Авторы: Альфия Мухамедова, Глеб Халевин

Приступая к очередной проверке, аудиторы зачастую сталкиваются с такой ситуацией, когда решение одной проблемы только усугубляет другую. Как обеспечить выполнение аудита в срок и при этом гарантировать доступность представителей аудируемой области? Как при получении неполной информации (в том числе по причине сжатых сроков и недоступности нужных людей) сделать обоснованные выводы об аудируемой области? Как обработать большой объем данных, полученных в ходе обследования, при ограниченности ресурсов группы по аудиту?

Альфия Мухамедова
Альфия Мухамедова – руководитель отдела бизнес-проектирования и анализа компании ICL Services

Аудиторы оказываются перед непростым выбором в пользу решения или снижения влияния хотя бы части этого ряда проблем. В ICL Services нашли простой и эффективный способ преодоления решение сложностей в работе современного аудитора. Речь пойдет об использовании методики process mining в аудитах бизнес-процессов и ИТ-аудите.

 

Что такое process mining?

Методика process mining позволяет получить знания о бизнес-процессе при помощи обработки данных о событиях процесса, регистрируемых в автоматизированных системах. К примеру, если ваши менеджеры по продажам работают в системе класса CRM и фиксируют в ней этапы взаимодействия с клиентами от поступления первого запроса и до успешной сделки, то достаточно только выгрузить историю взаимодействия из системы. А по этим данным уже можно восстановить реальную картину процесса от начала до конца, быстро получить статистику по скорости заключения сделок, загрузке персонала и другим важным показателям. Глубина истории и объем данных могут быть практически любыми: можно и проанализировать единичные сделки, и разбить по категориям, и взглянуть на общую картину процесса.

Эксперты ICL Services также имеют возможность визуализировать процесс с помощью основанной на подходе process mining услуги PRO\Зрение. Она помогает быстро и с минимальными затратами выяснить, как на самом деле протекает процесс, опираясь на объективные свидетельства – те самые данные о событиях процесса.

Визуализированный с помощью услуги PRO\зрение процесс

Рисунок 1. Визуализированный с помощью услуги PRO\зрение процесс
Стрелки указывают на переходы между событиями процесса, подписи — на количество записей, совершивших данный переход, и среднее время перехода в часах (приведено в скобках). Таким образом, можно выявить узкие места процесса, наиболее загруженные этапы, несанкционированные переходы, циклы и возвраты.

Использование process mining позволяет:

  1. Снять ограничения по выборке анализируемых данных.
  2. Повысить объективность и обоснованность выводов.
  3. Существенно сократить время, которое аудиторы проводят на интервью.

Повторим еще раз, для этого достаточно только подготовить к автоматическому анализу данные о событиях процесса.

 

Преимущества process mining в реальных проектах

Глеб Халевин
Глеб Халевин - руководитель группы внутреннего аудита компании ICL Services

«Process Mining применяется нами в качестве инструмента экспресс-диагностики проблем, возникающих в процессах предоставления услуг ИТ-аутсорсинга и в аудитах внутренних бизнес-процессов», — отмечает Айгуль Вербеерен, руководитель службы организационного развития ICL Services и эксперт в сфере Business Process Management.

Вот каких результатов нам удалось добиться, используя process mining в аудитах.

  • Мы проводим аудит в условиях недоступности представителей аудируемой области и в сжатые сроки. Например, вместо встреч с пятью исполнителями и одним менеджером процесса нам достаточно было провести часовое интервью только с менеджером процесса. Вся информация о действиях исполнителя получена при помощи process mining. Мы сэкономили пять часов на интервью и порядка трех часов на регистрации и обработке полученных данных.
  • Аудит процесса с использованием инструментов process mining по трудоемкости в среднем меньше на 15-20%, чем традиционный аудит, за счет сокращения затрат на изучение информации о процессе (изучение логов инцидентов и изменений, восстановление схемы реально протекающего процесса). Экономия трудозатрат позволила нам расширить программу аудитов на 1-2 аудируемые области в год.
  • Повышается авторитет аудиторского заключения. Апеллировать к данным из систем трудно, поэтому сокращается количество контраргументов и замечаний к выводам аудитов. При этом практика показывает, что отмечается интерес со стороны представителей аудируемой области к проведению аудита с применением process mining (появляется потребность проверять дополнительные области на регулярной основе).

 

Какие дополнительные преимущества получены благодаря использованию process mining

  1. 100%-ная выборка. Часто количество записей процесса исчисляется десятками тысяч. Теперь мы можем проанализировать их все, не ограничивая себя репрезентативной выборкой. Современные инструменты практически не имеют лимита по объему анализируемых данных.
  2. Визуализация. Безусловно, сделать качественные выводы можно на основе подготовленных статистических данных, но благодаря process mining анализируемый процесс становится более прозрачным, а выводы подкрепляются наглядной информацией. Некоторые инструменты предусматривают динамическую визуализацию, когда картина процесса предстает перед вами как на ладони: вы буквально играете в игру «Найди 10 отличий», сравнивая ее с диаграммой процесса из регламента. Благодаря этому аудиторские заключения воспринимаются быстрее и точнее, отчет становится более наглядным.
  3. Возможности классификации. Как следствие использования 100%-ной выборки, найденные отклонения можно классифицировать более точно: был ли это единичный случай – process mining найдет отклонение, даже если оно одно на сотню тысяч, — закономерность или недокументированная договоренность.
  4. Также можно проверить не только исполнение регламента, но и корректность настроек системы автоматизации процесса, и ответить на вопрос:– обеспечивает ли наша система исполнение регламента процесса? Легко установить, функционируют ли точки контроля выполнения процесса или же процесс может выполняться с нарушением регламента.

 

Ложка дегтя в бочке меда

Увы, иногда встречаются и неразрешимые проблемы, которые создают сложности для использования инструментов process mining в аудите, например:

  1. Ограничения в данных или доступе к данным из имеющихся учетных систем.
  2. Отсутствие исторической хронологии или возможность скорректировать ее.
  3. Недостатки архитектуры системы автоматизации, вследствие чего журнал событий выгружается неимоверными усилиями, или данные плохо структурированы и малопригодны для анализа, или же требуется много времени на их подготовку.
  4. Процесс совсем не автоматизирован.

Во всех перечисленных случаях следует применять традиционные методы аудита.

К счастью, в век информационных технологий аудиторы имеют возможность использовать большой арсенал инструментов. Даже при имеющихся недостатках они помогают и повысить качество аудита, и увеличить количество проводимых проверок. Такие инструменты, как process mining, позволяют меньше отвлекать представителей аудируемой области от выполнения своих задач, делать выводы аудита более наглядными и основательными и существенно облегчить труд аудитора.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями