Некоторые компании почему-то совсем не используют профиль MySite в SharePoint. Большинство же из тех, кто работает с профилем, применяют его, не меняя настроек, установленных по умолчанию. Между тем недостаточно широкая аудитория пользователей и скептическое отношение со стороны руководства мешают дальнейшему внедрению инструмента, который мог бы быть чрезвычайно полезным для бизнеса.

В то же время существуют компании, которые тщательно настраивают MySite для удовлетворения своих рабочих потребностей. Так, недавно совместно с клиентами мы обсуждали, каким образом с помощью MySite можно удовлетворить конкретные пожелания, высказанные сотрудниками в беседах и в процессе тестирования. На приведенном в статье экране показан простой образец.

 

Пример профиля SharePoint
Экран. Пример профиля SharePoint

Позволю себе привести несколько замечаний и наблюдений относительно этого подхода.

  • Можно увидеть, какой объем работы остался до завершения профиля, что стимулирует усилия, направленные на завершение.
  • Видны рекомендации других сотрудников и групп, которыми можно руководствоваться.
  • Здесь отображаются заработанные обладателем профиля оценки. Однако они могут появляться везде, где другие пользователи встречают мое (в данном случае) имя.
  • Можно увидеть, кто в компании просматривает мой профиль.

Источником этого подхода стали беседы с пользователями и тестирование удобства применения. Это пример того, что можно сделать с SharePoint, если администратор готов прислушаться к пользователям и выполнить соответствующие настройки. Клиент хочет реализовать преимущества профиля в своей среде SharePoint 2010.

Одна из проблем, с которыми приходится сталкиваться чаще всего, возникает, когда руководство компании запрещает использовать в профиле фотографию не с официального пропуска сотрудника. Однако сотрудники предпочитают другие изображения, не похожие на унылые снимки из досье службы безопасности.

Это административная проблема той же природы, что и злоупотребление электронной почтой. Если такие проблемы возникают, их следует обсуждать с сотрудниками компании. Руководители должны выделить время для периодического контроля профилей подчиненных.

Многое зависит от уровня доверия. Если руководство поощряет творчество, самостоятельность и инициативу, то углубление доверия — шаг в правильном направлении. Разрешить сотрудникам опубликовать фотографию по их выбору — жест, демонстрирующий веру в их способность принимать самостоятельные решения. Компания по-прежнему будет определять рекомендации и проводить периодические проверки. Но, по крайней мере, вы сделали шаг к более прозрачной среде.

Еще один вопрос — следует ли использовать оценки. При продуманном и планомерном применении они могут быть довольно удачным средством поощрения.

Недостаточно просто придумать несколько оценок и раздавать их. Нужно определить цели и критерии присвоения оценок, а затем организовать процессы, реализующие эти критерии.

Необходимо также определить места в интерфейсе SharePoint, где отображаются оценки. Очевидные места — рядом с именами пользователей в результатах поиска и веб-канале активности. Не столь очевидный вариант — область контактов в программе обмена сообщениями (например, Lync).

Приведу примеры некоторых типов оценок.

  • Лучший комментатор: на основе комментаторской активности на всем сайте.
  • Лучший профиль: на основе процента завершенности профиля (аналогично All Star в LinkedIn).
  • Эксперт: присваивается на основе сертификации для определенной тематической области.
  • Участник: на основе активности в масштабах всего цифрового рабочего места или его части.
  • Сотрудник: на основе активности и вклада в сообщество или групповое пространство; может присваиваться всей группе.
  • Новатор: на основе показателей, полученных в результате сбора, оценки, приоритизации и отслеживания новых идей.

Совершенствуйте профиль, дополняя его возможностями, привычными для пользователей таких приложений, как LinkedIn и Facebook. В частности, очень полезна была бы возможность для сотрудников находить коллег, не зная их имен.

Купить номер с этой статьей в PDF