скором времени Clutter будет развернут в масштабах всего Office 365 и будет доступен любому клиенту с планом E3 и выше, в том числе «Для бизнеса расширенный» (http://office.microsoft.com/en-gb/office-365-business-premium-FX103037625.aspx).

В Outlook Web App (OWA) предусмотрена возможность отмечать сообщения для перенаправления в Clutter. Является ли OWA единственным клиентом? Нет. Это естественное предположение, так как Clutter включается через OWA и сегодня OWA — единственный клиент, в интерфейсе которого пользователи могут отмечать сообщения, которые должны быть отправлены в Clutter (или те, которые в конечном итоге оказываются в Clutter, но не должны быть там). Clutter — компонент Exchange, и решение о том, какие сообщения следует перенаправить в папку Clutter, принимается на сервере.

Outlook 2016 также поддерживает параметр Move to Clutter.

Пользователи «сигнализируют» Clutter, являются ли те или иные сообщения важными (и должны остаться в ящике «Входящие») или не очень важными и, следовательно, кандидатами на отправку в Clutter. Любой клиент, подключающийся к Exchange, — Outlook 2013 и преды­дущие версии, ActiveSync (iOS, Android, Windows Phone), IMAP или OWA for Devices, может использоваться для обучения Clutter. Например, перемещение объекта из ящика «Входящие» в папку Clutter — явное указание на то, что похожие сообщения должны обрабатываться аналогично. Немедленное удаление сообщения после появления в ящике «Входящие» — еще один сигнал, как и игнорирование сообщения, долгое время остающегося непрочитанным. Есть небольшая проблема с клиентами ActiveSync, так как они отмечают сообщения как прочитанные перед удалением, но в итоге она благополучно разрешается. С другой стороны, ответ на сообщение определенного пользователя — позитивный сигнал, указывающий, что такой объект должен оставаться в ящике «Входящие».

Какие еще сигналы используются Clutter для анализа сообщений? Большая часть сведений извлекается из активности пользователей, но учитываются и некоторые параметры среды. Простой пример — использование организационной структуры в Active Directory (если она заполнена). В частности, сообщение от вашего начальника, вероятно, представляет для вас интерес, поэтому ему назначается иной приоритет, чем сообщениям от других пользователей. Однако действия пользователей представляют собой лучшие сигналы. Прочтение сообщения — полезное событие, отмечаемое Clutter, но только если пользователь открывает сообщение. То обстоятельство, что статус сообщения меняется с Unread («Не прочитано») на Read («Прочитано»), так как оно отображалось в области просмотра Outlook более 15 секунд, не представляет интереса.

Начнет ли Clutter функционировать немедленно? Да, после того как он будет активирован для почтового ящика. Но требуется время, чтобы собрать достаточное количество сигналов для обучения Clutter. Вы можете ускорить процесс обучения, вручную перемещая объекты в папку Clutter или отмечая сообщения как Clutter (но только с использованием OWA). Clutter будет обучаться на ваших действиях и повторять их применительно к новым сообщениям. Чем больше сообщений отмечено или перемещено, тем больше данных для анализа у Clutter и тем быстрее программа разберется, как вы обрабатываете почтовые сообщения. Может потребоваться отследить пару сотен сообщений, прежде чем Clutter станет действительно полезным.

Теперь о том, какие элементы администрирования существуют для Clutter. Начиная с июня 2015 года Clutter автоматически включается для всех почтовых ящиков. Пользователи могут включить или отключить Clutter для своих почтовых ящиков через раздел Automatic processing («Автоматическая обработка») параметров OWA. Администра­торы могут запустить команду Set-Clutter для включения или отключения Clutter для выбранного почтового ящика:

# Disable Clutter processing for a mailbox
Set-Clutter -Identity MailboxId
   -Enable $False
# Check that it's done
Get-Clutter -Identity MailboxID | Format-List

Кроме того, Clutter применяется только к почтовым ящикам пользователя. Компонент не работает с общими почтовыми ящиками и почтовыми ящиками группы.

Какие объекты попадают в папку Clutter? Ответ простой: любые сообщения, определенные Clutter как неважные в соответствии с пониманием ваших приоритетов. Однако на практике выбор объектов различен для каждого пользователя, так как все мы обрабатываем сообщения в папке «Входящие» по-разному. Некоторые, как я, удаляют множество сообщений, не читая, в зависимости от темы и нескольких первых строк, отображаемых в клиенте. Многие пользователи аккуратно распределяют сообщения по папкам. Некоторые обращаются к папке «Входящие» от случая к случаю (например, когда кто-то скажет им о появлении важного сообщения). Clutter нужно обучить вашим привычкам, и лишь после этого программа может быть полезна. Поэтому ей нужно помочь, отмечая сообщения как Clutter и отслеживая результаты (выясняя, какие объекты попадают в Clutter), по крайней мере, в течение недели. На экране 1 показан произвольный набор сообщений, которые попали в мою папку Clutter в прошлую субботу. Полагаю, ни одно из этих сообщений не требует немедленного внимания.

 

Сообщения в папке Clutter
Описание

Если говорить о том, кому нужен Clutter, то программа не принесет особой пользы тем, кто получает ежедневно небольшое число писем. Во-первых, пользователю проще обрабатывать не объемную папку «Входящие». А во-вторых, Clutter не сможет собрать достаточно информации, чтобы принять правильное решение. Clutter полезнее всего тем, кто получает ежедневно более ста сообщений и привык оставлять их в папке «Входящие». Если вы обрабатываете электронные письма сразу после получения, удаляя или перенося их в подходящую папку, то выгоды Clutter невелики. То же относится к пользователям, привыкшим оставлять сообщения в папке «Входящие», отслеживая задачи с помощью статуса «прочитано/не прочитано», что может запутать Clutter.

Программисты Microsoft работают над способами, позволяющими выявить пользователей, которые получат максимальную выгоду от Clutter, и информировать их о доступной функции. Может быть, им будет направляться письмо от Office 365 с описанием принципов работы Clutter и приглашением опробовать программу.

Следует ли кому-то избегать Clutter? Переход к автоматической обработке электронной почты связан с некоторым риском ошибок при анализе важных сообщений. Для большинства пользователей, думаю, риск невелик, но надо признать, что сотрудники, имеющие дело с конфиденциальной или срочной информацией, могут пропустить сообщение, требующее рассмотрения в определенный срок. Поэтому самые важные почтовые ящики все-таки должны проверять люди, а не компьютеры.

Возможно, Clutter кому-то категорически не подходит? В большинство почтовых ящиков попадает много «мусора», и Clutter эффективно отфильтрует его. Однако необходимо, чтобы «мусор» все же присутствовал в почтовом потоке, иначе программа не сможет научиться распознавать бесполезные для пользователя сообщения. Если вы никогда не подписывались на почтовые рассылки или сотрудничаете с компанией, рассылающей маркетинговые материалы, то, возможно, ваша почта целиком состоит из полезных сообщений. Трудно сказать точно, но, похоже, Clutter необходимо 10-15% «мусора», чтобы научиться различать важные и бесполезные сообщения для конкретного пользователя.

Мешают ли правила работе Clutter? В определенной степени да, но правила — очень своеобразный механизм, предназначенный для выполнения специфических действий над сообщениями определенных типов. Например, многие пользователи задействуют правила для перемещения сообщений из определенных списков рассылки в набор папок, по одной для каждого списка. Такая обработка совершенно не мешает Clutter, ведь он задуман как общий фильтр для почтовых сообщений, которые в противном случае попали бы в папку «Входящие». Важно отметить, что правила имеют приоритет перед Clutter, поэтому любое действие, предпринимаемое в соответствии с правилом для перемещения сообщения из папки «Входящие», не позволит Clutter обработать сообщение. Другое отличие — гораздо более широкий диапазон действий, доступный при использовании правил. Clutter просто перемещает не представляющие интереса сообщения в папку, где они ожидают внимания пользователя (если у него найдется время для просмотра маловажных сообщений).

Отключить некоторые правила — хороший способ начать обучение Clutter, поскольку сообщения, ранее перенаправлявшиеся правилами, отображаются в папке «Входящие» и могут быть перемещены или отмечены. Также полезно почистить коллекцию правил, накопленную за годы.

Следует подчеркнуть, что Clutter не является лишь еще одним средством обработки нежелательной почты. Решение отметить сообщение как нежелательное принимается на основе огромной коллекции известного спама, собранной Microsoft за длительное время. Работа по определению и классификации характеристик спама из новой почты продолжается, но принимаемые решения носят общий характер и применяются ко всем сообщениям. Clutter — персонализированный инструмент, так как машина получает сигналы от владельца почтового ящика и использует их, чтобы решить, следует ли переместить сообщение в папку Clutter. Входящие сообщения обрабатываются в следующем порядке:

  1. Удалите нежелательную почту, так как спам может быть опасен и должен быть вычищен в первую очередь.
  2. Приведите правила для почтового ящика на серверной стороне в соответствие явным действиям, необходимым владельцу почтового ящика.
  3. Используйте Clutter для фильтрации остального содержимого папки «Входящие».

Clutter доступен в Office 365, а как обстоит дело в локальных экземплярах Exchange? Представители Microsoft заявили, что Clutter не появится в следующей версии Exchange, выпуск которой ожидается в конце 2016 года. Дело в том, что, как объяснил менеджер по маркетингу Exchange Брайан Ширс, необходим быстрый отклик для машинного обучения Clutter, что невозможно при локальном развертывании. Кроме того, требуются дополнительные ресурсы сервера, что повлияет на размеры локального сервера.

Что касается гибридной среды, то Clutter работает в ней, но обучение осуществляется только для «облачных» почтовых ящиков. Clutter прекращает обработку входящих сообщений, если почтовый ящик перемещается из «облака» в локальное хранилище, и возобновляет ее, когда почтовый ящик перемещается из локального хранилища в «облако».

Обработку сообщений программой Clutter при желании можно остановить. Любое сообщение, обработанное правилом, игнорируется Clutter, поэтому, если вы хотите всегда доставлять какие-то сообщения в папку «Входящие», можно создать соответствующее правило.

Теперь переходим к политикам хранения и соответствию нормативным актам. Папка Clutter стала одной из папок стандартного набора («Входящие», «Календарь», «Отправленные» и т. д.), для которой можно определить тег хранения папки в политике хранения. Подробные инструкции, как создать подходящий тег хранения, можно найти в статье «Решение Clutter: эксклюзивно для системы Office 365» (опубликованной в Windows IT Pro/RE № 7 за 2015 год). Обратите внимание, что, поскольку папка Clutter стала стандартной, ее нельзя удалить из почтового ящика (хотя в некоторых старых клиентах можно попробовать это сделать).

Если подключить Outlook к нескольким почтовым ящикам Office 365, все ли они будут одинаково обрабатываться Clutter? Этот компонент работает с индивидуальными почтовыми ящиками и сигналами, полученными в результате действий, совершаемых в данном почтовом ящике. Outlook позволяет отображать папки Clutter из нескольких учетных записей в «Избранном» и добавит SMTP-адрес для учетной записи, чтобы отличить каждую папку.

Иногда пользователи спрашивают, почему сообщения Clutter по-прежнему отображаются в представлении Unread Mail («Непрочи­танная почта») Outlook. Да, досадно видеть, что все ненужные сообщения, для удаления которых вы обучали Clutter, появляются непосредственно в верхней части представления. Однако нужно понимать, что стандартное представление Unread Mail — это фильтр, применяемый для показа непрочитанных сообщений изо всех папок в почтовом ящике. Элементы Clutter отображаются вверху представления и впереди сообщений из папки «Входящие» (Inbox), потому что «C» стоит впереди «I» в алфавите. В любом случае, вы можете изменить папку поиска для удаления Clutter следующим образом.

  • Выберите папку поиска Unread Mail.
  • Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Customize this Search Folder («Настроить эту папку поиска»).
  • Нажмите кнопку Browse («Про­смотр»), чтобы выбрать папку, которую нужно включить.
  • Снимите флажок у папки верхнего уровня (корневой папки почтового ящика), а затем выберите любые папки, которые нужно включить (см. экран 2). Вы можете включить только папку «Входящие», но если есть правила, перенаправляющие некоторые входящие сообщения в определенные папки, следует охватить и эти папки. Я использую подключаемый модуль TwinBox для Outlook (http://www.techhit.com/TwInbox/twitter_plugin_outlook.html) для получения новых сообщений из Twitter, поэтому расширил свой набор папок.
  • Нажмите OK, чтобы завершить обновление представления.

 

Выбор папки для выполнения поиска
Экран 2. Выбор папки для выполнения поиска

Что делать с сообщениями, попадающими в Clutter? У каждого пользователя свой подход. Я заглядываю в папку Clutter один раз в день, чтобы проверить, нет ли в ней интересных сообщений и не следует ли переместить какие-нибудь письма в папку «Входящие». Но в большинстве случаев я выделяю все сообщения и удаляю их. В Outlook это действие занимает несколько секунд. В Outlook Web App для этой цели есть удобная кнопка Delete All («Удалить все»). Если вам недосуг заниматься сообщениями в папке Clutter, просто оставьте их, пока они не будут удалены помощником для управляемых папок в соответствии с политикой хранения, назначенной для почтового ящика.

Многие спрашивают, является ли Clutter аналогом функции Sweep службы Outlook.com. И да, и нет. В обоих случаях реализована одна концепция удаления незначительных сообщений из папки «Входящие». Но используются различные методы, и Clutter — более передовой инструмент благодаря применению алгоритмов машинного обучения и анализа информации о поведении пользователя при принятии решений. Другое важное отличие заключается в том, что Sweep очищает почтовый ящик после того, как сообщения прибыли, а Clutter обслуживает папку «Входящие» по мере появления сообщений.

Возможно, Declutter был бы более удачным названием для этого компонента. Но выбирал не я.

Можно ли настроить уведомления Clutter? Да, можно (см. статью о функциях управления Clutter (http://www.osp.ru/win2000/2015/07/13046428/) в июльском номере журнала).

Если говорить о том, что представляют собой сводки Clutter, то программа с помощью этих специальных сообщений информирует пользователей о действиях, выполняемых от их лица. Такие уведомления поступают, когда Clutter обнаруживает новый тип сообщений. Цель уведомлений — дополнительно убедиться, что ни одно важное сообщение не удалено Clutter. Отключить эти уведомления нельзя.

Можно ли выяснить причины, по которым Clutter относит те или иные сообщения к разряду неважных? В основе функционирования Clutter лежат сигналы, полученные от пользователя. Эти сигналы хранятся в почтовом ящике как элементы программного интерфейса MAPI, связанные с папками — folder associated items (FAI) — и не имеют значения для пользователя, но важны для Clutter. Вы можете выполнить действия, описанные в публикации Глена Скейлза, имеющего звание Exchange MVP (http://gsexdev.blogspot.ie/2015/04/clutter-threshold-and-probability.html), чтобы открыть два новых свойства MAPI для Outlook. Порог Clutter указывает вероятность (в процентах), которая должна быть назначена сообщению, прежде чем оно будет перемещено в Clutter, а вероятность Clutter отражает расчетное значение.

Надеюсь, эта статья поможет вам понять принципы работы Clutter. Как в случае с каждой новой функцией, потребуется время, чтобы привыкнуть и действительно с пользой применять эту программу. Уделите время, чтобы обучить ее своим предпочтениям, и, думаю, вы не пожалеете.

Купить номер с этой статьей в PDF