Чего хочет топ-менеджер

Эксперты считают, что среди топ-менеджеров наиболее востребованы комплексная оценка и анализ деятельности предприятия, а также поиск узких мест и точек роста бизнеса.

Какого рода отчетность востребована топ-менеджерами в первую очередь и какие источники информации необходимы для ее получения? Вот что думают об этом эксперты

1) Комплексная оценка и анализ

Как правило, для принятия управленческих решений необходимо учитывать комплекс показателей. Значительную часть их можно получить, опираясь как на сводные данные различных подразделений, так и информацию из системы поддержки принятия решений (такие системы часто называют Business Intelligent Systems или BI). Они предлагают не только стандартный набор сведений, но и гибкую систему настройки отчетов под потребности конкретного предприятия.

Очевидно, что формы аналитических отчетов, которые руководитель может использовать в процессе принятия решения, зависят от системы показателей, разработанной на предприятии, и поставленных целей: анализ производства, трудовых ресурсов, маркетинговые исследования, финансовый анализ и так далее. Соответственно, анализируемые данные могут поступать из автоматизированной системы управления предприятием или соответствующих подразделений (например, в формате Excel). Это, как правило, зависит от того, как формируется хранилище данных.

2) Узкие места и точки роста

На мой взгляд, топ-менеджеру в первую очередь нужна отчетность, которая позволяет быстро распознать «узкие места» организации и «точки роста» бизнеса. Отчетность должна иметь обозримый вид, содержать анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз деятельности предприятия, которые имеются в данный момент. Отчетность для топ-менеджеров несет в себе адекватную информацию о компании и ее внешнем окружении, необходимую для принятия решений стратегического уровня.

Такая отчетность формируется на основе полных, хорошо структурированных сведений о деятельности организации и, что обычно упускается из виду, не менее полной информации о внешней среде организации: тенденции в отрасли, данные о партнерах и (самое главное!) конкурентах.

3) Система обратной связи

Собственно, одна из ключевых функций информационной системы — обеспечение обратной связи для владельца бизнес-процесса, которая обычно выражается в предоставлении ему отчетов в той или иной форме. Весьма условно отчетность можно разделить на следующие категории.

• По степени зависимости от времени - на оперативную (позволяет принимать решения "здесь и сейчас") и аналитическую (ориентирована на относительно длительный отрезок времени). Оперативным можно назвать отчет о дебиторской задолженности контрагентов в данный момент. Аналитическим будет отчет о дебиторской задолженности тех же контрагентов, но факты при этом рассмотрены в динамике за определенный период, с расчетом оборачиваемости и доходности, соотнесенной с текущей валовой прибылью в это время.
• По источникам информации - на "рукотворную" и "машинную". Соответственно, это отчетность руководителя проекта либо отчет биллинговой системы о телефонном трафике.
• По "заказчикам" - на бухгалтерскую и управленческую. Пример первой - тот же отчет по дебиторской задолженности контрагентов. Пример второй - он же, но с консолидацией по юридическим лицам, владельцем которых является ваш любимый клиент.

Можно и далее классифицировать отчетность, например, по видам носителей, степени конфиденциальности, функциональным областям и т. д.

Опыт показывает, что потребность в аналитической управленческой отчетности, помогающей принимать решения первым лицам компании (по сути, помогающей им думать), сегодня является наименее удовлетворенной. Если с бухгалтерской и оперативной управленческой отчетностью, без которых бизнес просто не может существовать, сложилась относительно нормальная ситуация, то на аналитическую управленческую отчетность спрос неуклонно растет. Чтобы убедиться в этом, достаточно оценить рынок аналитических систем, способных собирать информацию из разнообразных источников, хранить огромные объемы данных, строить самые разные отчеты в реальном времени во множестве форм. Такие системы дают возможность руководителю «думать в цифрах», заниматься не только анализом, но и синтезом информации, соотнося не связанные между собой, на первый взгляд, события и факты, делая это быстро и без помощи третьих лиц, что напрямую сказывается на скорости принятия решений и их качестве.

Источники информации для отчетности — это системы, обеспечивающие ее сбор и регистрацию событий. Наиболее типичными представителями транзакционных систем являются продукты класса ERP, системы управления проектами, контроля доступа, мониторинга сетей, биллинговые системы и т. д., работающие с формализованной информацией. Разумеется, главным источником сведений, которые с трудом поддаются формализации, остаются люди.

4) Внешняя простота и наглядность

Отчеты, которые готовятся для топ-менеджмента, обладают характерной совокупностью свойств, среди которых высокая степень агрегации показателей; использование комплексных показателей, для расчета которых требуются данные из различных источников; наглядность представления информации (в идеале все должно помещаться на экране); удобство доступа к отчетам.

Подготовка большинства отчетов требует данных, изначально находящихся в различных источниках: основной информационной системе, которая используется для автоматизации бизнес-процессов; в дополнительных системах, которые применяются для автоматизации процессов, не охваченных первой; персональных источниках данных (форматов DBF, Excel, Access), которые содержат сведения для расчета показателей и не поддерживаются ни одной из транзакционных систем (как правило, это различные справочники и планы, если на предприятии не используется система автоматизации планирования или бюджетирования). Источниками могут быть также системы автоматизации бюджетирования, CRM-системы и т. д.

Стоит отметить, что OLAP-технологии, обеспечивающие аналитическую оперативную обработку информации, фактически не востребованы: руководители высшего звена обычно стараются использовать стандартный набор показателей, печатных документов, экранных представлений и не горят желаниям «возиться» с данными.

Учитывая сложность рассчитываемых показателей и источников, самым естественным решением является использование реляционного хранилища или витрины данных, «поверх» которого создается слой представления информации. Последнее удобнее реализовывать в среде, предлагающей хорошие графические возможности и ориентированной на работу с отчетами через Web (браузером готовы пользоваться все).

Например, в рамках одного из проектов система отчетности была упрощена до обычного сайта, в меню которого перечислили отчеты, а сами страницы представляли собой документы, экспортированные в формат HTML.

Многие топ-менеджеры используют детализированные отчеты. Например, финансовый директор российского представительства одного из крупнейших производителей товаров повседневного спроса регулярно просматривает отчет о ежедневных продажах, а высшее руководство одного из лидеров банковской розницы в России непременно знакомится с отчетом о продаже новых кредитных договоров.