Далеко не всегда предприятия, внедрившие системы уровня ERP, развертывают в дополнение к ним системы документооборота. В каких случаях тандем «ERP - workflow» разумен, а в каких нет? Вот что считают эксперты...

Далеко не всегда предприятия, внедрившие системы уровня ERP, развертывают в дополнение к ним системы документооборота. В каких случаях тандем «ERP — workflow» разумен, а в каких нет? Вот что считают эксперты.

Модули различных ERP-систем различаются по функциям, однако есть набор функций, типовых для ERP: ведение конструкторских и технологических спецификаций, управление спросом и формирование планов продаж и производства, планирование производственных мощностей и потребностей в материалах, управление запасами и закупочной деятельностью, финансовые функции. Парадигма workflow-системы — это управление потоками (элементами) работ, в ней всякую деятельность можно представить в виде элементов работы, путешествующих по определенному маршруту между исполнителями в соответствии с заданными правилами, при этом от одного исполнителя к другому передается точка управления. Таким образом, ERP — это управление ресурсами (структурированной информацией), а workflow — процессами и, как следствие, любыми документами (неструктурированной информацией), возникающими при реализации этих процессов.

Возможен вариант, когда включенные в ERP-систему механизмы удовлетворяют запросам предприятия. Если их недостаточно, можно перенести ERP-функциональность, которая поддерживает бизнес-процесс, на workflow-систему. Иной вариант — интеграция ERP в среду workflow (когда пользователи реально работают с документами в workflow, а все конечные состояния документов фиксируются в базе ERP). Механизмы и программные решения известны (ODBC, XML и т. п.), но их использование требует масштабных доработок, тщательной проверки качества интеграции систем, актуальности и частоты обновления, корректности совмещения и целостности потоков, процессов и соответствующих ресурсов, предотвращения дублирования ввода информации.

Целесообразность использования тандема «ERP — workflow» зависит от потребностей в workflow и уровня интеграции систем. Можно ли состыковать системы, не нарушив целостность ERP? Имеется ли у систем общий формат данных, однозначно ли они его интерпретируют? Если ответ на эти и множество других подобных вопросов положителен, то тандем разумен.

Особенно эффективен такой тандем в территориально распределенной системе. Например, если в головной компании развернута и функционирует «тяжелая» ERP-система с дорогостоящими рабочими местами, а в филиалах из всего функционала ERP необходима лишь тысячная доля, то интеграция позволит, используя филиальную workflow-систему, взаимодействующую с ERP, удовлетворять запросы филиалов (например, по формирование заявок, согласованию документов, выставлению счетов). Разумеется, потребуется приложение, обеспечивающее интеграцию workflow с ERP.

Александр Епископосян, директор информационных и Internet-технологий компании «Евроменеджмент», alex@emd.ru

Почти все современные ERP-решения имеют элементы workflow, поэтому, если регламенты работы с договорами, заявками, организационно-распорядительными документами и т. п. просты, ERP-средств может быть и достаточно. Но такая ситуация скорее редкость, чем правило.

Система электронного документооборота (СЭД), построенная средствами ERP, будет более дорогим решением по сравнению с собственно СЭД. Причин несколько: более высокая стоимость лицензирования рабочего места ERP-системы, более дорогая кастомизация в ходе внедрения, высокие затраты на доработки системы по мере развития предприятия. В СЭД легче создавать и изменять электронные регламенты документооборота. Это очень важный фактор, если учесть свойственные российским предприятиям темпы организационного развития (а значит, и изменения регламентов их документооборота) и нарастающий интерес к созданию систем юридически значимого документооборота, которые проще реализовывать в идеологии СЭД.

Особенности современных предприятий таковы, что для автоматизации их регламентов документооборота «чистого» workflow-функционала ERP-систем недостаточно, требуются дополнительные сервисы: механизмы контроля сроков согласования, вотумного голосования, структурированного хранения электронных образов документов, протоколирования работы с документами, участия доверенных лиц и делегирования полномочий и поддержки документооборота в территориально распределенных организационных структурах.

Тандем ERP и СЭД дает отличный результат, когда системы интегрированы и каждая решает свои задачи. Например, приложение к договору фиксируется в ERP, оттуда запускается его согласование, выполняемое в СЭД, она ведет учет исполнения предметной части договора, а ERP — финансовой, при этом системы обмениваются статусами документов.

Внедрение СЭД предполагает организационное структурирование предприятия, и поэтому проект по созданию СЭД часто рассматривается как необходимый элемент подготовки персонала к внедрению ERP.

Андрей Гриб, руководитель центра документооборота и заказных решений на платформе IBM/Lotus компании «Аплана», agrib@aplana.com

Потребность в решении тех или иных задач определяет необходимость внедрения и интеграции конкретных систем. Естественно, внедренная ERP-система должна охватывать основные бизнес-процессы и часть задач, связанных с производственным документооборотом. Это прежде всего касается хорошо структурированной информации, хорошо формализованных и редко меняющихся процессов. Развитие ERP-систем в сторону управления неструктурированной информацией или управления процессами возможно, но экономически неоправданно, поэтому процессы, связанные с обработкой неструктурированного контента, часто остаются автоматизированными на уровне почтовой системы.

Тандем «ERP — workflow» неоправдан, если ERP-система покрывает все потребности в управлении контентом и бизнес-процессами, либо если роль неструктурированной информации в деятельности предприятия мала, либо объемы неструктурированной информации, которой нужно управлять, незначительны, а процессы достаточно просты.

Дмитрий Блудовский, руководитель направления документооборота компании «Рексофт», bludovsky@reksoft.ru

Противопоставления «ERP или workflow» быть не может — все решается в зависимости от ситуации. Когда нужен именно тандем ERP и workflow? Условий не так много: масштабы бизнеса (как правило, их интеграция нужна в средних и крупных компаниях); сложность и распределенность бизнес-процессов; большое количество операций и порождаемых ими документов. Еще одно условие — зрелость бизнеса, в частности наличие устоявшихся бизнес-процессов и понимание службой ИТ и ее руководством основ процессного подхода.

Элементы workflow сейчас встраиваются во многие ERP-системы. Та же «1С: Предприятие 8.0», например, содержит механизм бизнес-процессов, который позволяет автоматизировать цепочки связанных операций. В ряде случаев этого оказывается вполне достаточно для решения самых разнообразных задач.