В последнее время мне регулярно приходится обсуждать темы, связанные с Office 365, вероятно потому, что в этой области происходит много нового. Возьмем, например, Office 365 Groups, разновидность традиционных групп рассылки. Этот инструмент записывает беседы, поддерживает общий календарь и обеспечивает обмен файлами между членами группы. Файлы сохраняет SharePoint, но при этом кажется, что задействовано интернет-хранилище OneDrive для бизнеса. Такое впечатление возникает только благодаря применяемым программным механизмам.

В состав нового компонента Office 365 Groups входит Files, библиотека для хранения документов, интересующих членов группы. Реализация Files не обошлась без ошибок, и я получил много критических откликов после публикации статьи на эту тему. Читателям не понравился мой взгляд на OneDrive для бизнеса. Вероятно, в этом была моя вина, мне следовало поближе познакомиться с OneDrive и уточнить сведения о реализации.

Технология в OneDrive для бизнеса основана на старой технологии Groove, приобретенной компанией Microsoft в 2005 году, когда Рэй Оззи пришел в компанию, заняв пост главного программного архитектора. Я знаком с Groove, так как компания Compaq пыталась использовать это решение для управления общим доступом к файлам на удаленных рабочих станциях в 2000-2002 годах. Технология Groove обеспечивала высокий уровень защищенности связи между клиентом и сервером.

К сожалению, как и многие другие технологии, Groove обогнала свое время, и проект в конечном итоге был свернут из-за слишком высоких требований со стороны программы к ресурсам компьютеров и сети (в то время подключения выполнялись в основном по телефонным линиям). Следует отдать должное компании Groove Networks: ее специалисты продолжали работу и решили множество проблем, в частности обеспечили надежную синхронизацию изменений в файлах Office, но программа оставалась слишком большой и ресурсоемкой для обычного мобильного пользователя.

 

Учитывая, что основное назначение Groove — обмен файлами внутри рабочей группы, неудивительно, что компания Microsoft встроила технологию в SharePoint, где ее функции синхронизации представлены в клиенте синхронизации OneDrive для бизнеса (http://support.microsoft.com/kb/2903984).

По информации Microsoft, OneDrive для бизнеса (https://support.office.com/client/What-is-OneDrive-for-Business-187f90af-056f-47c0-9656-cc0ddca7fdc2) позволит пользователям «обновлять файлы и обмениваться ими из любого места и работать с документами Office одновременно с другими пользователями». По виду все то же, что и Files для Office 365 Groups, но с гораздо более широким охватом, когда файлы — лишь часть картины совместного доступа в Groups. Кроме того, поддерживаются цепочки обсуждений и общие календари. Но учитывая в основном одинаковое (по крайней мере, на бумаге) назначение двух компонентов, логично предположить, что OneDrive для бизнеса является фундаментом функции Files в Office 365 Groups.

В OneDrive для бизнеса для хранения данных используется SharePoint. Элементы, управляемые OneDrive для бизнеса, хранятся в специальных библиотеках документов в персональном семействе веб-сайтов пользователей (http://technet.microsoft.com/en-us/library/dn167720%28v=office.15%29.aspx). SharePoint также поддерживает библиотеки документов (используемых, например, в почтовых ящиках сайта Exchange 2013). Различие состоит в том, что библиотеки документов, используемые OneDrive для бизнеса, настроены для синхронизации.

Но, похоже, в мире SharePoint нет простых вещей. При более глубоком изучении мы обнаружили, что библиотека документов, созданная при организации новой группы, размещается в семействе веб-сайтов скрытого контента, связанном с группой (специалисты по Exchange могут дальше не читать).

Таким образом группа, которая в Active Directory представляет собой пользовательский объект с включенной поддержкой почтового ящика, располагает собственной библиотекой документов, общей для всех членов группы. Когда файл передается в библиотеку документов группы, разрешения автоматически назначаются таким образом, чтобы все члены группы могли видеть содержимое. Проверка разрешений выполняется, когда пользователь запрашивает доступ к файлу. В ходе проверки определяется, является ли этот пользователь в данный момент членом группы. Если группа открыта для общего доступа, то каждый желающий может получить доступ к файлам в библиотеке документов.

Это еще не все. Предпринята попытка предоставить пользователям, которые обращаются к библиотеке документов группы, унифицированное представление документов, с которыми они могут работать. Некоторые документы персональные, а некоторые принадлежат группе. Выход удается найти, программным путем создавая настраиваемую веб-страницу для формирования удаленного представления всех файлов в семействе веб-сайтов скрытого контента, связанного с группой. Веб-страница представляется через OneDrive для бизнеса (отсюда имя на вкладке браузера). На странице представлены некоторые специфические пользовательские функции, такие как папки сайтов Site Folders и Shared with Me, наряду с файлами, совместно используемыми членами группы и дополнительными элементами интерфейса для взаимодействия пользователей с другими группами.

 

Программные механизмы библиотек документов Office 365 Groups

URL-адрес Files для группы Office 365 выглядит примерно так: https://domain-my.sharepoint.com/personal/domain_org/_layouts/15/GroupDocuments.aspx?GroupId=33b07753%2Defc6%2D47f5%2D90b5%2D13bef01e25a6&GroupSiteUrl=https%3A%2F%2Fdomain%2Esharepoint%2Ecom%2Fsites%2FAskHR. Это дает некоторое представление о работе, выполненной внутренними механизмами по подготовке унифицированного представления... Кроме того, отсюда можно сделать вывод, что библиотеки документов не хранятся в My Site.

Библиотеки документов группы не отличаются такой же глубиной в области управления документами, как аналогичные библиотеки в обычных сайтах группы SharePoint: функции регистрации и контроля использования документов отсутствуют; не отслеживается история версий, поскольку поддерживается единственная версия, и нельзя присоединить рабочий процесс. Но эти недостатки не имеют большого значения. Намерением разработчиков было предоставить репозитарий для обмена документами между членами группы. Если требуется что-то более глубокое или сложное, то всегда можно создать библиотеку документов в сайтах группы и предоставить пользователям возможность управлять своими документами в нем.

Описанный подход может показаться сложным, но я уверен, что он оправдан для SharePoint. Как известно, с помощью программных решений можно представлять данные многими способами. Компания Microsoft решила задачу интеграции персональных и общих файлов, создав унифицированное представление, связанное с OneDrive для бизнеса.

Скрытые семейства веб-сайтов, используемые для библиотек документов групп, невидимы для администраторов SharePoint. Однако используемое пространство учитывается в счет хранилища SharePoint Online (1 Тбайт) клиента (http://blogs.office.com/2014/03/14/sharepoint-online-announces-1tb-site-collections-and-unlimited-tenant-storage-scale/). Некоторые считают, что Microsoft следует открыть информацию о пространстве, занимаемом группами, чтобы этими сайтами можно было управлять, как любыми другими. Требование справедливо, но при этом вероятны, например, проблемы при создании группы с таким же именем, как у существующего сайта. Насколько мне известно, сейчас специалисты компании работают над исправлением этого недостатка.

Конечно, существуют проблемы роста, которые будут решены в ближайшие несколько месяцев, когда Microsoft получит отклики от клиентов, использующих новые функции. Я сам использую Groups для работы, и мне нравится этот инструмент, несмотря на отсутствие полной картины взаимодействия всех компонентов.

Купить номер с этой статьей в PDF