Объединение порталов и инструментальных средств управления знаниями означает, что больше пользователей получат больше данных
Представьте себе компанию, в которой работают талантливые и знающие сотрудники, опытные руководители, квалифицированные консультанты. Каждый день эти люди пишут документы, обмениваются сообщениями по электронной почте и создают презентации. Другими словами, они создают знания, и эти знания в конечном итоге могут выделить компанию на фоне других. Проблема в том, что большая часть этих знаний остается либо в головах сотрудников, либо в документах, которые получить не так-то легко. Как выйти из создавшейся ситуации?
Во многих компаниях сотрудники пытаются получить доступ к корпоративным знаниям, выполняя поиск в хранящихся локально сообщениях электронной почты или обращаясь к базе данных с помощью различных приложений. В самом худшем случае этот процесс сводится к случайным разговорам с коллегами в коридоре. Ни один из перечисленных подходов нельзя назвать очень эффективным: на копание в разрозненных базах данных уходит масса времени, и никогда не известно, с кем вас сведет судьба в коридоре и о чем зайдет разговор.
Сети intranet и информационные порталы предприятий (enterprise information portal, EIP) помогают многим организациям наладить использование корпоративной информации. Порталы пользуются особой популярностью, благодаря своим возможностям идентифицировать, фильтровать и доставлять персонифицированные данные из различных приложений. Но EIP, главным образом, получают данные из приложений управления отношениями с заказчиками (customer relationship management, CRM) и приложений планирования ресурсов предприятия (enterprise resource planning, ERP), то есть они не могут работать с источниками неструктурированной информации, такими как почтовый ящик или электронные таблицы.
Инструментальные средства категории KM (knowledge management — «управление знаниями») могут решить эту проблему. Система KM способна работать и со структурированной информацией, такой как данные, выбранные из баз данных ERP и CRM, и с неструктурированной, неформализованной информацией, например, с данными из текстовых документов. За счет объединения технологии KM с технологией порталов появился новый подход к использованию накопленного корпоративного опыта — портал знаний предприятия (enterprise knowledge portal, EKP).
Как и традиционные порталы, EKP динамически создает пользовательские профили, собирает данные и затем передает информацию пользователям. Как и системы класса KM, EKP отслеживает все виды знаний предприятия, вне зависимости от того, формализованы они или нет. С помощью EKP пользователи могут получать доступ к информации помимо той, которая хранится в реляционных базах данных. Таким образом, больше людей в компании может совместно использовать больший объем знаний. Можно рассматривать EKP как своего рода внутрикорпоративное сообщество профессионалов.
Основной функцией EKP, как и любого другого портала, является персонификация. Каждый пользователь получает единый доступ к необходимым информационным ресурсам, а интерфейс можно настроить в соответствии с его индивидуальными требованиями.
EKP — это не только портал с функциями управления знаниями, хотя, как правило, он и включает в себя все компоненты стандартной EIP-платформы (т. е. сервер порталов, который интегрируется со всеми необходимыми источниками данных, и механизм поддержки работы со знаниями, обеспечивающий самые широкие возможности поиска).
Ряд пакетов, к примеру, предоставляют инструменты, автоматически создающие систематику для поиска. Анализируя действия пользователей, такой инструментарий способен распределять по категориям, делать разметку и создавать гиперссылки во всем информационном наполнении, освобождая от необходимости тратить на подобную работу время и силы. В отличие от EKP, многие KM-инструменты для создания систематики требуют, чтобы распределение по категориям выполнялось вручную.
EKP также могут автоматически доставлять информацию, анализируя реакцию пользователя и создавая персонифицированный профиль на основе данных такого анализа. Некоторые EKP даже сканируют пользовательские настольные системы, анализируя их действия и одновременно выводя подходящую информацию в другом окне. Таким образом, EKP может помочь сотруднику написать отчет по распределенным сетям, выполняя поиск соответствующей информации во время работы пользователя. В отдельном окне браузера система может предложить документы или ссылки по данной тематике, а также предоставить информацию о том, кто еще в организации имеет дело с проблематикой распределенных сетей.
Что в основе?
Безусловно, такая функциональность стоит денег. И, как может себе представить каждый, кому когда-либо приходилось реализовывать портал, развертывание EKP требует времени.
Для начала, этот процесс требует, чтобы представители всех подразделений компании, в том числе и высшее руководство, помогли определить, какие ресурсы должны быть включены в хранилище знаний. Затем сотрудники ИТ-службы должны интегрировать EKP с базовыми компонентами информационной инфраструктуры, привлекая по мере необходимости квалифицированных разработчиков.
С другой стороны, уже внедренный портал знаний не нуждается в особом обслуживании. Информация в нем автоматически обновляется, а поскольку все информационное наполнение с целью стимулирования обмена знаниями распределено по категориям, то без какого-либо вмешательства гарантируется, что информация не будет утрачена.
Конечно, EKP — недешевое решение. Следует предусмотреть, что за полную конфигурацию системы, выпущенной известным производителем наподобие Lotus или Open Text, придется заплатить около 100 тыс. долл. Обойтись без значительных затрат не удастся, но, если вы хотите упростить себе жизнь, имеет смысл обратиться к производителю, предлагающему полное решение. К примеру, Portal-in-a-Box компании Autonomy представляет собой полнофункциональный портал знаний, имеющий все свойства традиционных порталов, которые встроены в хорошо продуманное ядро, используемое для анализа текста и концепций, полученных из различных источников. Данный инструментарий выполняет разбиение по категориям, создает связи, осуществляет персонификацию и доставку информации, то есть реализует все функции, необходимые для EKP.
Еще один продукт, заслуживающий внимания, — K-station. В портале компании Lotus, выпущенном в январе, особое значение уделено функциям совместной работы различных групп сотрудников. Как и в системе Autonomy, в K-station различные инструментальные средства собраны в одно интегрированное решение.
Перспективы
Пока в корпоративной среде порталы знаний используются весьма редко, но, скорее всего, в ближайшее время ситуация изменится. По многим расчетам, управление знаниями станет важной составляющей рабочих процессов многих компаний, поэтому производители порталов уже сегодня подписывают долговременные партнерские соглашения с производителями систем управления знаниями.
Поскольку EKP способны обеспечить значительные конкурентные преимущества, непременно следует обратить внимание на эту технологию. Если предприятие уже инвестировало средства в собственный информационный портал, возможно, разумно добавить к нему функции управления знаниями. Но если создание портала только начинается, руководителю этого проекта следует тщательно определить свои требования, выбрать подходящего производителя и... не пытаться держаться слишком чопорно, когда сотрудники компании будут занимать очередь в его кабинет, чтобы поблагодарить за помощь в работе.
Старший аналитик Лори Митчелл знает все о разговорах сотрудников в коридорах. С ней можно связаться по электронной почте по адресу: lori_mitchell@infoworld.com
Подводя черту
Порталы знаний предприятий
Область применения
Порталы знаний дают пользователям возможность обращаться к информации, размещенной в хранилищах неструктурированных данных (например, к текстовым документам или сообщениям электронной почты, в которых обычные порталы поиск вести не могут. Поскольку они автоматически выполняют сбор данных и их передачу потребителям с учетом особенностей работы последних, компании могут добиваться более эффективного распространения знаний в рамках всего предприятия.
EKP требует достаточно ограниченной постоянной поддержки. Пользователи могут получать доступ к информации через Web-интерфейс, тем самым минимизируется уровень поддержки для рабочих станций. Администратор системы, однако, должен иметь навыки разработчика.
Достоинства
+ Позволяет быстрее принимать более обоснованные решения
+ Улучшает взаимодействие между подразделениями компании
Недостатки
- Требует длительной реализации
- Предполагает большие затраты