Реклама

Я до сих пор не понимаю, как решения Office 365 Groups и Yammer сочетаются в стратегии взаимодействия компании Microsoft. Недавно я озвучил ряд вопросов, которые у меня возникают в связи с использованием Yammer, а теперь пришло время пролить свет на недостатки, скрытые в Groups. Мне по-прежнему нравится это решение, но оно могло быть гораздо лучше.

В одной из своих статей я отмечал, что, на мой взгляд, решения Office 365 Groups и Yammer решают одни и те же задачи, хотя и разными способами, и это могло быть воспринято как чрезмерная критика службы Yammer. Однако в конце концов я пришел к выводу, что разработчики Microsoft стараются вплетать нити программных средств для совместной работы в общую ткань решения Office 365. Надеюсь, что в рамках этой работы будут исправлены некоторые известные недостатки групп в Office 365. Очевидно, что эти недостатки существуют по двум причинам. Во-первых, компания Microsoft традиционно была намного сильнее в разработке механизмов, ориентированных на пользователя, нежели в окончательной доработке решений с дополнительными функциями управления. Другими словами, вы можете использовать программное обеспечение, но не ждите возможности управлять протекающими процессами. Тот, кто сомневается в справедливости этого утверждения, пусть задумается о том, что в системе Exchange до сих пор, спустя 20 лет после начала разработки, отсутствуют полноценные механизмы отчетности. А про общие папки и говорить нечего… Во-вторых, похоже, что группы системы Office 365 были предоставлены подписчикам в никуда не годном виде. Отсутствовали не только функции управления — в наборе стандартных функций наблюдались «пустоты», и вдобавок к этому существовала проблема безопасности, которую необходимо было решить, чтобы обеспечить надлежащий доступ к библиотекам документов, организованных в системе SharePoint и содержащих общие файлы групп. Хотя не все эти особенности упоминаются в недавно вышедшем техническом документе от производителя «An end-to-end experience with Groups» (www.microsoft.com/en-us/download/confirmation.aspx?id=45873), это нормально, потому что данный документ должен рассказывать о том, как следует использовать группы с точки зрения компании Microsoft.

С другой стороны, мне могут возразить, что быстрый подход к разработке, который сегодня используется для «облачных» платформ, позволяет расширять функциональность на регулярной основе. Только на этой неделе компания Microsoft обновила группы Office 365, добавив общую записную книжку OneNote к каждой группе (функция сейчас доступна для владельцев подписки First Release). Мне нравится это дополнение, так как я считаю, что общая записная книжка — отличный способ фиксировать идеи и основные вопросы, подлежащие обсуждению членами группы.

Так или иначе, я задумался о том, что необходимо сделать для того, чтобы группы Office 365 больше подходили крупным предприятиям, а современные группы могли заменить некоторые обычные группы рассылки и послужить точкой опоры для совместной работы внутри групп, которая в конечном итоге вытеснит использование общих папок. Предлагаю вашему вниманию свой список недостатков и возможных улучшений.

Отсутствует поддержка для внешних пользователей. Как ни странно, внешние пользователи могут посылать по электронной почте материалы для группы, но не могут быть добавлены в группу (или подписаны на нее). Многие группы рассылки содержат почтовые контакты лишь для того, чтобы охватить пользователей, которые принадлежат к той же компании, но используют другую систему электронной почты.

Недостаточно средств управления созданием новых групп. Например, отсутствует эквивалент политики именования групп, контролирующей, какие имена присваиваются группам рассылки, созданным пользователями. В системе SharePoint не предусмотрены механизмы управления, позволяющие контролировать сайты, в которых содержатся библиотеки документов. Крупные предприятия стараются все контролировать, особенно когда в библиотеках групп может храниться конфиденциальная информация. Также было бы неплохо иметь доступ к некоторым отчетам, описывающим, что происходит внутри групп, например сколько членов в каждой из них, какие группы используются, а какие нет, сколько информации накапливается в группах, используются ли календари и библиотеки документов или все сводится к обычному общению и т. д.

Кроме того, я считаю неприемлемым возникновение ситуации, при которой пользователи смогут создавать группы, не запрашивая разрешения. Все это предпосылки для возникновения анархии, подобной той, которая имела место, когда впервые появились общие папки и администраторы не понимали, что они должны контролировать создание папок. Именно по этой причине некоторые компании все еще борются сегодня с иерархиями, содержащими тысячи ненужных и неиспользуемых папок — наследием, с которым, как правило, сталкиваются, только когда приходит время перейти от общих папок старой формации к современным общим папкам. Да, вы можете создать политику почтовых ящиков OWA, чтобы ограничить круг пользователей, которым разрешено формировать группы, но не разумнее было бы ограничить создание с самого начала, вместо того чтобы впоследствии столкнуться с необходимостью «прикрыть дверь»?

Отсутствуют средства миграции для перемещения в современные группы архивов групп рассылки, встроенных в общие папки. Кроме того, отсутствуют средства миграции для перемещения в современные группы общих календарей или контактов, обнаруженных в общих папках. Было бы неплохо, если бы набор функций службы Mailbox Replication Service (MRS) был расширен и давал возможность выполнять такие сценарии.

Отсутствуют средства миграции для преобразования групп рассылки в современные группы. Я признаю, что преобразование одной группы — это теоретически простая операция. Другое дело, когда речь идет о вложенных группах, или группах, которые содержат почтовые контакты и общие папки, или динамических группах рассылки. Но если компания Microsoft хочет избавиться от привычки использовать группы рассылки для общения, то необходим какой-то способ, позволяющий изменить вектор работы. И, кстати, современные группы не могут выступать в качестве субъектов безопасности, поэтому они не в состоянии заменить группы безопасности с поддержкой электронной почты. Возможно, современные группы смогут играть эту роль в будущем.

Нельзя вложить одну современную группу внутрь другой. Я понимаю, что это несколько необычно, но, учитывая, что пользователи создают структуры вложенных групп рассылки, не захотят ли они вкладывать друг в друга современные группы? Очень может быть!

Затруднения возникают, когда файлы, хранящиеся в библиотеках документов, используемых частными группами, недоступны для поиска. Я слышал, что это связано с известной проблемой механизма разрешений, которая сейчас решается, но на данный момент документы, хранящиеся в библиотеках групп, не могут быть найдены даже с помощью приложения Delve. Кроме того, они остаются невидимыми для поисковых запросов eDiscovery, что является значительным недостатком с точки зрения любой стратегии соответствия.

Нельзя применять политики хранения Exchange к почтовым ящикам групп. Беседы и элементы календаря будут продолжать накапливаться, пока кто-то не вспомнит о том, чтобы очистить их. Это означает, что они будут оставаться нетронутыми определенный промежуток времени.

Каталог групп не может быть масштабирован. Приятно видеть красивые логотипы групп, но я бы предпочел иметь удобные средства поиска, которые позволят мне найти группы, куда мне было бы интересно вступить (или способные обнаружить интересную информацию в беседах, календарях и файлах по всем группам). Частные группы могут быть исключены из поиска, но я бы хотел иметь возможность выполнять поиск по общим группам.

Взаимодействие с локальной системой Exchange. Ни одна из локальных версий системы Exchange ничего не знает о группах Office 365 Groups. Локальные пользователи вправе участвовать в групповых беседах по электронной почте, но эти пользователи не могут использовать общий календарь или общую библиотеку документов. И поскольку такой тип объекта, как почтовый ящик группы, неизвестен для локальных развертываний, трудно представить, как эти группы могут использоваться в гибридной среде. Это очевидная брешь, которую необходимо закрыть в ближайшем будущем.

В моем списке есть и другие пункты, такие как расширение механизма управления PowerShell для групп, более высокая детализация для доступа к файлам в библиотеке документов (например, чтобы члены групп могли читать, но не редактировать файлы), и т. д. Однако эти факты вторичны по отношению к вопросам, упомянутым выше.

Отсутствие названных функций говорит о том, что перед нами решение, которое было выпущено в незавершенной, но при этом пригодной к эксплуатации форме. Я использую группы Office 365 каждый день, работая над проектами, и нахожу, что они функционируют сейчас довольно хорошо, но с недостатками сталкиваться досадно.

Купить номер с этой статьей в PDF