Инструмент интегрального управления портфелями

Во многих организациях сейчас используются специальные инструменты для работы с проектами, однако большинство таких систем не позволяют увидеть «за деревьями лес», проанализировав портфель в целом. Решение HP Project and Portfolio Management призвано устранить этот недостаток.

Количество проектов, выполняемых в компаниях, неуклонно растет, и своевременное выявление отклонений по их параметрам становится необходимым для принятия взвешенных управленческих решений. Прозрачность портфеля, получение аналитических данных в реальном времени, возможность анализа различных срезов информации — все это позволяет компании добиваться большей эффективности. Однако в реальности проектный офис сталкивается со множеством сложных задач, требующих одновременно контроля и принятия корректирующих воздействий:

• инициация проектов — сложный процесс анализа запросов и имеющихся ресурсов;
• мониторинг текущих проектов — комплексный или выборочный анализ по исключениям и набору правил для выявления отклонений;
• управление ресурсами, вовлеченными в проект;
• управление финансами проекта — ведение бюджета в разрезе статей, принятых в компании, распределение затрат на капитальные и операционные, управленческая отчетность;
• выстраивание коммуникаций — организация взаимодействия внутри проектных команд, между проектными командами, с акционерами и т.п.

Требования к управлению проектами

Как правило, проекты инициируются по запросу, исходящих от бизнес-подразделений компании, от партнеров, клиентов и др. Для компании важно отслеживать входящие запросы на проекты, анализировать и категоризировать их, правильно выстраивать коммуникации с целью выбора наиболее приоритетных запросов и их реализации в качестве проектов.

Управление ресурсами. Эта деятельность складывается из многих составляющих. В первую очередь это процесс планирования ресурсов, который может реализовываться по-разному в зависимости от уровня зрелости компании — от назначения конкретных исполнителей на задачи без детального анализа загрузки до запроса бизнес-ролей требуемой квалификации у владельцев ресурсов. Контроль загрузки, управление исключениями, перебрасывание ресурсов с проекта на проект при изменении сроков, важности, бюджета и других характеристик — все это позволяет оптимизировать использование ресурсов, вовлеченных в проекты.

Распределенная совместная работа. Современные проекты, как правило, являются географически распределенными, и все чаще их реализацией занимается виртуальная проектная команда, для работы которой необходимо единое информационное пространство, содержащее всю проектную информацию с разграничением прав доступа, заранее настроенными аналитическими отчетами и др.

Отслеживание взаимоувязанных характеристик проекта. В любой момент по запросу руководства или других управленческих органов необходимо иметь возможность получить информацию по статусам проектов и таким традиционным характеристикам, как сроки (соответствие первоначальному плану, история изменений, соответствие запросам на изменение содержания проекта и др.), бюджет (плановые затраты, освоенный бюджет, финансовые характеристики, прогнозный бюджет на конец проекта), ресурсы (неудовлетворенные потребности, загрузка ресурсов), цели проекта.

В атрибутах проекта, будь то файлы, текстовые поля или списки, должны формулироваться ожидания заказчика. Управление ожиданиями — важная область для проектного менеджера и руководителя проектного офиса. Идеальный вариант – когда заказчик вовлекается в процесс согласования изменения этапов жизненного цикла проекта.

Подчас собрать всю эту информацию воедино с историей изменений и анализом исключений бывает очень сложно; именно в таких случаях окажется полезной единая система.

Единое информационное пространство. Запросы, проекты, операционные задачи — все эти и другие сущности со своими атрибутами, детализацией и связанными файлами образуют огромный массив информации, а если этот массив рассредоточен по различным источникам, то довольно сложно получить целостную картину. Одна из задач проектного офиса — построение единой базы знаний в рамках всего портфеля, что позволит: хранить всю информацию в одном месте; разграничивать права доступа к той или иной информации для различных заинтересованных сторон; адаптировать новых сотрудников к условиям работы в компании; устранить дублирование работ по одному направлению, так как всегда можно проанализировать прежний опыт, в том числе и отчеты о закрытии схожих проектов с перечислением ошибок и недоработок и путей их преодоления; хранить шаблоны (документов, проектных планов, оценочных форм, отчетов и прочее).

Требования к управлению портфелем

Ресурсы и сроки выполнения проектов обычно ограничены, поэтому ясный механизм ранжирования запросов и средства представления информации для различных комитетов, заседаний и других форм принятия коллегиальных решений просто необходимы, если компания хочет иметь сбалансированный по важности и ресурсам портфель проектов.

Следует хранить историю поступивших запросов для анализа исторических трендов, отчетности и более эффективного формирования портфеля на будущие периоды. Кроме того, возможна ситуация, когда появляется дополнительный бюджет и необходимо понять, какой из запросов нужно реализовать в качестве проекта, исходя из его важности, выгодности и других параметров, из которых складывается интегральная оценка приоритета проекта.

Не менее важен бизнес-процесс согласования запросов. В рамках данной процедуры распределяются права и полномочия групп сотрудников по утверждению тех или иных запросов, согласованию изменения статуса запроса и т.д. Если данный процесс поддерживается автоматизированной системой, это должно позволить, во-первых, задавать четкие границы процесса, а во-вторых, всегда знать историю согласования и изменения запроса.

В условиях усложнения проектов и увеличения их количества необходима прозрачность и контролируемость всей информации в портфеле проектов по различным срезам: количество проектов по типам; распределение затрат по типам (операционные/капитальные), по статьям, по центрам финансовой ответственности и др.; анализ сроков; анализ загрузки ресурсов; управление исключениями.

Вся информация в портфеле фактически образует базу знаний по проектам, в которой должна храниться не только актуальная, но и историческая информация.

Важным элементом в управлении портфелем является сценарное планирование, позволяющее анализировать различные сценарии с разными наборами проектов и различными финансовыми оценками проектов для принятия взвешенных решений по созданию сбалансированного портфеля проектов.

При большом количестве проектов, если они тематически и структурно близки друг другу, полезным может оказаться объединение схожих проектов в программы. Программа является обобщением совокупности проектов и позволяет управлять ими на высоком уровне по стандартным параметрам (сроки, бюджет, качество), отслеживать возникающие исключения и при необходимости опускаться на уровень отдельных проектов и анализировать проблемные проекты, вызвавшие отклонения на уровне программы. Программа также позволяет реализовывать права и полномочия групп пользователей при сложной иерархической структуре, которая жестко разграничивает возможные действия сотрудников по каждому проекту и портфелю в целом.

Project and Portfolio Management

HP Project and Portfolio Management (PPM) — интегрированный инструмент управления проектами, программами и портфелем проектов в целом, поддерживающий весь жизненный цикл проекта от возникновения потребности и формирования запроса до оценки экономической эффективности проекта. Система обеспечивает отображение данных в режиме реального времени, что позволяет принимать обоснованные и своевременные управленческие решения (рис. 1).

Понятный механизм построения бизнес-процессов позволяет HP PPM выстроить для каждого типа запроса, проекта и других объектов уникальный рабочий процесс с набором шагов, статусов, утверждающих лиц, почтовыми нотациями и другими характеристиками, включая: набор установленных и согласованных процедур; обязательные документы (создание в рамках проектного управления системы документооборота для обеспечения работы с электронными документами и их отсканированными образами); жесткий механизм разграничения прав и полномочий по утверждению изменения статусов проектов. Система обеспечивает управление всеми сущностями, составляющими портфель проектов в компании, в том числе запросами на проекты, запросами на работы, проектами, активами, операционными задачами и др. Вся эта информация хранится в одном месте и связана между собой; например, если утвержден запрос и инициирован проект, то в запросе будет храниться ссылка на проект, а в проекте — на запрос.

Управление запросами

HP PPM позволяет консолидировать требования, ранжировать их по заданным критериям, задавать приоритеты, создавать различные сценарии сравнения, настраивать утверждающие процедуры для различных типов запросов и требований. Опишем ключевые возможности системы по управлению запросами.

• Заведение запросов авторизованными пользователями в жестко определенном формате, позволяющем соблюсти полноценность данных. Возможна генерация бумажных документов, форма которых установлена регламентом, для подписания и инициации проекта (в случае наличия процедур, требующих подписания твердых копий документов).
• Создание критериев для ранжирования и классификации запросов. Установка определенного набора обязательных полей для различных типов запросов.
• Обзор и анализ поступивших запросов с целью выделения наиболее важных из них и определения дальнейшего типа исполнения в виде проекта или операционной деятельности.
• Анализ планов и затрат по всем запросам.
• Анализ истории поступления запросов по типам.

Таким образом система позволяет создать единое пространство для сбора запросов и требований, их анализа, обработки и реализации согласно внутренним правилам предприятия.

Запросы на проекты и работы, которым необходима обработка в HP PPM, могут инициироваться из системы HelpDesk, в которой на событие о той или иной деятельности может ставиться флаг — указание на то, что данный запрос должен быть отработан в виде проекта. Затем в HP PPM автоматически генерируется запрос на проект, который анализируется в системе, и для него производятся финансовые оценки, заводятся категории, подсчитываются выгоды, риски и определяется ранг. Подобный портфель запросов выносится на обсуждение соответствующего комитета, где принимается решение о запуске или незапуске проекта для реализации соответствующего запроса.

Управление проектами

HP PPM интегрирует традиционные инструменты планирования проекта (календарное и ресурсное планирование, планирование затрат) и средства настройки бизнес-процессов для управления проектами, обеспечивая планирование, выполнение и мониторинг проектов.

Система позволяет настроить бизнес-процессы утверждения перехода проекта с одной стадии на другую. При таком переходе можно сделать определенные поля обязательными — например, если руководитель проекта завершает этап оценки проекта с точки зрения выгод, затрат и других критериев, то обязательным будет наличие документа «Обоснование проекта» и полей, связанных с оценкой проекта (риски, выгоды, значимость и другие). Аналогичным образом можно задать жесткий набор данных, необходимых для закрытия проекта.

Помимо бизнес-процесса можно настроить методологию управления проектами. Конкретные политики создания план-графика, заведения ресурсов, планирования финансов, правил вычисления статуса проекта и т.п. могут быть настроены для каждого типа проектов и для конкретного проекта. Система также позволяет создавать и хранить шаблоны проектных планов. Например, при создании проекта определенного типа (развертывание CRM, строительство офиса и прочее) автоматически будет создаваться проектный план на основе шаблона.

Руководитель проекта и проектная команда обладают классическими средствами планирования проекта в различных разрезах: сроки, ресурсы, деньги. Возможно создание зависимостей между задачами как в рамках одного проекта, так и со связанными задачами из других проектов либо с проектами целиком. HP PPM предлагает множество представлений проектного плана для различного анализа. В случае, если в компании исторически проекты планируются в Microsoft Project, то в HP PPM предлагается встроенная интеграция с клиентом Microsoft Project для более эффективной работы с проектным планом (импорт и экспорт проектного плана из одной системы в другую со всеми атрибутами).

В части планирования финансовых затрат система позволяет реализовать принятые в компании правила разнесения затрат по статьям расходов.

Возможно сохранение копий проектного плана со всеми атрибутами на любую дату для последующего сравнения друг с другом или с текущей версией проектного плана и выявления расхождений. HP PPM предлагает продвинутый механизм управления рисками и запросами на изменение объема работ по проекту.

Система позволяет настраивать информационные страницы с необходимой информацией по состоянию проекта. Страницы могут быть как типовыми, расположенными на личной странице руководителя проектов без возможности редактирования, так и настраиваемыми для нужд конкретного пользователя. Отчетность и мониторинг проекта могут быть реализованы различными способами. Один из примеров — табличная форма, заполняемая раз в неделю и с выведением информации в обобщенный отчет по программам проектов. Возможно создание правил калькуляции общего статуса проекта, исходя из составляющих (уровень рисков, запаздывание в плане-графике и другие параметры).

Управление программами

HP PPM позволяет управлять программами проектов, объединяя проекты в программы по определенным критериям (тип проектов, руководители тех или иных направлений и т.п.). Можно управлять программой как единым целым (рис. 2), обеспечивая планирование, выполнение и мониторинг программы проектов в соответствии с корпоративными требованиями. В программу можно объединять проекты и запросы.

Ключевые возможности управления программами таковы:

• создание и настройка жесткой политики планирования и выполнения программ в компании;
• моделирование бизнес-процессов утверждения программы и перехода программы с одного шага на другой;
• мониторинг статуса программы, анализ рисков и проблем на уровне программы;
• управление изменениями на уровне программы;
• отчетность по ключевым параметрам программы (например, по срокам, ресурсам, типам, рискам, приоритету и др.);
• обобщенный анализ распределения ресурсов, бюджетов и сроков по совокупности проектов.

По сути, к программе проектов применимо описание функциональности проектного управления, так как программа в терминах системы фактически является крупным проектом, но с расширенной возможностью анализа данных.

Управление ресурсами

HP PPM представляет собой единую точку входа для учета, планирования и анализа загрузки ресурсов компании. Все ресурсы компании хранятся в одном репозитории. Решение поддерживает процесс планирования ресурсов, согласования, назначения на задачи и последующий анализ загрузки ресурсов.

В системе обеспечивается хранение всей информации о ресурсах (роль, тип, квалификация, календарь доступности, ставка и пр.), формирование пулов ресурсов, назначение ответственных за пулы ресурсов. Информация о ресурсах может синхронизироваться с текущей системой, в которой хранится подобная информация. Записи о пользователях могут создаваться администратором либо импортироваться из внешней системы, например, сервера LDAP.

С точки зрения управления ресурсами система покрывает весь спектр задач за счет наличия инструмента прогнозирования потребности в ресурсах Staffing Profile и инструмента прогнозирования внутренних ресурсных возможностей Resource Pool. Оба инструмента позволяют найти баланс в управлении ресурсами в рамках всей компании. Возможно создание запросов на ресурсы по бизнес-ролям (программист, финансовый аналитик, консультант) с возможностью определения требуемых навыков.

Система позволяет настроить процесс выделения ресурсов согласно запрошенным критериям авторизованными лицами в рамках своей зоны ответственности (управление пулом ресурсов). Имеются средства разностороннего анализа загрузки ресурсов и потребности в них по различным информационным разрезам: тип ресурса, навыки, принадлежность к пулу ресурсов и по типам задач.

С помощью HP PPM можно реализовать полный цикл управления ресурсами в компании, обеспечивая прозрачный процесс назначения ресурсов, наглядность их распределения и анализ непокрытых потребностей, что позволяет быстро реагировать на текущую ситуацию.

Управление финансами

HP PPM позволяет консолидировать информацию, связанную с финансовыми затратами в части управления портфелем и проектами. С ее помощью можно создать целостную схему управления бюджетами, начиная от инициации и утверждения и заканчивая анализом фактических затрат в рамках заданного бюджета. В рамках планирования финансов можно жестко задать статьи бюджета, на которые необходимо списывать затраты, например, подрядчики, закупка программного обеспечения, закупка материалов, внутренние эксперты и прочее. Каждая статья может иметь признак операционных или капитальных затрат для дальнейшего анализа (рис. 3).

HP PPM обеспечивает установку жестких политик в части управления бюджетами — заведение данных по ним и процесс утверждения. Имеется возможность создания собственного уникального списка категорий для разнесения затрат проектными менеджерами с целью дальнейшего анализа затрат по категориям внутри двух дополнительных измерений: капитальные или операционные и трудовые или нетрудовые.

Актуализация финансовых затрат осуществляется вручную либо путем интеграции с бухгалтерской системой. Вся финансовая информация обновляется в режиме реального времени и может быть проанализирована в различных разрезах.

Управление временем как ресурсом

HP PPM позволяет управлять трудовыми затратами в соответствии с текущими требованиями компании. В результате компания получает развернутый анализ актуальных затрат рабочего времени по различным срезам. Соблюдение регламентов и норм учета рабочего времени достигается посредством установки жестких политик и правил учета трудозатрат (максимальные значения, процесс утверждения, категории для распределения трудозатрат и др.). Для табелей учета рабочего времени можно настроить уникальный бизнес-процесс их утверждения согласно иерархическим правилам, принятым в компании.

В системе предлагается механизм настройки прав и полномочий (видимость информации для пользователей, доступный набор задач, на которые может распределять время определенный тип пользователей, делегирование прав по утверждению и др.). Данные по фактическим затратам рабочего времени могут быть первичной информацией для учета в бухгалтерских системах; интеграция обеспечивается посредством Web-сервисов.

Управление портфелем

HP PPM обеспечивает соответствие проектов стратегическим целям компании; единство и целостность процедур в рамках управления портфелем проектов; анализ ключевых данных на уровне портфеля проектов и формирование отчетов для высшего руководства на заданном уровне детализации (рис. 4).

HP PPM предлагает продвинутый механизм сценарного планирования с целью определения оптимального портфеля проектов для компании по заданным критериям. Наличие средств анализа результатов моделирования «что если» по различным срезам (бюджеты, ресурсы, сроки) дает возможность принимать взвешенные управленческие решения по формированию портфеля на любой отчетный период. Система позволяет категоризировать и задавать приоритеты запросам и проектам, привязывать проекты и запросы к стратегическим целям. Так, подобный подход позволит проанализировать проекты, направленные на достижение стратегической цели «Увеличение прозрачности бизнеса».

HP PPM предлагает встроенный алгоритм оптимизации портфеля по заданным параметрам. В системе имеется возможность создания модели интегральной балльной оценки важности проекта на основе рисков, выгод и других характеристик. Вес и значения каждого параметра устанавливаются в соответствии с требованиями регламентной документации компании.

HP PPM предоставляет компаниям единую картину состояния портфеля проектов с данными, обновляемыми в режиме реального времени, что является важнейшим условием для принятия актуальных и своевременных управленческих решений. Система позволяет комплексно анализировать портфель целиком — от запросов до активов, где под активом понимается завершенный проект с заданным результатом, дающий компании финансовые выгоды, но требующий поддержки и мониторинга.

Анализ данных в режиме реального времени

Вся релевантная информация, содержащаяся в системе, может быть представлена в графическом виде.

Данные, хранящиеся в системе, можно проанализировать по любым срезам и на любом уровне агрегации для любого типа сущностей в системе (программы, проекты, запросы, задачи, бюджеты, риски, изменения объема работ и др.). Система предлагает различные графические отображения в виде секторных диаграмм (например, количество проектов по типам или по стратегическим целям), столбчатых диаграмм (например, с бюджетами проектов определенного типа по месяцам). Любые табличные отчеты могут быть выгружены в Microsoft Excel по нажатию кнопки.

Особой популярностью пользуются пузырьковые диаграммы, где, к примеру, на осях можно отложить выгоды и риски, при этом диаметр пузырька соответствует бюджету, а цвет — типу проекта. Таким образом для любого среза менеджер получает систему координат, в которой он может видеть, какой проект является неэффективным, например, тот, у которого очень большой бюджет, малые выгоды и большие риски. Возможно, стоит пересмотреть содержание проекта, его актуальность и другие параметры.

***

HP PPM — интегрированное решение, обладающее развитыми возможностями настройки именно на те функции, которые актуальны для конкретной компании. Для конечного пользователя будет доступна и отображена только та информация, с которой он должен непосредственно работать.

Пользователь работает исключительно с Web-интерфейсом, с интуитивно понятными формами и имеет возможность настроить для себя именно те отчеты и графики, которые необходимы в его повседневной работе.

Компания получает возможность управлять территориально распределенными проектами, поддерживать работу виртуальных проектных команд, четко разграничивать права доступа к информации, отслеживать изменения. HP PPM позволит компании создать единое хранилище проектной документации, привязанной к проектам, запросам и т.д., а не существующей отдельно на сетевых ресурсах компании.

Решение может быть интегрировано с другими программными продуктами путем импорта и экспорта файлов или посредством Web-сервисов.

Сергей Плотель (sergey.plotel@hp.com) — технический консультант департамента программных решений НР Россия.