Высокопоставленный чиновник с планшетом в руке может стать реальностью. В Аппарате Правительства Мурманской области завершается проект внедрения мобильного рабочего места руководителя на базе iPad. С его помощью чиновники смогут удаленно работать с системой электронного документооборота, а командировка перестанет быть уважительной причиной просроченных поручений.

Практика показывает, что посадить высокопоставленного чиновника за компьютер непросто, — обычно они общаются с информационными системами через помощников.

«Эта тенденция есть и у нас, но губернатор ставит задачу наладить самостоятельную работу чиновников и руководителей исполнительных органов власти в информационных системах, в том числе с использованием мобильных устройств», — говорит Сергей Шаманский, начальник отдела электронного документооборота управления информатизации Аппарата Правительства Мурманской области.

Следует отметить, что губернатор Мурманской области Дмитрий Дмитриенко хорошо ладит с новинками ИТ и настроен весьма прогрессивно. Инициатива относительно мобильной работы подчиненных во многом исходила от него. Надо сказать, что подчиненные подходят к таким пожеланиям ответственно и сами проявляют активность.

«Главная задача, поставленная губернатором, заключается в том, что вся работа, связанная с его поручениями, должна исполняться в срок», Сергей Шаманский, начальник отдела электронного документооборота управления информатизации Аппарата Правительства Мурманской области

Очевидно: принятие информационных систем руководством как коммерческих компаний, так и государственных организаций — это культурная проблема. Как этот вопрос решается в Мурманской области: кнутом или пряником?

«Большой упор сделан на личную заинтересованность. Главная задача, поставленная губернатором, заключается в том, что вся работа, связанная с его поручениями, должна исполняться в срок», — говорит Шаманский. Разумеется, эту задачу можно решать разными методами — и заставлять работать своих помощников, и более эффективно работать самому. Основной причиной задержки работы с документами традиционно являлась командировка руководителя. Чтобы избавиться от «эффекта отсутствия» чиновников во время командировок и была реализована система удаленного доступа. Губернатор корректно указал, что после ее введения в эксплуатацию подобная причина уважительной считаться не будет. В системе документооборота реализован контроль исполнительской дисциплины, и внедрение методов удаленной работы стало важным шагом на пути к его усилению.

 

Необычно, но перспективно

Идею создания «удаленного рабочего места» предложили разработчики областной системы электронного документооборота — компания Digital Design — еще полгода назад. Созданная ими система функционирует с 2009 года, и сотрудники компании постепенно наращивают ее функционал. «Мобилизация» работы руководителей органов власти стала одним из направлений дальнейшего развития.

Изначально идея создания мобильного решения была воспринята пользователями довольно скептически. Оно рассматривалось как нечто «игрушечное» и слабореализуемое в обозримом будущем.

«Это было необычно и непонятно, до сих пор таких принципов работы не применялось ни в одной из систем», — объясняет Шаманский.

Тем не менее решение о целесообразности внедрения было принято губернатором единолично. Дмитриенко сам достаточно часто находится в разъездах, между тем ежедневно появляющиеся десятки документов требуют работы над ними и принятия решений. Поэтому средство удаленной работы было бы удобным в первую очередь лично для него. Кроме того, подобных принципов работы придется придерживаться и другим руководителям. Наконец, информатизация госсектора отвечает осуществляемым на уровне страны преобразованиям.

В качестве мобильного устройства для организации удаленной работы было решено выбрать Apple iPad.

Полезная лаконичность

Требований к создаваемому решению было несколько. Главное касалось эргономики: клиентское ПО должно быть предельно простым в работе — минимальное число кнопок, названий папок, переходов из одного окна в другое. При этом все основные функции по работе с существующими документами должны быть доступны. Во-вторых, в любом регионе существует своя специфика организации документооборота. Удаленная работа сотрудников должна полностью соответствовать существующим регламентам. Этого добиться непросто, и до сих пор остаются пожелания по доработке решения.

Явный плюс созданного продукта — дружелюбный интерфейс, его функционал предельно лаконичен и не вызывает проблем в работе. Минусом являются вполне естественные ограничения: например, с помощью планшета нельзя редактировать документ, созданный в среде Windows. Кроме того, отсутствует возможность заведения документов в системе: работа ведется лишь с предоставленными документами. В качестве компенсации имеется специальная функция создания инициативного поручения. Если руководитель желает дать поручение в письменном виде или даже в голосовой форме, он может это сделать. «Для руководителя высокого ранга этого вполне достаточно: как правило, самостоятельно создавать документ он не будет, ему требуется именно дать поручение», — отмечает Шаманский.

Кроме того, на готовом документе предусмотрено выделение маркером. Оказалось, что это простая, но крайне востребованная функция. Просматривая документ и оставляя резолюцию, руководители зачастую подчеркивают наиболее важные места, на которые требуется обратить внимание. Это существенно ускоряет работу в «полевых» условиях.

Самым тяжелым этапом проекта стала организационная поддержка нововведений. Где бы ни находился руководитель, его работу обеспечивает секретарь, сидя на своем рабочем месте. Миграция документов между папками и согласование рабочих процессов реализуется достаточно тяжело. Тем не менее большинство возникших проблем было решено. Например, документы, обработанные руководителем удаленно, отображаются отдельно от остальных. Для секретаря это является сигналом их срочности; менее важные документы руководитель вполне может оставить до своего возвращения.

 

Главное — заинтересовать

Сейчас опытную эксплуатацию решения проводит один из руководителей среднего звена — он работает с его помощью с реальными документами. Тестирование продлится несколько недель. Как именно пойдет автоматизация — сверху или снизу, — пока еще неясно, это покажет практика.

Удаленная работа с системой документооборота стала первой практикой использования мобильных решений правительством Мурманской области, аналогичных версий у других систем пока не существует. «Подобных пожеланий ни от кого не поступало, поэтому такие варианты не прорабатывались. Инициатива должна исходить от пользователей систем», — говорит Шаманский. Система электронного документооборота функционирует с 2009 года, но лишь в нынешнем году начали появляться пожелания ее пользователей. Это говорит о том, что люди полностью адаптировались и заинтересовались, а система вошла в режим нормального функционирования. Более того, различные органы власти, не имеющие собственной системы документооборота, тоже изъявляют желание автоматизировать работу.

«Повысить лояльность пользователей к ИТ с помощью мобильных вариантов систем вполне возможно», — уверен Шаманский. Самое главное — заинтересовать человека, он должен увидеть, что с рутинными процессами теперь можно справиться быстрее и проще.

Купить номер с этой статьей в PDF