Несмотря на практически повсеместный перевод информации в электронную форму, бизнес, как и раньше, сохраняет приверженность печати на бумаге, начиная от рекламных материалов и заканчивая финансовыми документами и отчетами. Многие компании в своей работе с клиентами по-прежнему делают ставку на деловую информацию в виде распечатанных копий доверенностей, финансовых ведомостей и т. п.

Организации, входящие в список Fortune 1000, ежегодно тратят на печать 100 млн долл. Из-за отсутствия централизованного контроля и ответственности за управление печатью большая часть этих денег расходуется нерационально. А на некоторых предприятиях общую стоимость печати вообще трудно подсчитать.

«Печать распределяется между различными бизнес-подразделениями – отделами маркетинга, закупок, снабжения и ИТ-службой, – отметила Лайза Мит, консультант аутсорсинговой компании Alsbridge. – В большинстве случаев непонятно, каковы перспективы по сокращению затрат. Нет никакого представления о том, с чего начинать и как добиться выгодного бизнесу результата».

 

Предприятия, относящиеся к сфере финансовых услуг и страхованию, к примеру, традиционно имеют дело с большим числом бумажных документов. Многие продолжают инвестировать средства во внутренние ресурсы печати, которые зачастую оказываются неэффективными и устаревшими. Сэкономить деньги позволила бы передача соответствующих операций на аутсорсинг, но процесс этот сложный и предприятия неохотно идут на такой шаг.

Помочь в решении проблемы способен грамотный подход к выбору ответственных за корпоративную печать. И ИТ-директор идеально подходит для того, чтобы возглавить усилия по сокращению расходов в этой области. У него появляется шанс не только сократить расходы, но и инициировать на предприятии стратегические преобразования, в том числе заложить фундамент для перехода к электронному взаимодействию. Перед ИТ-директором открывается уникальная возможность унифицировать работу различных бизнес-подразделений и добиться сокращения расходов, связанных с печатью.

По мере улучшения операций печати создаются условия для увеличения доли информации, представленной в электронном виде, становится легче определить, что следует печатать, а что нет. Руководители ИТ-служб могли бы возглавить трехэтапный процесс оценки и рационализации деятельности корпоративных служб печати.

1. Оценка существующих операций печати

Прежде всего организации должны проанализировать всю среду печати и детально разобраться с тем, где, что, почему и как печатается. Исходя из этого организация формулирует свои долгосрочные цели и вырабатывает стратегию, которая может предусматривать повышение эффективности процессов, оптимизацию, консолидацию поставщиков и другие способы реализации этой стратегии.

2. Переход на аутсорсинг там, где целесообразно

На этом этапе ИТ- руководителям предстоит интегрировать поставщиков услуг печати в свои процессы доставки ИТ-услуг и обеспечить соблюдение дисциплины управления проектами. Многие компании, особенно в отраслях, где требуется интенсивная печать, продолжают инвестировать в технологии, считающиеся уже устаревшими. Сложность с переключением существующих операций на поставщика услуг может оказаться серьезным барьером. Чтобы преодолеть его, потребуется процессная дисциплина, а именно определение ключевых промежуточных этапов и контроль за выполнением проекта. Интеграция поставщиков услуг печати в процессы доставки ИТ-услуг должна ликвидировать оставшиеся изолированные островки печатных операций.

3. Оптимизация внутренних процессов

Здесь ИТ-директору следует свое основное внимание направить на повышение согласованности, скорости и устойчивости выпуска печатной продукции, а также на непрерывное улучшение и ускорение документооборота с сокращением циклов печати. Оптимизация предусматривает рационализацию процессов и внедрение соответствующих решений автоматизации. Потребуется также консолидировать и рационализировать центры печати.

На этом этапе меняются процессы, которые складывались годами и привели в конечном итоге к возникновению узких мест. Оптимизация процессов сокращает число операций при выполнении задания на 40% и повышает производительность на 20-30%. Уменьшается себестоимость задания, улучшаются процедуры, совершенствуется документооборот и повышается эффективность.

Все эти шаги позволяют сэкономить от 30 до 50% средств и исключить серьезные капитальные затраты, не имеющие отношения к основному бизнесу. Некоторые ИТ-руководители формируют зоны успешности для консолидации операций и устранения ненужной печати. Это позволяет предприятиям лучше использовать передовой отраслевой опыт и проводить цифровые преобразования.

ИТ-служба тоже получает существенные преимущества: выгода заключается в ориентации на внутренние инновации, а не на управление печатью и связанными с ней процессами, которые не имеют отношения к основному бизнесу. На предприятиях среднего масштаба примерно половина обращений в службу технической поддержки касается печати. Таким образом, снижается нагрузка на персонал этой службы и он освобождается для решения других задач.

– Stephanie Overby. 3 ways CIOs can use outsourcing to save millions on printing. CIO. Dec 1, 2015

Может ли аутсорсинг стать главным элементом проекта по оптимизации управления печатью

В условиях геополитического кризиса многие компании не просто вынуждены повышать эффективность бизнес-процессов – контроль, управление и сокращение расходов становятся первостепенной задачей выживания для любой компании.

Как правило, компании придерживаются одной из трех стратегий. Во-первых, проект оптимизации может быть выполнен собственной ИТ-службой. Во-вторых, это может быть выделенное ИТ-подразделение или отдельное юридическое лицо в группе компаний. И наконец, могут быть привлечены внешние организации.

Наш опыт показывает, что первым делом стоит начать с изучения и анализа основных бизнес-процессов организации и только потом приступать к детальному рассмотрению процессов, связанных с электронным или бумажным документооборотом. Только при комплексном подходе достигается максимальная эффективность. В случае печатного документооборота можно рассматривать как стоимость одной копии, так и стоимость печати в конкретном подразделении или стоимость печати определенной информации – все зависит от конкретных задач той или иной компании.

Аутсорсинг печати может быть главным элементом стратегии, при этом важно разделять функциональный аутсорсинг, когда работа отдается сторонним организациям, и стратегический аутсорсинг, когда ИТ-инфраструктура рассматривается в комплексе с общей стратегией организации. Если говорить об эффективности проектов по оптимизации печати, то, например, передача оборудования на стороннее техническое обслуживание обеспечивает сокращение затрат не более чем на 5-10%. Если же проект комплексный, то возможно сокращение затрат на 20-40%. Секрет успеха таких проектов – это качественный аудит. Консалтинговые компании, имеющие практический опыт и необходимую экспертизу, могут не только провести аудит и подготовить оптимизационный проект, но и реализовать его.

Плюсов у аутсорсинга печати достаточно много. Как правило, это услуга, которая четко описана с точки зрения непрерывности ее оказания в терминах SLA. Соответственно, предполагаются определенные инструменты воздействия заказчика на исполнителя. Если, например, говорить об электронном документообороте и инструментах печати, то чем критичнее для предприятия сами соответствующие бизнес-процессы, тем большими могут быть штрафные санкции.

Аутсорсинг также удобен тем, что высвобождаются собственные ресурсы. Вдобавок для заказчика в большинстве случаев становятся уже неважными наличие или актуализация того самого парка техники либо его покупка. Но основное, безусловно, – это финансы: прогнозируемость, управляемость и сокращение затрат. Уже на стадии аудита можно понять, насколько оптимальна текущая структура печати, и даже сам факт появления политики печати дает понимание того, насколько загружены собственные специалисты и как работает каждый рубль, вложенный в бизнес.

Нельзя забывать и о таких плюсах, как единая точка входа для решения всех вопросов, проактивное предложение со стороны исполнителя широкого набора инструментов для постоянной оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Пожалуй, единственный минус – возможное организационное неприятие ухода от «привычного мира», когда все под рукой или есть возможность воспользоваться печатью в личных целях. Но надо отметить, что уже на этапе обучения пользователи в большинстве случаев осознают преимущества внедренных технологий – новые устройства обладают гораздо большим функционалом. А возможность печатать или сканировать документы на любом устройстве в офисе – еще один большой плюс.

– Станислав Парфёнов, директор по сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям, Konica Minolta

 

Купить номер с этой статьей в PDF