С Ником Кингсбери, членом совета директоров Workflow Management Coalition и менеджером по международным связям компании Staffware, встретились журналисты Computerworld Россия Дмитрий Волков и Игорь Левшин.
Что собой представляет Workflow Management Coalition, каковы ее цели, решаемые задачи и ожидаемый конечный результат?
Workflow Management Coalition была создана основными производителями продуктов для организации документооборота в августе 1993 года, с целью выработать стандарты для взаимодействия продуктов разных производителей, стандарты безопасности и заодно рассказать миру о том, что такое системы автоматизации потоков работ (workflow). В коалиции насчитывается около 170 членов по всему миру. В России нас представляет "Метатехнология". У нас есть представители в Японии, Южной Африке и многих других странах. В составе коалиции два комитета: технический и управленческий, члены которых собираются четыре раза в год для обсуждения терминологии, стандартов и спецификаций.
Мы начали с того, что создали глоссарий. Он опубликован на основных европейских языках и на японском (на русском пока нет). Это первый официальный документ, который содержит спецификации, объединяющие интересы пользователей, производителей, консультантов и преподавателей. Но основной продукт коалиции - спецификации. Первые два года работы были очень тяжелыми для коалиции, и этот глоссарий оставался нашим единственным достижением. В этом году налицо явный прогресс. Сейчас из пяти интерфейсов мы уже опубликовали три, остальные пока еще в работе.
Какие конференции проводит коалиция?
В этом году произошло два главных события. В июле состоялась конференция Workflow Canada в Торонто, где впервые демонстрировалась совместная работа разных систем автоматизации рабочих потоков, то есть то, что у нас называется Interface 4 of Workflow Reference Model. Эта модель - обобщенное представление систем электронного документооборота, на котором выделены функциональные области и стандартные интерфейсы между ними. Обычно интерфейсы опираются на использование стандартных транспортных механизмов: RPC, EDI, WWW или простые коммуникативные форматы данных. Кроме Staffware в конференции участвовали 5 основных производителей: IBM, CSL, CSE, Digital, Microsoft. Совсем недавно, в октябре этого года, в Амстердаме состоялась другая конференция, где демонстрировались еще и интерфейсы 1 и 2. Последняя версия Staffware поддерживает интерфейсы 2 и 4.
На международном форуме Giga Information Group"s Business Process and Workflow были продемонстрированы возможности различных интерфейсов модели Workflow Reference Models по созданию единой среды, в которой работают разные системы электронного документооборота. В демонстрации принимали участие компании CSE Systems, Computron Software, Digital Equipment, ICL, Staffware и Wang Software. Таким образом, уже летом этого года усилия Workflow Management Coalition по объединению сценариев двух и более производителей систем автоматизации потоков работ принесла первые плоды. Единая среда позволила направить действия нескольких организаций, расположенных в разных частях земного шара, на выполнение одной корпоративной задачи.
На рынке систем автоматизации рабочих потоков ситуация довольно необычная. В большинстве отраслей компьютерного бизнеса, например, в открытых системах, параллельно существуют несколько конкурирующих стандартов. Нам же повезло: с самого начала удалось создать единый стандарт, который принимается всеми основными производителями. В принципе, в таких случаях возникает две опасности: со стороны крупных заказчиков и со стороны крупных производителей. У Министерства обороны США, крупнейшего в мире покупателя информационных систем, есть целый набор собственных стандартов. Например, когда-то они устанавливали стандарты Cobol. А сейчас работают с нами. Microsoft, как известно, имеет привычку делать свои спецификации стандартами де-факто. Здесь все опять же складывается удачно, Microsoft активно участвует в работе коалиции. Они демонстрировали интерфейс WFMAPI - расширение их MAPI для потока работ. С нами сотрудничают или непосредственно являются членами коалиции и такие универсальные поставщики, как IBM, Plexus Software Division of BancTec, SAP AG, Staffware, NEC, SAS Institute и др.
Много ли конфликтов возникает при выработке стандартов?
Нельзя сказать, что все идет гладко, но все понимают, что нет смысла спорить из-за мелочей. Бессмысленно бороться за какой-то кусочек существующего рынка, если при эффективной разработке стандартов рынок за это время может увеличиться в 10 раз.
Что сегодня подразумевается под электронным документооборотом?
Электронный документооборот - это автоматизированное управление процедурами работы с документами на всем протяжении их жизненного цикла от создания до архивирования.
Какие проблемы существуют сегодня при внедрении систем автоматизации потоков работ (системы класса Workflow) на Западе?
Согласно данным различных исследований, около 70% всех документов сегодня размещается на бумажных носителях, 20% - структурированные базы данных и еще 20% - электронные, неструктурированные носители. Для России это соотношение выглядит как 85, 5 и 10. Одна из проблем - это структуризация или хотя бы простой ввод уже существующей массы документов с целью создания базы для полноценной работы над новыми документами. Другая проблема носит субъективный характер - это противодействие со стороны бюрократических структур, привыкших бесконтрольно заниматься волокитой при решении каких-либо вопросов, правда, на Западе подобное наблюдается в меньшей степени. Однако самую большую неприятность доставляет несогласованность в спецификациях вновь создающихся систем документооборота, поэтому одна из наших задач - снижение риска использования программ класса workflow путем проведения политики согласования.
Как решаются вопросы надежности и конфиденциальности при организации работы систем автоматизации потоков работ в связке с Internet/intranet?
Коалиция не занимается вопросами безопасности Internet или intranet. Это дело производителей. Основными потребителями систем автоматизации потоков работ до последнего времени являлись государственные структуры. Главным условием их успешной работы является гласность и открытость; основная цель применения программ автоматизации потоков работ состоит в упорядочении процессов прохождения документов. Например, в России - это "Москомприрода", "Роснедра", "Мосводоканал" и администрации ряда городов. Тем не менее внутри каждой системы обязательно предусматриваются специальные средства криптографической защиты, препятствующие несанкционированному доступу к документам. Новые версии систем электронного документооборота, в частности Staffware W4, интегрированы в Internet, в них встроено шифрование при общении Java-клиента с ядром системы.
Как организуется взаимодействие между различными системами автоматизированного документооборота?
Прежде всего - это стандарты или, точнее, спецификации, а лучше рекомендации, которые вырабатываются самой коалицией или являются результатом координированных усилий с такими организациями, как: PDM (Product Data Management Information Center), PIF (Process Interchange Format Working Group), National Institute of Standards and Technology - Process Specification Language Effort. При этом следует обратить внимание, что, в отличие от ANSII или ISO, коалиция не пользуется поддержкой государства, а работает исключительно на добровольных началах.
Как Вы оцениваете потенциальный рынок систем автоматизации потоков работ? Существуют ли какие-либо различия в их внедрении для разных стран?
По нашим оценкам, емкость рынка этих систем составляет сегодня 100 млн. долл. Если учесть, что неистребимая бюрократия существует во всех странах и от документов никуда не скрыться, то особых проблем с внедрением систем автоматизированного документооборота не предвидится. Наоборот, рынок постоянно расширяется, идет отказ от бумажных носителей, по крайней мере на стадии подготовки и согласования документов, - пока еще не всегда и не везде электронные документы имеют юридическую силу. Иногда, правда, имеет место некоторое противодействие использованию систем класса workflow по той причине, что они способствуют повышению дисциплины работы - уже нельзя схалтурить, не выполнить работу или затянуть решение вопросов. Наибольший подъем наблюдается сегодня в Германии и США, в меньшей степени - в Японии и Китае.
Какие, по Вашему мнению, перспективы ожидают системы электронного документооборота?
По нашим данным, более 80% организаций и компаний рассматривают системы автоматизации потоков работ как стратегическую технологию. Такие темпы позволяют утверждать, что постепенно (через несколько лет) будет наблюдаться исчезновение самого понятия "электронный документооборот". Никакого другого документооборота просто не будет - на одной или на всех стадиях прохождения документов обязательно будет присутствовать монитор, распределитель или хранилище электронных форм документов. Очень важно, что новые системы автоматизации рабочих потоков раздвинут границы бизнеса. Я приведу пример. Staffware получила премию за приложение рабочего потока. Оно было разработано для австралийской водопроводной компании. Раньше для того, чтобы вызвать водопроводчика или заказать новый подвод воды, надо было идти в офис, заполнять бланки и т.д. Теперь они установили свои терминалы в магазинах, и можно сделать заказ прямо там, заполнив электронный бланк на терминале. Водопроводчик или другой сотрудник может получить через это приложение карту местности - графические файлы тоже являются частью системы. Границы компании как бы раздвинулись. В результате время обслуживания клиента сократилось. Те заказы, на выполнение которых раньше уходило два дня, теперь стали выполняться за 15 минут.
Уже в ближайшее время начнется объединение с СУБД. Сам термин workflow, я думаю, в будущем отомрет - он слишком общий, почти как software. Большие изменения затрагивают не только масштабы рынка, но и то, как предприятия используют эти системы. Появляются предприятия, покупающие системы для огромного количества пользователей - для десятков тысяч служащих. Они будут использоваться и в коммерческих предприятиях, и, несомненно, в правительственных. Правда, для этого надо еще много поработать.