Возможности этого мощного программного обеспечения выходят далеко за пределы традиционного составления плана мероприятий и построения диаграмм Гантта. Но при этом следует помнить, что использование средств управления проектом и управление проектом не одно и то же.
Программные пакеты, предназначенные для управления проектами, планирования основных мероприятий, контроля за их исполнением и реализации ряда связанных с этим функций, являются достаточно мощными и зрелыми. Организации, которым, как правило, удается завершать проекты вовремя и укладываться при этом в рамки отведенного бюджета, почти всегда используют подобные средства, поскольку они помогают контролировать ход выполнения проекта и своевременно выявлять узкие места.
Но не стоит преувеличивать роль таких программ в процессе реального управления проектом. Ведь очень часто в них скрываются невидимые на первый взгляд ловушки.
Работать с наиболее мощными пакетами довольно сложно, это требует серьезной предварительной подготовки. Руководитель подразделения электронного бизнеса компании Northrop Grumman Теа Эвинг использует для организации эффективного взаимодействия пакет управления проектами Open Plan, а также связанный с ним портал WelcomHome Web. Но, по ее словам, «научить людей работать с Open Plan непросто, поскольку программное обеспечение является очень мощным и содержит массу избыточных функций». Чтобы упростить задачу, на начальном этапе Эвинг создает шаблон проекта со стандартными установками.
Менеджеры верхнего звена должны поддерживать и стимулировать использование соответствующих инструментальных средств. Кроме того, им необходимо просматривать промежуточные отчеты и оперативно принимать меры в случае появления каких-либо нестыковок. Лишь при таком подходе в конечном итоге они могут получить то, на что рассчитывали.
Инструментальные средства не всегда полностью поддерживают всю жизненно важную информацию. Руководитель службы управления проектами одной из крупных финансовых компаний Мэтт Брайт заметил, что «средства управления проектами позволяют охватить не более половины того, что требуется сделать. Но как ?донести? до электронной системы такую, например, реплику: ?Я ничего не сделал, потому что меня не было в офисе?? Это серьезный вопрос».
Средства управления проектами зачастую не имеют никаких интерфейсов с важнейшими смежными приложениями, такими как программы расчета трудозатрат и бухгалтерские системы или же системы управления портфелем инвестиций.
По словам Брайта, большая часть подобных средств позволяет лишь вести учет часов, потраченных на реализацию проекта.
Старший менеджер по управленческим информационным системам компании Friendly Ice Cream Пол Шартье отдает предпочтение пакету Microsoft Project 2000, который, однако, не обладает достаточно развитыми средствами управления кадрами.
Вопрос «Так что же все-таки они делают?» периодически поднимается в компании снова и снова, но имеющаяся система не позволяет дать на него исчерпывающий ответ.
Даже инструментальные средства, для решения смежных задач предлагаемые одним производителем, не всегда хорошо работают вместе. В качестве примера Шартье приводит ошибки синхронизации, возникающие между программами Project и Project Central: «Документация не позволяет выявить причину их появления. Служба технической поддержки разработчика также не дает четкого ответа, и в случае расширения рамок применения этих продуктов мы рискуем утратить контроль над ситуацией».
И все же с учетом недостатков можно сказать, что средства управления проектами больше подходят крупным организациям. «В крупных компаниях наблюдается тенденция создания подразделений по управлению корпоративным ПО, а этим подразделениям нужны средства управления корпоративными проектами, — подчеркнула старший аналитик Meta Group Мелинда Баллу. — Очень важно сейчас обеспечить возможность анализа имеющегося портфеля с точки зрения программ и проектов».
Брайт отмечает, что системы управления проектами развиваются и позволяют сегодня не только охватить отдельные проекты, но и установить контроль за состоянием всего портфеля, а также организовать управление ресурсами.
Анализ портфеля проектов приобретает все большее значение. Фирма Брайта выбрала пакет TeamPlay компании Primavera Systems в том числе и потому, что там имеются средства анализа всего портфеля. Если говорить об организации работы информационных служб, разработке продукта и маркетинге проектов, то TeamPlay заменяет собой Microsoft Project, Excel и все прочее, вместе взятое.
Портал WelcomHome компании Northrop Grumman позволяет Эвинг управлять портфелем из 11 ИТ-проектов. У нее появляется возможность контролировать процесс тестирования сразу всех разработок и проводить тестовые испытания так, словно речь идет всего лишь об одном проекте.
«Мы регистрируем все предложения и заявки в среде Open Plan, — пояснила Эвинг, — и к моменту получения заказа план реализации проекта уже готов».
Программное обеспечение Open Plan выдает все необходимые компании отчеты в соответствии со спецификациями третьего уровня модели Capability Maturity Model, разработанной специалистами подразделения Software Engineering Institute Университета Карнеги — Меллона.
Управление данными
По словам одного из лучших специалистов в области управления проектами, председателя совета директоров компании Cutter Consortium Эда Йордона, ни одна коммерческая система управления проектами не предоставляет целостной картины состояния всех ключевых параметров проекта. А пользователям хотелось бы иметь нечто вроде приборной панели, с помощью которой водитель мгновенно получает информацию о перегреве двигателя или о том, что бензин в топливном баке на исходе.
«Сложность работы каждого уровня системы управления заключается в том, что получаемые отчеты оказываются слишком объемными и вам приходится набирать дополнительный штат», — пояснил Йордон.
Пытаясь продемонстрировать важность подобной приборной доски и доказать, что создание ее вполне возможно, ассоциация Software Program Managers Network, финансируемая Министерством обороны США, разработала готовую панель управления проектом.
Инструментальное средство Project Control Panel построено на базе электронных таблиц Microsoft Excel и позволяет импортировать данные из Microsoft Project.
Программное обеспечение можно бесплатно загрузить с сайта www.spmn.com/pcpanel.html.
Панель располагается на одном экране и с помощью гистограмм и графиков отражает состояние всех ключевых параметров изменения проекта, изменений, связанных с персоналом, показателей качества, производительности, движения вперед и риска. Если график перемещается в заранее определенную пользователем красную зону, значит, с проектом не все в порядке и необходимо срочно принимать меры.
Какой инструментарий выбрать?
Системы управления корпоративными проектами старшего класса
Artemis International Solutions (www.artemispm.com)
ViewPoint: управление проектами и организация взаимодействия на базе технологий Web
PortfolioDirector: анализ и управление портфелями проектов
Portfolio Manager: планирование, оценка, составление календарного расписания, управление ресурсами, создание шаблонов для организации взаимодействия и формирования методологии
Director: высокоуровневое обобщение проектов и организация контроля со стороны высшего руководства
Revenue Manager: расчет времени реализации проекта и необходимых затрат, управление документооборотом, планирование доходов
PlanView (www.planview.com)
PlanView: управление проектами, затратами и временными параметрами
Primavera Systems (www.primavera.com)
TeamPlay: управление ИТ-проектами
Enterprise: управление корпоративными проектами и анализ портфеля
Expedition: управление договорами и документами
WST (www.wst.com)
Open Plan: управление и анализ проектов, управление ресурсами
WelcomHome: организация взаимодействия на базе технологий Web, составление расписания и схемы доступа
Cobra: анализ стоимости проекта и результатов финансовой деятельности, прогнозирование и бюджетирование
Системы управления проектами среднего уровня
Microsoft (www.microsoft.com)
Project 2000: планирование проектов, составление расписаний, контроль за ходом выполнения поставленных задач
Project 2002: должен появиться в середине 2002 года
Project Standard: обновленная версия Project 2000
Project Professional и Project Server: поддержка новых функций корпоративного анализа и управления ресурсами
Advanced Management Solutions (www.amsrealtime.com)
RealTime Projects: составление расписаний и управление затратами
RealTime Resources: управление ресурсами
Pacific Edge Software (www.pacificedge.com)
Project Office: управление портфелем проектов
Business Engine Software (www.businessengine.com)
Business Engine Network: оперативное управление портфелем проектов на основе технологий Web, управление финансами и бюджетирование, управление взаимоотношениями и договорами с партнерами, учет временных параметров и затрат. Интегрируется с программным обеспечением Microsoft Project 2002 с целью организации детального управления проектами и управления корпоративными ресурсами
Специализированные продукты и продукты, ориентированные на определенный рынок
Rational Software (www.rational.com)
Продукты для поддержки управления проектами, анализа требований, программирования, моделирования, тестирования и оформления документации
QSM (www.qsm.com)
Продукты для составления расписаний и оценки затрат, контроля за ходом реализации проекта, эталонного тестирования и определения параметров улучшения процесса, а также для адаптивного прогнозирования
Software Productivity Research (www.spr.com)
Инструментальные средства для качественной оценки, эталонного тестирования и функционального анализа
Особенности работы
Эд Йордон перечислил неприятности, которые могут возникнуть при использовании инструментальных средств управления проектом.
Какие ошибки делают клиенты? Программное обеспечение управления проектом уведомляет вас о том, что вы не укладываетесь в намеченные сроки, причем с каждым днем разрыв увеличивается, но никто не хочет бороться с этим и выправлять сложившуюся ситуацию.
Во многих случаях такое положение дел характерно для проектов, которые обречены с самого начала, поскольку в их «расписании» заложены чересчур оптимистичные параметры.
Как проводится «тест на розовые очки» при оценке параметров проекта? Как правило, для контроля приглашается какой-то сторонний человек, который запрашивает текущие отчеты. В этот момент обнаруживается, что система управления проектом не обновлялась в течение вот уже трех месяцев. Изучив отчеты, он начинает задавать простые вопросы, например: «Я вижу, что Джо Чмо отвечает за семь различных задач. Как такое могло получиться?»
Есть ли моменты, выявить которые на основании отчетов невозможно? Установив у себя средства управления проектами, вы начинаете смотреть на мир через розовые очки, в то время как некоторые очень важные вещи (например, неоплаченная переработка) не отражены в отчетах. Во многих компаниях переработка не только не оплачивается, но и вообще не учитывается. Любой опытный руководитель проектов скажет вам, что рано или поздно наступит время, когда из-за переутомления люди больше не смогут работать, и за этим необходимо следить.
Я часто запрашиваю свежие отчеты, в которых перечислены наиболее рискованные параметры проекта. Даже если менеджер проекта не владеет ситуацией, эти цифры говорят сами за себя. Но вряд ли такой отчет можно будет получить с помощью любого средства управления проектами.
Поучительный пример
Организация. Агентство, проводящее испытания оружия для военно-морского флота.
Цель. Улучшение управления проектами и снижение стоимости их администрирования.
Задачи. Специалисты центра Naval Undersea Warfare Center испытывают торпеды, но проекты могут предусматривать и тестирование пусковых установок.
Ранее руководители проектов вручную вводили все данные в таблицы Excel. Контроль за ходом выполнения проекта отсутствовал, но можно было получить все требуемые отчеты.
Стратегия. Внедрение программного обеспечения Microsoft Project 2000, Enterprise Project и Project Central. Планируется добавить ряд клиентских отчетов, а также упростить работу с Project с помощью программных экспертов.
Результаты. «Инженеры считают, что нет ничего более важного, чем окончательный выпуск продукта, — отметила сотрудник центра Мэри Ланггут. — Для них управление проектом заключается в том, чтобы что-то построить. Все остальное — простое администрирование».
Отдача. По словам Ланггут, инженеры в восторге от Project, потому что эти программные средства помогают им следить за ходом реализации проекта и укреплять взаимоотношения с клиентами. «Гораздо лучше, если клиент узнает об имеющихся трудностях в самом начале проекта, чем незадолго до срока сдачи, когда изменить что-либо уже намного сложнее», — пояснила она.
Планы. В Project 2002 не будет некоторых клиентских отчетов. Зато там появятся средства организации взаимодействия, анализа портфеля и управления ресурсами.