Часть 6. Управление поставщиками*

Целью области процессов «Управление поставщиками» является управление процессом приобретения продуктов и услуг от поставщиков, с которыми заключены формальные соглашения (контракты).

Процесс управления поставщиками в основном применим к тем продуктам и их компонентам, которые подлежат отправке заказчику проекта. Для уменьшения проектных рисков этот процесс используется также при приобретении продуктов, не отправляемых заказчику, но важных для выполнения проекта (например, средств разработки и тестового оборудования).

Термин поставщики имеет достаточно широкое значение. К поставщикам могут относиться структуры, входящие в состав организации, но внешние по отношению к данному проекту, производственные подразделения и лаборатории, коммерческие структуры.

Во всех случаях, когда проект использует внешние продукты, должно быть установлено соглашение и выделены ресурсы для управления и выполнения этого соглашения. Под термином продукт подразумеваются как собственно продукты, так и услуги. Формальное соглашение понимается как любое юридическое соглашение между организацией, представляющей проект, и поставщиком. Это соглашение может иметь форму контракта, лицензии или меморандума. Приобретаемый продукт поставляется в проект и становится частью продукта, поставляемого клиенту.

Область процессов «Управление поставщиками» включает в себя: определение типа приобретения; выбор поставщиков; заключение соглашений с поставщиками; анализ коммерчески доступных продуктов (Comercial-Of-The-Shelf, COTS); передачу продуктов в проект (см. схему).

Схема управления поставщиками

Определение типа приобретения

К типам приобретения обычно относят: покупку коммерчески доступных продуктов; получение продуктов по контракту; получение продуктов от поставщика внутри организации; получение продуктов от клиента; любую комбинацию из перечисленных типов (например, заключение контракта на модификацию коммерчески доступного продукта или привлечение другого подразделения организации к разработке продукта совместно с внешним поставщиком).

Рекомендуемые рабочие продукты — результаты данного этапа: перечень типов приобретения всех продуктов.

Выбор поставщиков

Обычно во всех организациях установлены процедуры запросов к поставщикам и выбора поставщиков. Эти процедуры должны охватывать:

  • установление и документирование критериев оценки потенциальных поставщиков;
  • определение потенциальных поставщиков и направление им запросов и требований;
  • оценку предложений от потенциальных поставщиков в соответствии с критериями оценки;
  • оценку рисков, связанных с каждым поставщиком;
  • оценку способности поставщика выполнить работу;
  • выбор поставщика.

Критерии оценки поставщика имеют первостепенное значение и должны учитывать важные для данного проекта факторы (среди них географическое расположение поставщика, отзывы о работе поставщика, технические характеристики продукции.

Рекомендуемые рабочие продукты — результаты данного этапа: перечень потенциальных поставщиков, перечень предпочтительных поставщиков, обоснование выбора поставщика, преимущества и недостатки потенциальных поставщиков, критерии оценки, запросы поставщикам и требования.

Заключение соглашений с поставщиками

Как правило, организация имеет установленную процедуру заключения соглашений с поставщиками. Цель этих соглашений — информировать поставщика о нуждах проекта, ожиданиях к поставщику и количественных мерах оценки эффективности работы поставщика.

Поскольку каждое соглашение является результатом переговоров с поставщиком, первоначально выдвинутые требования могут уточняться. В соглашении с поставщиком документируется также и то, что должен обеспечить проект для успешной поставки (например, оборудованные помещения, документация, услуги).

При заключении формального соглашения с поставщиком по рекомендациям модели CMMI документируются:

  • задание на работу, спецификации, условия и сроки поставки, перечень поставляемых продуктов и услуг, график поставки, бюджет, процесс и критерии приемки;
  • представители проекта и поставщика, ответственные и уполномоченные за внесение изменений в соглашение;
  • процедура изменения требований и изменения соглашения; стандарты и процедуры, которым необходимо следовать;
  • критические зависимости между проектом и поставщиком; тип и глубина мониторинга работы поставщика, включая процедуры и критерии оценки, которые будут использоваться при этом мониторинге;
  • типы анализа, которые будут проводиться совместно с поставщиком;
  • ответственность поставщика за обслуживание и поддержку поставленного продукта;
  • гарантийные обязательства, права собственности, права пользования; критерии приемки.

Важно гарантировать, что все участники достигли одинакового понимания соглашения и требований до того, как это соглашение начнет исполняться. При необходимости пересмотра соглашения с поставщиком следует пересмотреть планы проекта и обязательства участников.

Рекомендуемые рабочие продукты — результаты данного этапа: задание на работу, контракты, меморандумы о намерениях, лицензионные соглашения.

Анализ коммерчески доступных продуктов

При оценке продуктов, которые предполагается приобрести, учитываются такие факторы, как их стоимость, стоимость и трудозатраты их внедрения в проект, требования безопасности, преимущества и возможные воздействия последующих модификаций этих продуктов. Возможно, будущие модификации приобретаемых продуктов будут иметь дополнительные особенности, которые окажутся полезными для предполагаемых усовершенствований в проекте, но нельзя не учитывать также вероятность, что поставщик перестанет поддерживать ту версию продукта, которая приобретена проектом.

При анализе коммерчески доступных продуктов рекомендуется оценить качество работы поставщика и его способность к поставкам, а также связанные с этим риски. В некоторых случаях этот выбор может потребовать заключения дополнительных соглашений, включая скидки на большие партии товаров, планы будущих усовершенствований, поддержку и обслуживание на площадке покупателя в соответствии с запросами и отчетами о проблемах, дополнительные возможности, которые не обеспечиваются продуктом.

Если соглашение с поставщиком включает поддержку приобретенного продукта, такая поддержка должна планироваться.

Рекомендуемые рабочие продукты — результаты данного этапа: отчеты об изучении рынка, прейскуранты, критерии оценки, отчеты о работе поставщика, документированный анализ коммерчески доступных продуктов.

Исполнение соглашения

Исполнение соглашения с поставщиком требует от заказчика проведения мониторинга и анализов.

Мониторингу подвергаются не только график, трудозатраты, стоимость и технические характеристики, но и используемые поставщиком процессы (например, обеспечение качества, управление конфигурацией). Одно из эффективных средств достижения успеха в выполнении соглашения — проведение совместных с поставщиком анализов хода выполнения работ, технических совещаний, управленческого анализа.

Анализы хода выполнения работ могут носить формальный и неформальный характер и обычно включают в себя подготовку анализа, обеспечение участия всех заинтересованных сторон, заседание, определение, документирование и прослеживание необходимых действий, подготовку и передачу участникам отчета о результатах анализа.

Технические совещания имеют целью решение следующих вопросов: ознакомление поставщика с потребностями и ожиданиями клиента; анализ технических действий поставщика и подтверждение того, что интерпретация и реализация требований поставщиком согласуются с интерпретацией требований проектной командой; подтверждение того, что технические обязательства выполняются и технические проблемы известны и решаются своевременно; получение технической информации о продуктах поставщика; предоставление поставщику необходимой технической информации и поддержки.

Управленческий анализ посвящен рассмотрению критических зависимостей, связанных с поставщиком проектных рисков, графика и бюджета. Управленческий анализ может быть совмещен с техническими совещаниями.

В зависимости от хода выполнения работ соглашения с поставщиком, планы и графики проекта могут пересматриваться.

Рекомендуемые рабочие продукты — результаты данного этапа: отчеты о ходе работ поставщика и результаты измерений эффективности работы поставщика, материалы и отчеты о совместных с поставщиком анализах, предпринятые корректирующие действия, документирование результатов поставки продуктов и документации.

Приемка продукта и передача продуктов в проект

Перед приемкой продукта должны быть завершены приемочные проверки и тесты. Приемка приобретенного продукта включает целый ряд действий: разработка процедур приемки; анализ и согласование процедур приемки с заинтересованными сторонами до начала приемки; проверка соответствия приобретенных продуктов предъявляемым требованиям; подтверждение выполнения нетехнических обязательств по отношению к приобретаемому продукту (например, наличие соответствующих лицензий, гарантий, прав владения, прав использования, соглашение о поддержке и обслуживании и т.д.); документирование результатов приемочного тестирования; установление соглашения с поставщиком о плане действий по продуктам, которые не прошли приемочные испытания; определение, документирование и отслеживание предусмотренных действий вплоть до их выполнения.

Рекомендуемые рабочие продукты — результаты данного этапа: процедуры приемки, результаты приемочных испытаний, план устранения недостатков или план корректирующих действий.

Перед передачей приобретенных продуктов в проект следует убедиться в том, что подготовлены соответствующие помещения и условия для установки, хранения, эксплуатации и сопровождения, обучен персонал, вовлеченный в эту работу. Эксплуатация и хранение приобретенных продуктов должны осуществляться в соответствии с условиями, определенными контрактом на поставку.

Рекомендуемые рабочие продукты — результаты данного этапа: планы передачи продуктов, записи об обучении, отчеты о поддержке и сопровождении.

Литература
  1. CMMI-SE/SW Version 1.1,Staged Representation, Technical Report CMU/SEI-2002-TR-012, SEI.
  2. CMMI-SE/SW Version 1.1, Continuous Representation, Technical Report CMU/SEI-2002-TR-012, SEI.
  3. Boris Mutafelija, Harvey Stromberg, Systematic Process Improvement Using ISO 9001:2000 and CMMI. SEI, 2003.
  4. Interpreting Capability Maturity Model Integration (CMMI) for Service Organizations. Technical Note CMU/SEI-2003-TN-005, 2003.
  5. CMMI Interpretive Guidance Project. Special Report CMU/SEI-2003-SR-007.
  6. Bruce Allgood, Mile Phillips, CMMI v.1.1 Tutorial. SEI, 2002.

Кирилл Мильман (kmilman@regent.ru) — руководитель службы управления качеством холдинговой компании «Регент»; Семен Мильман (smilman@ibs.ru) — директор по качеству Центра аутсорсинга Datafort группы компаний IBS (Москва).

*Продолжение. См. начало в выпусках журнала «Открытые системы», 2005, № 5-6, 7-8, 9, 11; 2006, № 1, 2.