Для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции.

Для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции.

Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов.

Данная проблема типична практически для всех предприятий, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с «докомпьютерной эры», другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.

Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целесообразным для большинства предприятий решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является перевод востребованной части (а лучше — всей) документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Именно электронные архивы становятся необходимыми условиями эффективной информационной поддержки работы предприятия в XXI веке.

Профессиональная система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему предприятия (например, ERP-систему). В дальнейшем электронный архив может стать единой основой всех информационных систем предприятия (ERP, CRM, CAD/CAM и др.).

Технология создания электронного архива документов предусматривает три этапа работы.

Экспертиза и массовое сканирование

Каждому проекту предшествует экспертиза архивов и документных потоков предприятия. Это позволяет исключить значительные затраты за счет правильного выбора стратегии создания и наполнения электронного архива предприятия.

Документация переводится в электронный вид с использованием массового сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.). Для сканирования отдельных листов и расшитых документов применяются протяжные скоростные документные сканеры, обладающие производительностью в несколько сотен страниц в минуту. Хорошие сканеры способны перевести в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами. Для сканирования крупноформатных документов, нерасшитых дел и других сброшюрованных документов, а также книг и альбомов используются так называемые планетарные (или иначе — книжные) сканеры. В планетарных сканерах документ неподвижен и расположен лицевой стороной вверх на значительном удалении от оптической системы и сканирующего элемента. При таком методе оцифровки, кроме высокого качества сканирования, достигается высокая сохранность документов, поскольку отсутствует контакт сканирующих элементов с оригиналами.

Индексация документов

Далее электронные документы подвергаются индексации по различным информационным полям (таким, например, как тип, название, номер, дата создания и др.).

При всей кажущейся простоте процесс индексации документов довольно сложен как с организационной, так и с технологической точки зрения. В случае необходимости обработки больших документальных массивов автоматическое распознавание специальными программами применяется крайне редко, поскольку процент ошибок достаточно велик. Часто на практике при индексации требуется обеспечить не более одного ошибочного символа на тысячу введенных, что является недостижимой пока точностью для подобных систем. Поэтому, как правило, отсканированные материалы поэтапно обрабатываются специально обученными сотрудниками.

При необходимости электронная форма может быть дополнительно обработана: тексты распознаются, а графика (чертежи, схемы и т. п.) преобразуется в векторное представление. Это весьма актуально для научно-исследовательских и проектных организаций, ряда промышленных предприятий, так как позволяет создать на основе электронного документа математическую модель и затем использовать ее в инструментальных средах или системах автоматизированного проектирования.

Наполнение электронного архива

Наконец после перевода документов в электронный вид они заносятся в электронный архив. Процедура его дальнейшего наполнения в значительной степени зависит от специфики предприятия.

Создавать самостоятельно или заказать?

Для многих предприятий вопрос о создании и использовании электронного архива уже не стоит. Он решается положительно, потому что дальнейшее использование только бумажной документации становится препятствием развитию, снижает эффективность работы подразделений, вносит недопустимо большие временные, человеческие и материальные затраты.

Другой вопрос — создавать его собственными силами или поручить выполнение этой ответственной задачи специализированному исполнителю? Однозначного ответа на этот вопрос нет, все зависит от ряда объективных факторов, среди которых следует отметить:

  • специфику создаваемого электронного архива (общий объем, типы и форматы документов, дистанционная распределенность архива, вопросы авторизации и разграничения прав доступа и др.);
  • особенности дальнейшего сопровождения созданного архива (интенсивность текущего документооборота на предприятии, средний темп пополнения электронного архива новыми документами, стыковка электронного архива с другими информационными системами предприятия и др.);
  • наличие на предприятии административных, материальных и кадровых возможностей для ведения всех работ по созданию электронного архива собственными силами и ряд других определяющих факторов.

Для многих предприятий самостоятельное создание электронного архива может оказаться непозволительной роскошью: реальные затраты на перевод документации в электронный вид собственными силами могут оказаться в несколько раз больше планируемых затрат, и не исключено, что эту работу не удастся выполнить в намеченный срок.

В приведенной ниже таблице дан примерный экономический расчет реального проекта создания электронного архива объемом 11 млн. документов формата А4, включающего расшивку сброшюрованных документов, их перевод в электронный вид, индексацию по дате создания и номеру, исчерпывающую верификацию.

Проект планировалось осуществлять собственными силами. Продолжительность первоначально оценивалась в два года. Тот же объем работ удалось выполнить в течение одного года благодаря привлечению специализированного подрядчика. При этом стоимость проекта оказалась почти в два раза ниже — 577 тыс. долл.

Экономический расчет проекта создания электронного архива

Для обработки накопленных массивов бумажной документации и последующего создания электронного архива весомые преимущества имеет привлечение профессионального исполнителя, имеющего необходимую инфраструктуру и опыт. Если речь идет именно о проекте по массовому преобразованию в электронный вид уже накопленных документов (объемы дальнейшей оцифровки сравнительно невелики), передача его исполнения на аутсорсинг снимет проблемы оплаты персонала и расходы на его обучение, закупку дорогостоящей техники сканирования, аренду рабочих помещений и последующее использование оборудования массового ввода.

Кроме того, в процессе самостоятельного выполнения работ по проекту может обнаружиться множество дополнительных статей расхода, которые не были предусмотрены или казались малозначительными (обучение персонала, оборудование рабочих мест, пусконаладочные работы, высокий процент брака в начале работы, приобретение аксессуаров и расходных материалов, дополнительные работы по подготовке к поточному сканированию: переборка, расшивка, нумерация и т. п., а также работы по собственно сканированию). Это приводит к превышению запланированной суммы без гарантий получения качественных результатов. В случае же с внешним подрядчиком оплачивается лишь конечный результат, а риск минимизируется.

Создавать большой электронный архив собственными силами нерационально с учетом всех упомянутых статей расходов. Это требует значительных стартовых капиталовложений, знания различных технологий и практического опыта. Своими силами имеет смысл пополнять созданный электронный архив и то, если прирост объема документов относительно невелик — до 10 тыс. листов в квартал. В любом случае для принятия взвешенного решения о том, создавать электронный архив самостоятельно или заказать его создание партнеру, обладающему богатым опытом реализации подобных работ, следует провести тщательную экспертизу объемов, трудоемкости и стоимости проекта.

Владимир Слепко — координатор маркетинговых программ корпорации «Электронный архив», VSlepko@elar.ru Сергей Хахамов — заместитель директора по маркетингу корпорации «Электронный архив», Shahamov@elar.ru

Эффективность и цвет

В то время как многие специалисты рассматривают черный и белый цвета в качестве «классических» для дизайна деловых документов, новые данные показывают, что в бизнесе это может привести к потере клиентов. Так считает Анжела Райт, всемирно признанный психолог, изучающая вопросы воздействия цвета на человека.

В очередном отчете из серии, издаваемой OKI Printing Solutions совместно с Райт, отмечается, что цветовая психология является мощной формой коммуникации, которая основывается на скрытых инстинктах и всегда имеет место. Например, хорошая порция зеленого в дизайне документа успокоит его получателя. Красный листок, напротив, вызовет ощущение трепета. Агентства, выставляющие счета, используют красный цвет, чтобы повлиять на отклик получателей. Практика свидетельствует, что этот прием срабатывает: красные счета оплачиваются на 80% быстрее других.

Известно также, что цветные документы в среднем получают на 60-70% больше откликов, чем черно-белые. Однако результат будет зависеть от способа использования цветов. Простое включение, например, красного и желтого в черно-белый документ — без обдумывания конкретного тона или яркости цвета — снижает положительный эффект. Использование многих цветов только ради цвета зачастую оказывается вовсе непродуктивным.

Гармония — это самое важное

Научно доказан факт, что люди реагируют не на один какой-либо цвет, а на их сочетания. Одной из наиболее распространенных ошибок в бизнесе является то, что компании не используют корпоративные цвета для создания важных документов. Исследователи считают, что цвета логотипа фирмы должны быть отправной точкой для каждого проекта в графическом дизайне. Если каждый цвет, который предполагается использовать в документе, соответствует цвету из логотипа, это даст уверенность, что документ в целом будет гармоничным, послужит расширению и укреплению корпоративных ценностей, и что в нем нет разнонаправленных маркетинговых сообщений.

Цветовые стереотипы

Большинство людей полагают, что черный и белый являются нейтральными, в то время как на самом деле добавление черного может оказаться весьма губительным для документа, составленного в теплых, богатых цветах. Даже серый может быть «правильным» тоном, а может оказывать негативный эффект на картину в целом, несмотря на то, что сам по себе он ничего не «говорит». Возможно, это происходит в силу традиций: люди начинают процесс творчества с карандаша и бумаги — рисуют черным по белому фону. В большинстве случаев черный текст на белой основе является оптимальным сочетанием, но это не значит, что так будет всегда.

Как бы то ни было, если компании, заботящиеся о своем корпоративном имидже, уделят немного внимания выбору совместимых цветов для печатных бизнес-коммуникаций, это, безусловно, пойдет на пользу их бизнесу.

Светлана Москалева, директор по маркетингу OKI Printing Solutions по России, smoskaleva@oki.ru

Преимущества электронного архива

Существующий опыт показал, что преимущества электронного архива документации перед архивом бумажным достаточно многочисленны и убедительны.

  1. Оперативность в работе с документами. Электронный архив позволяет принципиально решить проблему оперативного доступа к документам (а точнее, к их электронным образам). Вся информация в архиве четко структурирована — поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создания тематических отчетов, сортировки документов по хронологии и т. д.
  2. Надежность и долговечность. Все цифровые документы не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств со временем. Электронная копия на оптических носителях может храниться практически вечно. В профессиональных архивных накопителях используются высококачественные диски, их производители дают следующие гарантии: для DVD-RAM — 30 лет, UDO — 50 лет, DVD-R — 100 лет; кроме того, реальная смена поколений носителей происходит раньше истечения гарантийного срока, и информация переписывается на новые носители, тогда как ветхие и поврежденные бумажные документы, находящиеся в активной эксплуатации в течение десятилетий, неминуемо приходят в негодность. Вместе с тем система электронного архива позволяет решить очень важную для бумажного архива проблему целостности документации и защищает данные от несанкционированного доступа: исключаются удаление по неосторожности или по злому умыслу, фальсификация или неумышленная модификация.
  3. Многопользовательский режим и дистанционный доступ. Эффективность работы с электронными документами повышается на порядок — электронный архив предоставляет возможность нескольким сотрудникам работать с одними и теми же документами одновременно (в том числе сотрудникам филиалов), что абсолютно невозможно при использовании бумажного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному пользователю.

Кроме того, системное ведение архива включает сохранение всех промежуточных версий документов после внесения каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа). Электронный архив имеет средства восстановления данных после сбоев. Немаловажное качество — безопасность данных: профессиональная архивная система, во-первых, предоставляет доступ к документам строго в соответствии с политикой безопасности, а во-вторых, ведет подробный протокол работы с архивом.